Realizzazione di un progetto e-learning: come farlo con successo

Il lancio di un progetto e-learning in azienda è proprio come quello di un oggetto spaziale: richiede metodo, una strategia precisa, lavoro in team, investimento e molto altro.

In questo articolo analizzeremo l’intero ciclo di implementazione di un progetto digitale e ti spiegheremo come mettere il tuo progetto in orbita con 7 fasi per la progettazione di un corso e-learning. Dai un’occhiata a questa infografica per una panoramica dei passi da compiere e continua a leggere il nostro articolo per maggiori dettagli e consigli.

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Progettazione nell’e-learning: cos’è e perché è così prezioso?

Un progetto e-learning è tutto l’insieme di azioni che portano un’azienda ha mettere in atto la formazione aziendale. Non si tratta unicamente della distribuzione di un corso e-learning, ma di tutto ciò che viene prima e dopo, come la definizione degli obiettivi, la scelta degli strumenti e il supporto dei dipendenti.

Si tratta quindi di un processo complesso, stratificato e impegnativo. Perché allora la progettazione dell’e-learning è così preziosa? Le motivazioni sono molteplici. Prima di tutto, oltre a fornire gli strumenti per apprendere in ogni luogo e momento, un buon progetto e-learning garantisce una formazione continua e su ampia scala, ovvero permette di formare tanti dipendenti, senza limiti di spazio, e di farlo regolarmente per lunghi periodi di tempo eliminando le fasi di organizzazione che sarebbero necessarie nel caso nel quale si optasse per creare e distribuire corsi solo quando sembra che vi sia una necessità specifica, senza pianificare a lungo termine. Avere un unico grande progetto abbatte anche i costi. Essere sempre in formazione permette inoltre di ottenere dati sui dipendenti in modo costante e quindi poter intervenire più rapidamente in caso di problemi o di notare velocemente quali sono i talenti emergenti.

Fasi per la progettazione di un corso e-learning

Passo 1: Definisci l’obiettivo formativo

Un razzo può essere lanciato nello spazio per diversi motivi: per esplorare un nuovo pianeta, per mettere in orbita un satellite o per consegnare un carico agli astronauti, per esempio. Ci deve sempre essere un obiettivo. Lo stesso vale per l’apprendimento online: non ha senso usarlo solo perché è di tendenza. Se hai aperto questa pagina, significa che hai già capito perché la tua azienda necessita della formazione online. Prova solo a trasformare la tua idea in un obiettivo chiaro per poter seguire tutte le fasi di progettazione di una piattaforma e-learning.

Quale obiettivo vuoi raggiungere con l’e-learning? Più specifico è l’obiettivo, più probabilità ci sono che venga realizzato.

Dopo aver fissato il tuo obiettivo, pensa a quali altri vantaggi speri di ottenere con la formazione online. In questo modo sarai più preparato per la fase successiva che è scegliere gli strumenti di e-learning.

Risultato della fase 1: hai impostato gli obiettivi e identificato i tuoi bisogni formativi.

Passo 2: Scegli gli strumenti adatti per la formazione

Come è fatto un veicolo spaziale? Uno scienziato esperto di aeronautica più o meno ti dirà questo: “Razzi diversi sono costruiti in modi diversi. Dipende tutto dai compiti.” Per esempio, lo Space Shuttle ha un booster di avviamento, un serbatoio per il carburante e un modulo orbitale. Questo è sufficiente per raggiungere un’orbita terrestre bassa. Se vuoi arrivare su Marte, hai bisogno di una navicella spaziale costruita in un altro modo.

Anche il tuo arsenale e-learning dipende dagli obiettivi che vuoi raggiungere. In genere, le aziende usano una di queste due tipologie di strumenti o entrambe contemporaneamente:

• Learning management system (LMS)
• Strumento di authoring per la creazione di corsi e-learning

Vediamo in dettaglio ogni strumento.

Learning management system (LMS)

Una piattaforma LMS è una scuola virtuale dove puoi tenere corsi di formazione per il tuo staff o per un cliente in qualunque parte del mondo: assegni moduli, corsi e test ai corsisti, monitori le loro prestazioni e ne analizzi le attività e i risultati.

Con un LMS puoi:

• Creare una base di conoscenza. I tuoi corsi online, i tuoi video, le tue valutazioni e altri materiali didattici vengono archiviati in un unico posto. Una piattaforma LMS è un modo molto più affidabile e pratico per archiviare i contenuti rispetto all’uso di unità flash. I dipendenti possono entrare nel portale per la formazione e-learning e rivedere il materiale utile allo svolgimento del proprio lavoro in qualsiasi momento.
• Formare il personale da remoto. Puoi assegnare un corso base o avanzato a un particolare cliente, dipartimento o a tutto lo staff con un paio di clic.
• Monitorare la qualità della formazione. Un LMS raccoglie statistiche dettagliate su ciascun contenuto, utente e gruppo. Saprai sempre con esattezza come apprendono i tuoi dipendenti, valutare i loro progressi e impostare nuovi obiettivi da raggiungere.
• Tenerti in contatto con i tuoi studenti. Una chat o un forum interni a una piattaforma LMS sono un luogo dove i dipendenti possono condividere le proprie idee e opinioni su quali materiali e attività siano stati particolarmente utili, cosa migliorare e quali argomenti trattare durante le lezioni.

Nel selezionare una piattaforma LMS scegli tra un sistema ospitato localmente e uno basato su cloud.

Strumento di authoring per la creazione di corsi e-learning

Oltre a un LMS avrai bisogno di un software per la creazione di corsi di qualità. Puoi acquistare uno strumento che ti offre facilità di utilizzo con tutti i moduli necessari per un authoring rapido o una soluzione potente che offre un editor per la simulazione di software e la capacità di creare progetti di realtà virtuale. Dipende tutto dai learning object che vuoi creare, dal tempo e dall’energia che sei pronto a dedicare alla formazione su come usare uno strumento di e-learning.

Per scegliere il software adatto devi focalizzarti sull’utilizzo che verrà fatto dello strumento di authoring.

Qui puoi visualizzare un esempio di corso e-learning realizzato con il toolkit iSpring Suite.

Ecco come viene creato un corso online nel toolkit iSpring Suite.

Dopo aver installato iSpring Suite sul tuo computer, visualizzerai una barra degli strumenti speciale su PowerPoint.

Direttamente dalla barra degli strumenti di iSpring Suite puoi arricchire le tue presentazioni con testi, interazioni, immagini, audio, video e simulazioni di dialoghi. Poi, puoi pubblicarle nel tuo LMS e assegnarle ai membri del tuo team in diverse lingue.

Ogni utente può visualizzare i contenuti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo: desktop, tablet o smartphone.

Risultato della fase 2: hai capito di che tipo di strumento e-learning hai bisogno, analizzato il mercato dell’e-learning e selezionato le soluzioni che soddisfano le tue esigenze.

Passo 3: definisci un budget e un piano d’azione

Dopo aver impostato un obiettivo e selezionato gli strumenti è più facile stimare il tuo futuro investimento per un progetto di formazione e-learning. Il preventivo di spesa dovrebbe includere non solo il costo dei software di e-learning, ma anche i compensi del tuo team, l’investimento nello sviluppo e nella progettazione di corsi di qualità e, in alcuni casi, l’acquisto di nuovi computer per i dipendenti.

Dopo aver delineato il budget, arriva il momento di creare un piano d’azione. Suddividi il tuo obiettivo generale (avviare un progetto e-learning) in passaggi chiari e fattibili e imposta le scadenze per ciascuna fase.

Il passo successivo è presentare il piano ai tuoi superiori. Che si tratti di un’azienda privata, una pubblica amministrazione o un ente di formazione, devi spiegare chiaramente cos’è l’e-learning, come avvantaggia la tua organizzazione e quali risorse sono necessarie. Le informazioni devono essere brevi e formulate con cura.

Ecco alcune informazioni chiave da includere:

• Obiettivi da raggiungere da una prospettiva aziendale: per esempio, ridurre la formazione in presenza del 40% riduce i tempi per l’inserimento dei neoassunti da 30 a 20 giorni lavorativi.
• Il vantaggio per l’azienda: quanto denaro si risparmierà o guadagnerà. Per esempio, mettiamo che un’azienda chiamata La Dolce Vita sta per presentare una nuova barretta di cioccolato e che ora devi informare 3.000 agenti di vendita. La formazione in presenza richiederebbe due mesi e x euro. Per formare i tuoi dipendenti con l’e-learning serviranno solo cinque euro al giorno. A quanto equivale x? Dipende da quanto denaro eri pronto a spendere per i trasporti, l’alloggio, l’aula per la formazione e altre questioni logistiche.
• Risorse necessarie: un LMS, uno strumento di authoring, i computer per dipendenti e aziende affiliate e un esperto di progettazione e sviluppo e-learning.
• Budget del progetto: implementare la progettazione e-learning ti costerà y euro.
• Quando aspettarsi i risultati: il progetto verrà avviato in n giorni.

Risultato della fase 3: in linea di massima, conosci il costo del tuo progetto e-learning, la direzione ha approvato il budget per le attività formative, hai un piano d’azione e conosci la data di lancio del progetto e-learning. Ora è il momento di acquistare gli strumenti per la formazione e iniziare a lavorare allo sviluppo di corsi.

Passo 4: prepara i contenuti formativi

Un LMS senza contenuti è come un veicolo spaziale senza carburante o un piano di volo. Dopo aver installato un sistema per la gestione della formazione, devi caricare i contenuti formativi nella tua piattaforma: presentazioni, libri, manuali didattici, video e corsi online.

L’ideale sarebbe avere un piano per lo sviluppo di un progetto e-learning con un anno o due di anticipo e un elenco dei programmi e dei materiali formativi che i tuoi studenti dovrebbero visualizzare. Inizialmente, è sufficiente creare un corso online per testare l’esperienza di apprendimento degli utenti e fare una prova tecnica della grafica.

Se pensi di creare nuovi corsi regolarmente e non hai intenzione di seguire un corso di progettazione per corsi e-learning dovrai affidarti a un esperto di instructional design. Avrai bisogno di almeno un instructional designer che deciderà, insieme ad altri professionisti della progettazione, quale tipo di materiale formativo sviluppare, la metodologia e la grafica più adatti, per poi creare il corso usando uno strumento di authoring. Avrai anche bisogno un coach e uno o più esperti in materia, SME, che forniranno all’instructional designer contenuti formativi rilevanti in base alle caratteristiche del lavoro e del cliente e ai programmi da rispettare.

Risultato della fase 4: hai caricato uno o due corsi nella tua piattaforma LMS per un progetto pilota.

Passo 5: avvia un progetto e-learning pilota

Invece di assegnare un corso a tutti i tuoi dipendenti, chiedi a un piccolo gruppo di utenti di seguirlo. Questo corso pilota ti aiuterà a definire quali sono le difficoltà nell’usare il tuo LMS e capire se la struttura del corso è efficace.

Risultato della fase 5: hai condotto un progetto e-learning pilota e ricevuto un elenco di commenti utili dal focus group e sei arrivato alla fase della progettazione in cui correggi gli errori. Ora sei pronto per lanciare il tuo progetto e-learning a tutti gli effetti.

Passo 6: motiva e supporta i dipendenti nell’accesso ai corsi e-learning

Una volta avviata la formazione online, motiva e coinvolgi i tuoi dipendenti nell’accesso alla piattaforma e-learning perché diventino entusiasti della formazione online e si impegnino, in tutte le fasi del progetto, a imparare sempre di più.

Puoi motivare gli utenti con le seguenti tecniche:

• Rendi facile l’accesso. Non c’è niente di più frustrante del non sapere dove andare e come accedere a un corso che vuoi o che hai bisogno di seguire.
• Offri varietà. Oltre ai corsi obbligatori che i dipendenti devono seguire, offri anche lezioni che si incentrano su argomenti interessanti che ne catturano l’attenzione.
• Tieni lezioni brevi, se possibile. La micro progettazione nell’e-learning consiste nel creare delle pillole di apprendimento che aiutano gli studenti ad assimilare i contenuti e motivarli a seguire altre lezioni quando ne hanno bisogno.
• Coinvolgi il tuo staff fin dall’inizio. Usa aperture forti e offri informazioni di valore fin da subito in un modo dinamico.
• Desta l’interesse dei dipendenti. Usa metodi multimediali come i file video e audio. Ciò mette in chiaro che non si tratta dell’ennesimo corso noioso e obbligatorio da seguire.
• Fornisci riconoscimenti e feedback. La maggior parte delle persone ama i riconoscimenti. Scopri cosa puoi fare con le tecnologie per l’apprendimento per offrire un riconoscimento agli utenti in maniera creativa.
• Condividi le storie di successo. In che modo i dipendenti hanno usato ciò che hanno imparato come supporto a livello professionale e personale? Per esempio, un corso sull’ergonomia può aiutare i dipendenti ad assumere una corretta postura anche a casa. I progessi dei dipendenti possono essere riconosciuti nella newsletter aziendale per mostrare in che modo hanno beneficiato del corso offerto.
• Usa l’umorismo. Un pizzico di humor può essere molto utile per far sorridere gli utenti e motivarli a continuare a seguire il corso.

Risultato della fase 6: i dipendenti supportano attivamente il progetto e-learning e seguono con attenzione i corsi di formazione.

Passo 7: valuta l’efficacia del progetto e-learning

Il veicolo noto come e-learning ha finalmente raggiunto la fase di decollo. Sei al timone. Il tuo compito principale ora è mantenere la rotta.

Ecco come capire se la progettazione sta andando nella giusta direzione:

• Raccogli il feedback dei tuoi dipendenti;
• Metti a confronto i risultati degli studenti che seguono corsi in presenza con quelli che studiano online;
• Verifica regolarmente le conoscenze dei dipendenti;
• Tieni traccia del processo di apprendimento e monitora in che modo migliorano le prestazioni lavorative dei tuoi dipendenti.

Risultato della fase 6: puoi vedere quanto i dipendenti hanno assimilato i materiali formativi e se possono applicare le nuove conoscenze sul posto di lavoro.

Progettazione e-learning: fattori chiave

Nella gestione di un progetto e-learning è importante affrontare alcune sfide che ti impediscono di raggiungere l’orbita: problemi di budget, scadenze e sabotaggio da parte dei dipendenti per citarne alcuni. Uno dei problemi più seri, tuttavia, è non riuscire a capire se hai davvero concluso il progetto e-learning con successo.

Diamo un’occhiata a cinque fattori chiave e alle relative domande che ti aiutano a misurare questo successo:

1. Sequenza temporale. Hai terminato il progetto entro la scadenza o hai avuto bisogno di più tempo per completarlo?
2. Finalità. Hai completato tutte le fasi nei tempi previsti? Sei riuscito a ottenere tutti i software necessari, preparare il materiale formativo e condurre un progetto pilota?
3. Budget. Hai pianificato tutte le spese accuratamente fin dall’inizio? Il progetto è stato completato nel o fuori dal budget?
4. Coinvolgimento dei dipendenti. Il personale si sente coinvolto nella formazione e pronto a investire più tempo nei corsi e-learning oppure fa resistenza o addirittura si rifiuta di seguire le lezioni?
5. Obiettivi. Hai raggiunto il tuo primo obiettivo formativo? Per esempio, i tuoi agenti di vendita conoscono la linea di prodotto da cima a fondo oppure hai ridotto il tempo per l’onboarding dei nuovi dipendenti come sperato?

FAQ

Come organizzare un corso in e-learning?

Per organizzare un corso e-learning in modo efficace dovresti seguire alcuni passaggi:

1. Definisci il problema
2. Scrivi un obiettivo SMART
3. Crea la giusta tipologia di modulo formativo
4. Offri feedback e revisione
5. Esegui un test pilota su un campione
6. Crea una versione finale, carica e avvia il corso

Per maggiori dettagli, puoi leggere la nostra guida su come organizzare un corso e-learning con gli strumenti iSpring.

Quali sono i sistemi e-learning?

Un sistema elettronico è una piattaforma online o un software dotato di coesione che fornisce a insegnanti, manager, formatori e studenti un insieme di funzioni interattive per aiutarli nella gestione, distribuzione e ricezione di learning object, oggetti didattici e contenuti e-learning. Uno di questi sistemi per gestire un progetto e-learning è iSpring Learn che mette a disposizione una versione di prova gratuita di 30 giorni. È completamente gratis.