Come valutare la formazione in azienda

Quando intendi valutare la formazione in azienda è perché ti aspetti che i corsi forniti migliorino le prestazioni e rafforzino il tuo business in generale. Come puoi misurare il successo della formazione aziendale? In altre parole, come verificare l’efficacia di un corso di formazione? I tuoi dipendenti hanno appeso quanto programmato? Hanno applicato le conoscenze acquisite nel lavoro? Hanno raggiunto gli obiettivi aziendali? Infine, ne è valsa la pena per l’azienda investire in un certo corso di formazione?

Per rispondere a queste domande, devi sapere come misurare l’efficacia della formazione.

Efficacia della formazione: che cos’è?

L’efficacia della formazione è una misura del grado in cui l’apprendimento migliora le prestazioni dei dipendenti in azienda; per esempio, in che modo i membri del team rafforzano le proprie competenze di vendita e comunicazione, aumentano la produttività o raggiungono un obiettivo aziendale.

Per misurare l’efficacia della formazione aziendale, puoi usare delle metriche di valutazione della formazione. Diamo un’occhiata a questi indicatori di valutazione e a come possono supportare i corsi di formazione online della tua azienda.

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Valutazione della formazione: che cos’è?

La metrica in un corso di formazione è una misura quantificabile usata per tracciare e valutare i risultati del processo di formazione.

Le metriche possono essere usate per la valutazione di un corso di formazione aziendale sotto diversi aspetti. Per esempio, puoi tenere traccia dei punteggi, del tempo trascorso su ciascuna attività e di quanti tentativi sono stati necessari per raggiungere il punteggio minimo. Alla fine, il tutto ha l’obiettivo di verificare l’efficacia della formazione.

Quali sono degli esempi di indicatori nella formazione?

Esistono tanti indicatori dell’efficacia della formazione:

• Tasso di successo o fallimento, che si applica ai test, ai quiz e al loro completamento con successo.
• Punteggio, che aiuta a stimare le prestazioni degli studenti e adattare il livello di difficoltà di un quiz o un testo, se necessario.
• Soddisfazione dell’esperienza di formazione, che identifica il modo in cui i discenti percepiscono la formazione e cosa serve loro per migliorare.
• Tasso di completamento della formazione, che mostra il numero di studenti che hanno terminato il corso.
• Tasso di abbandono di un corso, mostra il numero delle persone che non hanno completato un corso o che hanno deciso di abbandonarlo. Ciò può essere un indicatore di problemi a livello di contenuti o di compatibilità del browser.
• Prestazioni post-formazione, che mostrano l’efficacia della formazione e il livello di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti (un aumento dell’efficienza sul lavoro, il numero di chiamate, contatti di clienti, vendite ecc.)

Un’altra metrica importante è il ritorno sull’investimento, ROI (return on investment). Il ROI mette a confronto il valore finanziario dei risultati della formazione con l’investimento realizzato per raggiungere quei risultati.

Il ROI viene usato alla fine del processo di valutazione, quindi ne parleremo in seguito. Ora, torniamo alla fase iniziale e vediamo in che modo preparare il terreno per una corretta valutazione della formazione aziendale.

Come identificare le metriche adatte al tuo corso di formazione

Questi sono diversi criteri che ti aiutano a riconoscere le metriche giuste per valutare la tua formazione aziendale:

• Le metriche giuste evidenziano i punti dolenti e gli aspetti su cui i dipendenti incontrano delle difficoltà.
• Puoi validare queste metriche dell’apprendimento e identificare l’impatto della formazione sui dipendenti e sulle performance aziendali.
• Se le includi nella valutazione delle prestazioni lavorative, contribuiranno a infondere motivazione alle persone e far avanzare l’azienda. Quindi, le metriche delle prestazioni dei dipendenti dovrebbero essere oggettive e quantificabili.

Per capire quali metriche saranno particolarmente rilevanti per la formazione nella tua azienda, segui questi passaggi.

Chiedi alle parti interessate di cosa hanno bisogno

Per elaborare una strategia di valutazione della formazione, per prima cosa cerca di conciliare le metriche attese con gli stakeholder chiave. Quali indicatori nella formazione sono considerati i più importanti? Quali saranno le priorità della valutazione? Tieni aggiornate le parti interessate durante tutto il processo e comunica in modo chiaro la tua visione sui risultati della formazione aziendale.

Tieni traccia dei dipartimenti

Se la tua è una grande azienda, sarà necessario tenere traccia delle prestazioni dei diversi dipartimenti e di ciò che influisce su di esse. Dovresti tenere traccia del modo in cui i membri del dipartimento si iscrivono a un corso, lo completano e quanti compiti in ritardo hanno. Nell’eLearning, un LMS ti supporta con questi e altri aspetti della formazione. Monitorerà e organizzerà le statistiche del corso che è stato assegnato, dei tentativi e dei corsi completati con una metrica chiamata Progresso del gruppo/dipartimento.

Per impostare con successo la formazione è fondamentale che i capi di dipartimento comprendano l’importanza dei corsi di formazione aziendale. Fa’ in modo che conoscano gli obiettivi della formazione e come possono migliorare le prestazioni del gruppo.

Tieni in considerazione il tuo modello di formazione

Le metriche possono variare a seconda del tipo di formazione aziendale offerta: sincrona, asincrona o blended. Per esempio, se spingi i discenti a partecipare ai webinar oltre ai corsi online, dovresti prendere in considerazione anche la presenza e la partecipazione.

Nella formazione asincrona, quando il tema di un corso è impegnativo e punta al cambiamento dei comportamenti dopo la formazione, dovresti dividere il corso in moduli e tenere traccia dello stato di avanzamento. Prima che i dipendenti acquisiscano e assimilino le nuove informazioni, serviranno tempo e lavoro. Per questo le metriche dovranno includere il numero di moduli completati, il tempo trascorso a studiarli, i punteggi raggiunti nei test dopo ogni modulo, ecc.

Puoi usare il modello di Kirkpatrick per realizzare una strategia per misurare l’efficacia della formazione aziendale. Di seguito, ti spiegheremo esattamente quali metriche della formazione puoi implementare con questo modello e come valutare la formazione con l’aiuto di un LMS.

Come misurare l’efficacia della formazione: modello di Kirkpatrick

Lo strumento più usato per valutare l’efficacia della formazione è il modello di Kirkpatrick. È stato creato da Donald Kirkpatrick, ex presidente dell’American Society for Training and Development (ASTD) negli anni ‘50. Questo modello ti consente di valutare in maniera oggettiva un programma formativo e ne mostra il valore aziendale.

Diamo un’occhiata più da vicino ai quattro livelli di valutazione del modello di Kirkpatrick:

Livello 1 – Reazione

L’obiettivo di questo livello è definire come si sentono i discenti nei confronti della formazione. Si sentono soddisfatti e l’hanno trovata utile per il proprio lavoro? Questo tipo di valutazione mira a ottenere un feedback dai discenti sui corsi che hanno completato e vedere quali materiali formativi funzionano davvero e quali dovrebbero essere migliorati per poterli usare in futuro.

Come si misura

Per valutare la reazione dei tuoi dipendenti puoi usare:

• interviste di persona;
• indagini e questionari stampati;
• sondaggi online e moduli per il feedback.

Come possono essere utili le metriche della formazione di un LMS

Un LMS consente di eseguire delle indagini sulla reazione e ottenere un feedback dagli utenti. Puoi creare dei questionari su un corso di formazione aziendale direttamente nel sistema e monitorare facilmente i risultati senza dover gestire e trascrivere dei moduli cartacei. Questo, ad esempio, è realizzabile con le piattaforme LMS come iSpring Learn. Per valutare tutti i vantaggi di questa piattaforma, puoi testare una prova gratuita della durata di 30 giorni.

Queste metriche della formazione sono state usate al termine della formazione dei dipendenti di HealthHelp, un’azienda che opera nel campo della gestione dell’utilizzo della sanità. Il sondaggio mostra che lo staff appena formato si sentiva molto più preparato dopo il corso e che il livello di preparazione per il lavoro era salito dall’80% all’87,5%.

Esempi di domande di un sondaggio

1. Cosa ti è piaciuto di più di questo corso di formazione?
2. Quante informazioni nuove hai ricevuto?
3. Le informazioni fornite sono state utili? Quanto sono rilevanti nel tuo lavoro?
4. I contenuti erano coinvolgenti?
5. La formazione è stata ben organizzata e ben eseguita?
6. Hai riscontrato delle difficoltà durante il corso?
7. Cosa si sarebbe potuto migliorare?

Livello 2 – Apprendimento

In questo livello puoi valutare l’incremento di conoscenze, competenze e attitudini dopo il corso di formazione aziendale. I tuoi dipendenti hanno appreso quanto programmato? Cosa hanno ottenuto dal corso?

Come si misura

Per valutare le conoscenze dei tuoi dipendenti puoi usare:

• esami scritti;
• test e quiz online;
• attività reali o simulate.

Come possono essere utili le metriche della formazione di un LMS

Con iSpring Learn puoi misurare quanto hanno imparato i tuoi dipendenti e tenere traccia del loro progresso in ogni valutazione.

Esiste un grande insieme di metriche di questo LMS che ti aiuteranno a valutare i risultati raggiunti dai dipendenti.

1. Tassi di avanzamento e completamento

Queste metriche sono il punto di partenza nel valutare l’efficacia della formazione al secondo livello. Puoi tenere traccia di quanto spesso e con quanto successo i discenti imparano i contenuti.

Consigli utili: è passato molto tempo da quando il corso è stato assegnato, ma gli utenti progrediscono lentamente. Non ignorare questo segnale. Forse ai dipendenti manca la motivazione per studiare. Prima di tutto, devi cercare di capire perché non sono interessati all’apprendimento. Per scoprire quali sono le loro ragioni, puoi condurre un sondaggio in un LMS.

2. Risultati dei punteggi

Questa è una delle metriche della formazione dei dipendenti più importanti perché ti offre una panoramica dell’efficacia del programma di apprendimento.

Consigli utili: per verificare il progresso dei dipendenti in maniera più obiettiva, usa un test prima della formazione (pre-test) e uno dopo la formazione (post-test). Questa modalità ti fornirà degli approfondimenti sul livello di miglioramento degli studenti.

3. Analisi dei tentativi e delle risposte

La metrica Dettagli dei tentativi mostra le risposte dell’utente selezionato in un determinato quiz. Puoi vedere dove ha sbagliato il discente e quanti tentativi ha fatto. Questa metrica ti aiuterà a capire in quali argomenti lo studente ha ancora una bassa conoscenza e, se necessario, assegnargli del materiale aggiuntivo per l’apprendimento.

Consigli utili: verifica la metrica Analisi delle risposte per visualizzare le informazioni sul punteggio medio e le risposte degli utenti per ogni domanda. Se noti che un gran numero di utenti ha dato la riposta errata alla stessa domanda, devi assicurarti che la definizione del compito nel tuo test sia chiara. Se va tutto bene, rivedi i contenuti del corso: probabilmente l’argomento non è stato spiegato sufficientemente.

Livello 3 – Comportamento

Dopo aver valutato le conoscenze degli studenti è fondamentale verificare se le applichino sul posto di lavoro. Devi valutare in che modo la formazione abbia influenzato le prestazioni dei dipendenti. Gli studenti usano ciò che hanno imparato durante il lavoro? Sono in grado di trasferire le nuove conoscenze a una situazione specifica?

Per valutare il trasferimento delle conoscenze dei tuoi dipendenti puoi usare:

• questionari di autovalutazione stampati oppure online;
• interviste con i supervisori e i colleghi;
• sondaggi, commenti o reclami dei clienti;
• liste di controllo e rubriche di osservazione sul lavoro;
• dati dai processi lavorativi (tempi di risoluzione delle chiamate, tassi di errore, ecc.)

Ricorda che quando valuti il comportamento stai misurando sia gli effetti della formazione aziendale sia dell’ambiente di lavoro, come il fatto che i manager supportino o meno l’uso delle nuove competenze e conoscenze al lavoro.

Livello 4 – Risultati

A questo livello devi scoprire quali modifiche del comportamento influenzano la formazione aziendale. Il che ti riporta ai tuoi obiettivi aziendali impostati all’inizio della formazione. I tuoi dipendenti lavorano più velocemente? L’incidenza del problema si sta riducendo? Le entrate dell’azienda sono aumentate?

I risultati aziendali, generalmente, si riferiscono a diverse categorie:

Minori costi

Per esempio, MW-Light, un importante produttore di apparecchi di illuminazione decorativi, ha spostato parte della formazione online. Ha creato un programma formativo unificato includendo 50 corsi online sulla conoscenza del prodotto e 3 programmi sulle tecniche di vendita. Inoltre, ha iniziato a formare gli addetti alle vendite usando iSpring Learn LMS. Nel complesso, l’azienda è riuscita a ridurre di 20 volte i costi della formazione per dipendente.

Migliore qualità

Anche HealthHelp ha deciso di spostare parte dei corsi di formazione online. Il risultato è che ha migliorato le prestazioni dei dipendenti, aumentato i livelli di produttività a una velocità maggiore, incrementato la retention dei dipendenti e rafforzato le conoscenze cliniche.

Risparmio di tempo

La più grande azienda sanitaria al mondo, Johnson & Johnson, ha raggiunto migliori risultati dopo aver rinnovato il programma formativo. L’azienda doveva fornire corsi di formazione aziendale a 400 addetti alle vendite su varie linee di prodotto. I coach aziendali viaggiavano in diverse regioni per tenere corsi in presenza e valutare i test dei dipendenti manualmente. In genere, occorrevano tre mesi per fornire un certificato della formazione. Dopo il passaggio dagli esami cartacei alle valutazioni online, l’azienda ha ridotto il periodo di valutazione da tre mesi a due giorni.

Maggiore reddito

Quantificare i risultati è necessario per calcolare il ritorno sull’investimento (ROI). I risultati della formazione aziendale ne giustificano il costo?

Calcolare il ROI è abbastanza semplice. La formula è:

Totale benefici del programma indica il profitto prodotto per l’azienda dal dipendente nell’arco di un anno, per esempio, come conseguenza di:

• più vendite (rispetto alle prestazioni prima della formazione);
• meno errori;
• maggiore soddisfazione del cliente;
• reddito più alto.

La parte più complessa dello studio del ROI è ottenere delle stime affidabili dei vantaggi finanziari. Chiedi aiuto al dipartimento contabile.

Totale costi del programma include tutte le spese per la formazione aziendale nello stesso periodo tra cui

• analisi dei bisogni iniziale;
• spese per software ed equipaggiamenti;
• contenuti per la formazione;
• costi di trasporto e infrastrutture;
• costi per i formatori;
• salari dei partecipanti.

Facciamo un esempio.

Se il ROI è superiore al 100%, il programma ha un ricavo netto, mentre se il risultato è inferiore al 100% il programma ha un costo netto.

Quali sono gli altri modelli per la valutazione della formazione?

Ci sono altri approcci per valutare la formazione aziendale oltre al modello di Kirkpatrick. Facciamo una rapida panoramica di altri due modelli valutativi.

Il modello di valutazione del trasferimento dell’apprendimento, Learning-Transfer Evaluation Model (LTEM)

Will Thalheimer, instructional designer e consulente, ha sviluppato un altro modello di valutazione della formazione aziendale a più livelli. La sua metodologia unifica il processo di apprendimento, da un lato, e il trasferimento di nuove conoscenze per operazioni lavorative, dall’altra.

Il metodo LTEM comprende i seguenti otto livelli:

1. Partecipazione (i.e., iscriversi a un corso o partecipare agli eventi formativi live).
2. Attività (interesse, attenzione e partecipazione).
3. Percezioni degli studenti (ad es. la motivazione nel candidarsi al corso e il grado di soddisfazione del corso).
4. Conoscenza (indica la conoscenza della terminologia).
5. Capacità di prendere decisioni (implementando la conoscenza in scenari realistici).
6. Competenza nel compito (ad es., lo studente si è ricordato di azioni rilevanti in alcune situazioni).
7. Trasferimento (uno studente applica la conoscenza al lavoro con assistenza o in autonomia).
8. Effetti del trasferimento (valutazione dell’impatto del trasferimento di conoscenze).

Nel modello LTEM, le fasi 1-5 fanno parte dell’ambito apprendimento, mentre le fasi 7-8 rappresentano i risultati dell’apprendimento nei processi lavorativi. Questo modello esamina l’adeguatezza di vari fattori in ogni fase e può essere molto utile come uno strumento di pianificazione dell’instructional design.

Il Success Case Method (SCM)

Il Success Case Method, proposto da Robert Brinkerhoff, si focalizza sullo studio dei momenti migliori e peggiori di un progetto di formazone aziendale. Tramite sondaggi, valuta l’esperienza degli individui e dei team che hanno avuto successo nella formazione e di quelli che non lo hanno ottenuto. Dunque, questo approccio non è influenzato dall’istinto di sopravvivenza e mira a imparare da conquiste ed errori. In particolare, aiuta a rivelare le cause, i processi e le risorse di un’organizzazione che ostacolano o favoriscono la formazione aziendale.

Puoi applicare il modello SCM sia a una singola sessione di un corso di formazione sia all’intero programma. Ecco i cinque passaggi da seguire:

1. Pianifica il successo dello studio.
2. Definisci i criteri per il successo e decidi quale sarà l’impatto desiderato.
3. Prepara un sondaggio che identifica gli scenari con i casi migliori e i casi peggiori.
4. Descrivi i casi di successo e insuccesso, intervistando le persone.
5. Giungi alle conclusioni e raccomandazioni per le parti interessate.

Dovresti imparare a conoscere la differenza tra i casi e capire perché la formazione funziona e perché non funziona per una persona in particolare. Il Success Case Method è utile per identificare i fattori che facilitano buoni risultati o producono cattive prestazioni all’interno di un’organizzazione.

Scopri di più sulla valutazione della formazione in questo articolo.

Conclusioni

È molto importante analizzare l’efficacia della tua strategia di formazione aziendale per mostrare il valore che produce per la tua azienda. La valutazione ti aiuterà anche a identificare eventuali punti deboli, in modo che tu possa apportare modifiche per massimizzare il valore della formazione sia per gli studenti sia per l’azienda.

Scegliere un LMS con una notevole capacità di reportistica e un motore per sondaggi ti aiuterà a rendere il processo efficiente, automatizzando molte delle attività di misurazione.

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