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Il lavoro di coloro che devono gestire le risorse umane in azienda è cambiato enormemente negli ultimi venti anni. Se un tempo il successo di un’azienda dipendeva principalmente dal tipo di equipaggiamento utilizzato, oggigiorno dipende anche dalle persone che lavorano con tali strumenti. Una gestione efficace dei propri dipendenti aziendali, sapere come identificare nuovi talenti e svolgere una valutazione delle competenze del proprio personale nel modo corretto sono tutte capacità fondamentali che influenzeranno le prestazioni e la stabilità dell’azienda.

In questo nostro articolo comprenderemo cosa significa occuparsi della gestione strategica delle risorse umane in azienda, perché si tratta di una parte importante – se non fondamentale – del proprio business, in che modo lavora un HR Manager e quali strumenti può utilizzare per occuparsi della gestione delle competenze dei dipendenti, per aiutare la propria azienda a crescere e a ottenere personale di talento.

Gestire le risorse umane: cosa significa

Esattamente, la terminologia “gestione delle risorse umane” cosa significa? Viene definita come l’insieme dei processi che mirano a reclutare, assumere, impiegare e occuparsi della gestione dei dipendenti di un’azienda. Un’altra definizione potrebbe essere “quell’insieme di pratiche che hanno lo scopo di ottimizzare il rendimento e le prestazioni del personale dell’azienda”. La gestione delle risorse umane viene spesso semplicemente chiamata Risorse Umane (o HR, “Human Resources” in inglese).

Il termine risorse umane è stato usato per la prima volta usato all’inizio del ventesimo secolo, ma è divenuta una parola comune delle aziende solo negli anni ‘60 per descrivere le persone che lavoravano per un’organizzazione, considerate come un unico gruppo.

La gestione delle risorse umane è all’atto pratica la gestione del personale (sia il singolo dipendente che l’intera azienda), con però un’enfasi sul loro essere una risorsa del proprio business, il quale mira ovviamente a essere più competitivo. Lo scopo è di utilizzare in modo efficace il proprio personale di talento, riducendo i rischi e massimizzando il ritorno dell’investimento aziendale.

In questo contesto, infatti, alle volte il personale viene definito non solo risorse umane ma anche capitale umano e in alcune aree è stato anche usato il termine gestione del capitale umano (HCM, Human Capital Management in inglese), soprattutto nelle aziende più grandi che impiegano un gran numero di persone.

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Perché il management delle risorse umane è importante per il business

Le pratiche di management delle risorse umane hanno lo scopo di gestire il personale di una compagnia, con l’obiettivo finale di perseguire la missione dell’azienda e rinforzare la cultura interna. Se tutto questo viene eseguito nel modo corretto, gli HR Manager possono aiutare a reclutare nuovi professionisti, così che la compagnia acceda a nuove capacità e possa sfruttarle per creare valore nel proprio mercato.

In altre parole, una compagnia è di valore, solo se le persone che vi lavorano all’interno sono di valore. Visto che le Risorse Umane sono quella parte della compagnia che è in grado di potenziare la forza lavoro, è chiaro che un valido HR management è importantissimo per riuscire a essere sempre competitivi. Inoltre, le Risorse Umane monitorano lo stato del mercato all’interno del quale opera la compagnia, fornendo così una visione d’insieme che nessun altro è in grado di proporre.

Chi si occupa della gestione delle risorse umane

All’atto pratico, però, che cos’è la gestione delle risorse umane e chi se ne occupa? La figura fondamentale in questo contesto è il responsabile delle risorse umane, alle volte definito anche con la corrispondente terminologia inglese “HR Manager”.

Non esistono vere leggi che regolano la figura professionale del responsabile delle risorse umane e non vi sono imposizioni legate a titoli di studio e, soprattutto, iscrizioni ad albi, abilitazioni o periodi minimi di pratica professionale, a differenza di professioni come l’avvocato, il medico o l’agente immobiliare. Il livello di specializzazione e i tipi di compiti differiscono a seconda dell’azienda, delle dimensioni dell’azienda e della gestione della divisione del lavoro interno. 

Di norma le persone che mirano a divenire un responsabile delle risorse umane dispongono di una laurea umanistica o economica. Oggigiorno, è comune che le persone si specializzino nel settore delle risorse umane optino per un master post-laurea con specializzazione in Gestione delle Risorse Umane. Ovviamente, un’altra opzione è l’utilizzo di corsi specialistici professionali che insegnino i fondamentali elementi di gestione per un efficace management strategico.

Chi si occupa della gestione delle risorse umane deve avere una serie di conoscenze e competenze fondamentali, senza le quali non può occuparsi dell’organizzazione del lavoro e della gestione del personale. Un HR Manager di talento deve avere profonde conoscenze delle normative sulla riforma del mercato del lavoro, ad esempio. 

Chi si occupa della gestione delle risorse umane non dovrebbe essere carente in termini competenze di giurisprudenza sui diritti del lavoro ed essere in grado di gestire tutta la sfera legata alla contrattualistica del lavoro del personale, ai contratti collettivi nazioni e in generale sui sistemi retributivi. È anche importante che chi si occupa della gestione delle risorse umane abbia competenze in ambito di psicologia del lavoro.

Ovviamente sono richieste alcune competenze di tipo “hard skill” legate all’utilizzo di sistemi di gestione informatici, che oggigiorno sono fondamentali per la gestione delle risorse umane, soprattutto in una grande azienda con molto personale.

A tutto questo si sommano quelle soft skill adatte a più ambiti lavorativi ma fondamentali per un HR Manager, come essere in grado di comunicare in modo efficace e chiaro, ma al tempo stesso essere pronti ad ascoltare e a dialogare con il dipendente aziendale, con i quali sarà necessario applicare tecniche di negoziazione. Saper essere flessibile, gestire il proprio tempo e sapersi presentare e agire come un buon leader agli occhi del personale sono altre competenze che non possono che aiutare chi si occupa della gestione delle risorse umane.

Inoltre, è importante che chi si occupa della gestione delle risorse umane a lavoro abbia accesso a strumenti e metodi per migliorare la selezione del personale. Un esempio è il toolkit autoriale iSpring Suite Max, tramite il quale è possibile creare da zero corsi di formazione eLearning, oppure trasformare qualsiasi presentazione PowerPoint in una lezione completa, la quale è poi compatibile con molteplici LMS. Uno dei punti di forza di iSpring Suite Max è che ogni animazione e tutte le componenti create tramite PowerPoint vengono mantenute all’interno del corso. Questo significa chi si occupa della gestione delle risorse umane può immediatamente trasformare il proprio catalogo di presentazioni in un corso, riducendo al minimo lo sforzo per la conversione da un formato all’altro. Se volete mettere alla prova questo strumento, potete scaricare la versione di prova gratuita.

iSpring Suite Max permette di creare strumenti di valutazione utili a chi si occupa di gestire le risorse umane

iSpring Suite Max include molteplici funzioni che permettono di creare vari tipi di prodotti utili a chi si occupa della gestione delle risorse umane. Partiamo dal contenuto più semplice: la registrazione di videolezioni. Come vedremo, uno dei compiti di un HR Manager è l’onboarding dei neoassunti di talento, i quali devono essere introdotti ai propri compiti. In queste situazioni, utilizzare un tutorial in formato video è un’ottima soluzione, in quanto è possibile crearlo una volta e riutilizzarlo regolarmente. Il nuovo dipendente aziendale potrà anche avere accesso a uno strumento informativo che potrà riguardare più volte, nel suo primo periodo, così da accedere sempre a tutte le conoscenze fondamentali per il proprio lavoro e diventare più competente, senza disturbare chi si occupa della gestione delle risorse umane o i colleghi.

Inoltre, non dimentichiamo che, oltre a registrare tramite una videocamera, è possibile anche registrare lo schermo del proprio computer tramite iSpring Suite Max. Questo permette a chi si occupa della gestione delle risorse umane di mostrare in modo chiaro software e programmi utilizzati dall’azienda, spiegando i passaggi da eseguire anche grazie a una narrazione audio. Inoltre, è possibile inserire delle note scritte a video, così da permettere al personale di notare specifici dettagli su quanto sta avvenendo. Lo scopo finale è ovviamente sempre creare dei tutorial chiari e completi.

Migliora la gestione delle Risorse Umane tramite la registrazione dello schermo

Bisogna anche sapere che è possibile aggiungere elementi come la musica, degli effetti grafici e non solo: il toolkit autoriale di iSpring propone al proprio interno tutti gli strumenti necessari a chi si occupa della gestione delle risorse umane per fare editing video. In questo modo, l’intera operazione è gestita internamente, senza la necessità di utilizzare altri software ed evitando così rischi di incompatibilità dei file.

Inoltre, iSpring Suite Max include tutta una serie di extra che permettono anche a chi possiede minori competenze tecniche di realizzare corsi in modo rapido. È infatti disponibile una libreria di contenuti già pronti, ovvero delle diapositive con una struttura ed elementi interattivi già inseriti, da usare come base per realizzare ciò di cui ha bisogno chi si occupa della gestione delle risorse umane. Si può ad esempio, con pochi click, modificare le immagini e alcuni effetti già posizionati, così da personalizzare nel modo migliore i contenuti, ma al tempo stesso evitare di creare l’intero progetto da zero.

In totale, il responsabile delle risorse umane avrà accesso a 450 modelli di diapositive, oltre 81.000 immagini di persone (si tratta di 255 persone diverse, ognuna delle quali è ritratta in oltre 300 fotografie), alle quali si sommano 2.500 immagini di luoghi differenti, a diversi orari. Questi strumenti permettono a chi si occupa della gestione delle risorse umane di realizzare un contenuto con un contesto chiaro e permettono al dipendente aziendale di immergersi in una situazione specifica che simuli al meglio il suo lavoro e lo aiuti a divenire più competente.

È importante sapere che è possibile anche creare contenuti che vadano oltre il concetto di corso di formazione eLearning. Ad esempio, è possibile creare sezioni interattive che mettano alla prova le conoscenze, il talento e le competenze dei candidati. Chi si occupa della gestione delle risorse umane può realizzare semplici domande a risposta multipla, ma anche ideare situazioni specifiche con simulazioni di dialoghi con diverse conclusioni o prove pratiche interattive che imitino l’utilizzo di software o lo svolgimento di compiti manuali che saranno poi svolti dal personale.

Una volta creati i contenuti, però, chi si occupa della gestione delle risorse umane deve condividerli con il dipendente aziendale. Per fare ciò, è necessario utilizzare una piattaforma LMS, come iSpring Learn. Questa piattaforma di erogazione di corsi eLearning permette di generare dei percorsi di apprendimento e offre molteplici opzioni utili alle Risorse Umane e al dipendente dell’azienda. Anche in questo caso, è disponibile un prova gratuita a tempo.

iSpring Learn fornisce gli strumenti necessari per gestire le risorse umane nel percorso di apprendimento

Cosa permette di fare esattamente iSpring Learn LMS? Le funzioni ai disposizione di chi si occupa della gestione delle risorse umane sono molteplici, a partire da un calendario dedicato ai corsi, tramite il quale pianificare le lezioni online per il personale, così come impostare una serie di eventi dal vivo, come webinar o laboratori pratici in azienda. Il punto di forza della piattaforma LMS è che permette di gestire tutto in una sola area di lavoro, distribuendo i corsi all’intero personale o specifici lavoratori, senza che chi si occupa della gestione delle risorse umane si debba preoccupare di inviare manualmente gli inviti a ogni singolo dipendente aziendale.

Il dipendente aziendale può inoltre accedere a opzioni come il salvataggio dei progressi in un corso, così da ottimizzare i tempi quando ritorna in un modulo di lavoro. La piattaforma supporta sia i computer che i dispositivi mobile, così da permettere al personale di accedere anche fuori dal lavoro ai corsi. iSpring Learn LMS è in grado di raccogliere dati e metriche sull’intero personale, fondamentali per chi si occupa della gestione delle risorse umane.

Compiti del responsabile delle risorse umane

Chi si occupa della gestione delle risorse umane di un’azienda può quindi sfruttare strumenti per realizzare corsi e test da utilizzare per svolgere al meglio i propri compiti. Quali sono però i compiti del responsabile delle risorse umane? Quelli principali possono essere divisi in questo modo:

Compiti del responsabile delle risorse umane

Selezione del personale

Uno dei compiti di chi si occupa della gestione delle risorse umane è prima di tutto definire, sia in termini qualitativi che in termini quantitativi, le necessità di personale di talento dell’azienda, ovviamente in relazione alle necessità di produzione sul breve, medio e lungo periodo.

Dopodiché, chi si occupa della gestione delle risorse umane deve svolgere colloqui di lavoro ed eseguire una valutazione delle competenze e del livello di esperienza dei professionisti che si sono candidati e decidere chi ha talento e chi reclutare come parte del personale. Si tratta di un metodo classico, ma chi si occupa della gestione delle risorse umane può e deve sfruttare strumenti più tecnologici, come portali di lavoro online, ma anche test di valutazione o prove pre-colloquio, come quelle realizzabili tramite iSpring Suite Max.

Onboarding dei nuovi dipendenti

L’Onboarding dei nuovi dipendenti aziendali viene definito come il “processo d’inserimento dei neoassunti all’interno dell’azienda”. Fare in modo che il nuovo personale si senta benvenuto non è un compito da dare per scontato e richiede un preciso processo che deve essere curato con attenzione da chi si occupa della gestione delle risorse umane. Si parte ovviamente da attività classiche, come il giro degli uffici e la presentazione al resto del personale, ma possono essere pianificati anche eventi più elaborati, che siano più divertenti e coinvolgenti per il dipendente, anche esterni all’ambiente aziendale. 

Una volta presa confidenza con gli spazi lavorativi del personale, l’onboarding diventa quell’insieme di attività definite “formazione, tutoring e mentoring” che servono per far apprendere tutte quelle informazioni e competenze fondamentali che permetteranno al neoassunto di svolgere i propri compiti all’interno dell’azienda e diventare man mano più competitivo.

Elaborare piani di formazione

Successivamente all’assunzione, il lavoro della divisione di management delle risorse umane non è affatto concluso: si passa ora alla gestione e formazione delle persone assunte. Il dipendente aziendale deve essere motivato e soprattutto formato internamente all’azienda, così da migliorarne le competenze e la conseguente produttività. Questo significa che un responsabile delle risorse umane deve definire, realizzare e distribuire piani di formazione adeguati alle necessità dell’azienda e, in caso di un’azienda di grandi dimensioni, di specifici sezioni del personale a seconda dei rispettivi compiti e obiettivi. 

La formazione è un processo continuo, applicata sia sul singolo individuo, che deve diventare più competitivo, che sull’intero personale. In questo caso, utilizzare un kit autoriale e una piattaforma LMS permette di semplificare enormemente il lavoro del responsabile delle risorse umane.

Analisi delle prestazioni del personale

Un parte fondamentale del lavoro di chi si occupa della gestione delle risorse umane è verificare che il personale migliori in modo regolare le proprie competenze. In modo più ampio, è importante che l’intera organizzazione lavori in modo efficiente e ottimizzi il proprio rendimento.

Non bisogna ignorare le pratiche di analisi e valutazione delle prestazioni dell’azienda, la quale deve sempre mirare a creare un business competitivo. Ogni azienda ha la propria procedura specifica per eseguire la valutazione dei risultati raggiunti, ma vi sono delle regole generiche che devono essere applicate in ogni contesto da chi si occupa della gestione delle risorse umane. Il responsabile delle risorse umane deve sfruttare una metodologia oggettiva e razionale, inoltre è necessario giudicare elementi professionali. Fattori emotivi e personali non sono elementi validi per capire se un dipendente aziendale è competente o no.

Gestione delle pratiche amministrative del personale

Un’altra parte del lavoro del responsabile delle risorse umane è la gestione delle pratiche amministrative del personale. Un HR Manager deve occuparsi dei documenti del dipendente e dell’azienda, per assicurarsi che sia tutto a norma dal punto di vista legislativo, contrattuale, fiscale, previdenziale e assistenziale.

In altre parole, deve essere anche in grado di verificare il budget del personale, elaborare le paghe, analizzare le dichiarazioni fiscali annuali e gestire i rapporti lavorativi con enti esterni, consulenti indipendenti, definire le politiche di gestione interne e non solo.

Gestione delle relazioni sindacali

Chi si occupa della gestione delle risorse umane ha anche il compito di offrire il proprio supporto nelle gestione delle relazioni con le Organizzazioni Sindacali dei lavoratori. Il suo obiettivo è di fornire una consulenza sull’interpretazione e sull’applicazione delle disposizioni legislative legate alle possibili problematiche messe in luce dai sindacati. L’HR Manager deve quindi aiutare a trovare una soluzione che sia adeguata per tutte le parti coinvolte, dal dipendente all’azienda.

Pensieri finali

Abbiamo quindi visto che l’HR Manager è una figura fondamentale all’interno di un’azienda, in quanto agisce all’interno di molteplici spazi e durante varie fasi della gestione del lavoro del personale. Per farlo, il responsabile delle risorse umane può sfruttare strumenti come portali di lavoro, tool autoriali e piattaforme LMS, alle quali potete accedere immediatamente e senza costi iniziali grazie alle prove gratuita da 14 giorni di iSpring Suite e iSpring Learn. In breve, gestire le risorse umane significa trovare, reclutare, inserire, formare e svolgere la valutazione dei dipendenti aziendali, ottimizzando così il capitale umano a disposizione dell’azienda.

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