Valutazione del personale: esempio dei migliori metodi da utilizzare

Perché una azienda possa raggiungere il successo, è obbligatorio che abbia dei dipendenti formati, abili e in grado di portare a termine le mansioni assegnate dai manager in modo rapido e adeguato. Di conseguenza, è bene avere una chiara idea di cosa sia in grado di fare la propria forza lavoro per sapere quali risultati si raggiungeranno: si ha ovvero bisogno di valutare le risorse umane.

In questo articolo vedremo un esempio di valutazione del personale, per andare a comprendere come fare la valutazione delle prestazioni, creare una scheda di valutazione e gestire le valutazioni delle performance.

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Fac simile degli esempi di valutazione del personale

Iniziamo subito con degli esempi chiari e utili di “staff assessment models” (in traduzione “modelli di valutazione del personale”) che possono essere utilizzati in vari contesti aziendali, a seconda delle necessità, delle persone coinvolte e del punto di vista dal quale si vuole analizzare una azienda.

Valutazione positiva del dipendente: esempio

Il sistema di Valutazione positiva del dipendente si basa sul concetto di dare maggior spazio ai risultati positivi del personale, sottolineando in che modo i lavoratori siano stati in grado di adempiere al proprio compito positivamente. L’utilità di questo sistema è di dare ai dipendenti un senso di raggiungimento e riconoscimento, così che siano spinti a lavorare con più impegno visto che quanto fatto viene notato dai capi.

Il metodo di valutazione dello sviluppo e della crescita dei dipendenti, nel modello Valutazione positiva del dipendente, non è fisso, ma normalmente segue la struttura del modello Capo/valutatore che vedremo poco sotto.

Ovviamente anche in un sistema di Valutazione positiva del dipendente c’è spazio per far notare un possibile miglioramento, ma deve essere fatto in modo tale che il dipendente viva positivamente la cosa.

Modello Capo/valutatore

Si tratta del sistema classico di valutazione dei dipendenti. Il personale lavoratore viene analizzato dal capo del team, dal manager o direttamente dal capo della ditta nel caso non sia particolarmente grande, in modo oggettivo e chiaro.

Precisamente, si analizzano tre categorie:

• Gli obiettivi che sono stati raggiunti dai lavoratori;
• Le skill (soft o hard) che mancano o devono richiedono un miglioramento;
• Caratteristiche del comportamento o della personalità utili per certi ruoli.

Questi tre giudizi vanno a formare una valutazione finale che serve per comprendere quali sono le mancanze delle risorse umane, per notare dipendenti che potrebbero essere utili in altri ruoli e per notare quali lacune non potranno essere facilmente colmate con la formazione e richiederanno una assunzione.

Modello del feedback continuo

Se siete in cerca di metodi di valutazione meno classici, un esempio è l’impegnativo ma utile “Feedback contino”. Si tratta di un sistema che trova la propria forza in due fattori: prima di tutto è rapido da applicare, secondariamente come il nome fa intuire è ripetuto più e più volte e aiuta quindi ad avere un’idea regolare delle performance dei lavoratori.

Questo modello di valutazione dei comportamenti e delle competenze si basa sull’idea di definire una serie di aree di valutazione e, ad esempio tramite un responsabile che è continuamente in contatto con i dipendenti in analisi, assegnare un punteggio da 1 a 10, senza troppi dettagli.

Il nostro obiettivo è avere una scheda di valutazione in continuo aggiornamento, per vedere il livello di miglioramento del dipendente nel corso di un breve periodo. La difficoltà sta nel fatto che il feedback deve seguire sempre le stesse regole in modo oggettivo, perché il punteggio sia coerente da una valutazione a quella successiva e dia una chiara visuale sul lavoratore. Non si può cambiare valutatore continuamente e bisogna assicurarsi che non ci siano antipatie o preferenze personali del manager del team.

Modello a 360 gradi

Uno dei metodi più completi, ma più dispendiosi in termini di tempo e risorse, è ad esempio il modello a 360 gradi. A differenza di altre tipologie di test, non è solo il datore di lavoro che si preoccupa di fare un commento a ogni dipendente, ma vengono coinvolti tutti coloro che hanno un contatto con il personale.

Parliamo dei clienti (a scelta, non li si può obbligare), così come dei fornitori, ma anche con una valutazione dei colleghi. Tutti devono dare un commento con punteggio e questo fa sì che la scheda di valutazione del lavoratore sia il più completa e chiara possibile, perché ogni punto di vista dà accesso a informazioni che potrebbero essere assenti in altri feedback.

Il problema è che richiede la collaborazione di persone che non hanno competenze di valutazione, come i clienti e i fornitori, quindi non sempre ogni commento è del tutto oggettivo. Questo modello è quindi utile solo se si hanno moltissime valutazioni e quindi si riesce a estrapolare un giudizio medio più oggettivo, nel mezzo di feedback condizionati da vari tipi di bias.

Modello per obiettivi

Uno dei modelli preferiti delle aziende di tutto il mondo è la valutazione per obiettivi. Sulla carta non è nulla di troppo complicato: il capo del team definisce una serie di obiettivi che i dipendenti devono raggiungere e informa in modo chiaro i lavoratori su quali siano questi obiettivi e sul fatto che ci sarà una valutazione a cadenza regolare (tre mesi, sei mesi, un anno, a scelta dell’azienda).

Il capo del team quindi continua a monitorare le prestazioni, a dare feedback e a fare colloqui con i lavoratori, che sono sempre sotto osservazione e hanno accesso a una chiara e aggiornata scheda di valutazione del personale e possono quindi avere ben chiaro in cosa devono migliorare e cosa l’azienda si aspetta da loro.

Il modello per obiettivi è impegnativo da gestire e richiede dei responsabili che siano veramente in grado di analizzare i dipendenti e non è un compito che può essere assegnato a chiunque.

Modello di autovalutazione del personale

Tra le tecniche di valutazione del personale, un sistema comodo che può essere facilmente integrato ad altri modelli è quello della autovalutazione del personale. In breve, il singolo lavoratore riempie una scheda di valutazione per descrivere le proprie capacità e i propri risultati, valutandosi da solo.

Ovviamente quasi nessuno è in grado di valutarsi in modo completamente oggettivo, ma questo modello è utile per vedere se i lavoratori hanno un’idea chiara del proprio livello di capacità e cosa pensano delle proprie performance, così da capire in che modo approcciare valutazioni precise e più oggettive e i successivi processi di formazione.

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Scheda di valutazione del personale: esempio

Abbiamo visto una serie di modelli di valutazione, ma in più occasioni abbiamo citato anche la possibilità di sfruttare una scheda di valutazione del personale. È quindi bene farci un’idea di cosa scrivere in una scheda di valutazione e di cosa sia, ovvero un foglio Excel, un PDF o una pagina di un LMS nella quale sono radunate tutte le informazioni fondamentali sul personale, come il nome, la posizione lavorativa e i risultati di formazione e delle prestazioni a lavoro.

Passaggi per la creazione di una scheda di valutazione delle performance

Per preparare una scheda di valutazione del personale tecnico è necessario seguire i seguenti passaggi:

• Comunicare con il personale per spiegare perché la scheda di valutazione è prioritaria, ovvero per migliorare il loro lavoro e l’organizzazione delle mansioni;
• Scegliere quali informazioni e dati raccogliere per tutti i lavoratori e per ogni specifico ruolo;
• Individuare chi sarà a gestire la valutazione con punteggio è il passo successivo: può anche essere qualcuno di esterno, che potrebbe garantire una imparzialità superiore;
• Analizzare i risultati dei test della valutazione delle performance a lavoro, così da sapere quali azioni e nuovi obiettivi applicare.

Informazioni fondamentali di una scheda di valutazione delle prestazioni

Vediamo invece quali sono le informazioni fondamentali che devono essere presenti in ogni valutazione delle prestazioni con punteggio di ogni dipendente. Ad esempio, non potete esimervi dall’indicare:

• Nome e cognome del lavoratore;
• Qual è il ruolo in azienda e magari qualche dettaglio specifico sulle mansioni;
• Il titolo di studio più rilevante per la sua posizione conseguito;
• La data della precedente valutazione delle prestazioni;
• La data dell’attuale valutazione delle prestazioni.

La scheda di valutazione, poi, deve presentare i dati raccolti secondo modalità visive semplici da comprendere, anche per fare confronti. Ad esempio, i grafici sono un ottimo modo per vedere le informazioni fondamentali velocemente e poter confrontare i dipendenti a colpo d’occhio. Anche delle descrizioni testuali possono essere, soprattutto se raccolte da più punti di vista e con tecniche diverse.

Per quanto riguarda la valutazione vera e propria, oltre a una analisi dei responsabili è bene avere dati oggetti ottenuti tramite test e quiz, che facciano emergere problematiche e diano una chiara idea del livello di rendimento di ogni dipendente.

Per gestire questo tipo di valutazione delle performance e avere un quadro generale di tutte le aree lavorative di un dipendente (comportamenti, capacità di comunicazione, competenze pratiche e teoriche…), è bene usare dei software che automatizzano e velocizzano la produzione di test e la lettura dei dati e il confronto delle informazioni ottenute dalla valutazione delle performance di ogni collaboratore.

Esempi di valutazione e frasi per valutazione del personale

Se vi servono degli esempi di frasi sulla valutazione del personale, eccone:

• “La positività nello svolgere i compiti quotidiani aiuta il colleghi a dare il meglio” (Esempio positivo);
• “Sebbene i risultati siano adeguati, l’approccio al lavoro è svogliato e questo si ripercuote sul resto dei dipendenti” (Esempio negativo);
• “Il lavoro del personale viene ottimizzato dalla tua capacità organizzativa” (Esempio positivo);
• “Sei in grado di gestire solo i compiti personali, ma non riesci a gestire un progetto di gruppo in modo adeguato e rallenti il raggiungimento degli obiettivi comuni” (Esempio negativo).

In questo esempio la valutazione della performance individuale e di quella di gruppo hanno risultati differenti: alcuni dipendenti sono perfetti per lavori in solitaria, altri invece trovano più motivazione nei lavori di gruppo.

I dipendenti potrebbero poi chiedersi come rispondere ad una scheda di valutazione, ma spesso non è necessario che diano giudizi sulle frasi sulla valutazione del personale. I commenti sulla valutazione del personale devono essere assorbiti e analizzati, per sapere quali competenze acquisire e vedere una crescita.

Alcuni vorranno però dimostrare a parole di aver compreso le valutazioni. Ecco alcuni esempi di commenti del valutato che dimostrano che sta adottando il giusto comportamento di fronte a un basso punteggio delle valutazioni:

• “Vi ringrazio per avermi fatto notare i miei limiti e, con questa nuova comprensione, mi impegno a migliorare”;
• “Le conclusioni sulla valutazione del personale hanno confermato i miei sospetti e vi assicuro che sto già lavorando per eliminare i miei punti critici”;
• “La valutazione annuale dei dipendenti mi sarà utile per analizzare un certo numero di limiti e vedere i miglioramenti ai quali ambisco”.

Le frasi di feedback sulla valutazione del personale possono variare da questo esempio, ovviamente, ma ciò che l’azienda cerca è prima di tutto la buona volontà e la capacità di condividere un commento positivo, che dimostra che il dipendente ha a cuore gli obiettivi aziendali ed è intenzionato a mettere in atto i comportamenti corretti per migliorare.

Strumenti per automatizzare la valutazione dei dipendenti

Se avete molti dipendenti da valutare e volete creare una scheda di valutazione delle competenze che sia utile e aiuti nella crescita dell’azienda, è bene usare dei software efficaci come quelli offerti da iSpring qui sotto indicati.

iSpring LMS

Ogni esempio di scheda di valutazione del personale e delle risorse umane sottintende che l’azienda sia in grado di distribuire in modo rapido ed efficace le schede di valutazione a ogni dipendente. Non è qualcosa di facile, lo sappiamo, e farlo con schede cartacee è ingestibile.

Per fare seguire gli esempi di performance management indicati, serve assolutamente un LMS come iSpring LMS, che permette di caricare dei test, inviarli a ogni dipendente automaticamente (basta una veloce impostazione iniziale e poi tutti i processi non richiedono intervento umano) e vedere le visualizzazioni e i risultati radunati in un solo spazio, dove è facile fare confronti e raggiungere conclusioni sulla situazione aziendale. C’è anche uno spazio social dove chiunque può lasciare un commento o una domanda se ne ha bisogno, come potete vedere nella versione gratuita o richiedendo una demo dal vivo.

Potete vedere l’efficacia del sistema nel caso aziendale di valutazione del personale di Aequor Sicurezza Srl, che forma 2.500 persone con iSpring. L’obiettivo dell’azienda era di fornire corsi più coinvolgenti e quindi efficaci evitando però di perdere molto tempo e denaro: con iSpring hanno raggiunto questo obiettivo, con un incremento di oltre il 25% nel punteggio medio dei lavoratori, che hanno quindi visto una crescita e uno sviluppo significativo per la ditta dopo la valutazione del personale in questo caso aziendale.

iSpring Suite

Molti esempi di valutazione di collaboratori e dipendenti partono dal presupposto che l’azienda offrirà poi modi per migliorare, ovvero corsi di formazione e test che permettono di mettere alla prova le proprie conoscenze.

Per farlo serve un tool autoriale come iSpring Suite, che si integra in PowerPoint e permette di creare interi corsi di aggiornamento per mostrare nuove tecniche o insegnare le competenze che le valutazioni hanno segnalato come manchevoli.

Inoltre, iSpring Suite permette di creare quiz e test interattivi, con oltre 14 modelli, così che si possa facilmente fare la valutazione del dipendente privato. Potete creare corsi con video, immagini, doppiaggi realizzati dall’IA e non solo, rimanendo all’interno di un solo programma.

Potete scaricare una versione di prova gratuita da 14 giorni per mettere in pratica le tecniche di valutazione del personale, oppure chiedere una demo dal vivo con il team di iSpring che vi mostrerà un esempio di valutazione lavorativa.

Criteri di valutazione del personale dipendente

Se volete fare una analisi delle performance, ma più in generale studiare i dipendenti a lavoro in modo completo, è bene studiare queste aree:

• Capacità, ovvero le competenze pratiche legale alla posizione di lavoro (una parte delle hard skill);
• Conoscenze teoriche fondamentali per completare i compiti quotidiani (l’altra parte delle hard skill);
• Motivazioni, in altre parole il livello di impegno che il lavoratore è pronto a investire nella propria mansione;
• Responsabilità, ovvero se è rispettoso della propria posizione e degli impegni presi (arriva in orario, mantiene ordinato il luogo di lavoro…);
• Personalità, le caratteristiche interne del lavoratore così come le sue soft skill (flessibilità nell’accettare diversi compiti, si inserisce nel flusso di lavoro facilmente, si rapporta bene con gli altri, consapevolezza dei propri limiti, sa guidare un gruppo a lavoro…).

Avendo una visione chiara di questi elementi si può ad esempio creare dei team completi, con capacità complementari, oppure creare dei team specializzati da usare solo per certe mansioni e ottenere il massimo da essi.

Di norma, in una scheda di valutazione si può assegnare a ogni dipendente un voto (da 1 a 5 o 1 a 10, di norma) per ogni categoria, magari dividendole in sotto-aree se si vuole essere più specifici.

È però utile fornire anche una spiegazione scritta, anche breve, della valutazione, così da poter avere in futuro una visione più chiara della situazione passata del lavoratore e poter capire al meglio cosa è migliorato e cosa è peggiorato.

Conclusione

Nel nostro articolo abbiamo visto quindi esempi di valutazione delle performance dei dipendenti. Comprendere quali sono le esatte competenze di ogni lavoratore è fondamentale per migliorare il rendimento e il livello di motivazione.

Visto che la valutazione delle prestazioni delle avvenire a cadenza regolare per ogni collaboratore, è bene disporre di software che velocizzino il processo, la gestione dei dati di volta in volta e lo sviluppo di un piano d’azione per combattere le problematiche e ottimizzare il rendimento e la efficienza a lavoro.

Vi serve quindi iSpring Suite per creare test di valutazione e corsi di formazione: potete usare la prova gratuita da 14 giorni oppure richiedere una demo dal vivo.

Successivamente, dovete distribuire i vostri contenuti e raccogliere i dati con iSpring LMS, una piattaforma che potete usare in prova gratuita da 30 giorni o vedere dal vivo con la demo.

Cosa aspettate, quindi? Iniziate subito a creare una scheda di valutazione delle prestazioni usando gli esempi di valutazione indicati nel nostro articolo.

FAQ

Quali sono gli strumenti di valutazione del personale?

Il personale va valutato usando test a punti, realizzati di norma con uno strumento come iSpring Suite. Poi, i dati hanno bisogno di essere raccolti tramite una piattaforma come iSpring LMS che svolte il ruolo di organizzatore automatizzato delle informazioni su ogni lavoratore.