Knowledge Management: il significato e come sfruttarlo
1 Novembre 2025
12 minuti 
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Uno dei concetti fondamentali che ogni azienda deve comprendere è quello di knowledge management (KM). Di cosa si tratta esattamente? Per comprendere la gestione della conoscenza aziendale dobbiamo fare qualche passo indietro e capire che alla base di ogni azienda vi è un “know-how”, ovvero l’insieme delle competenze pratiche, delle informazioni e delle conoscenze ad ampio spettro ottenute dai dipendenti.
In questo nostro articolo vogliamo chiarire esattamente il significato di knowledge management, fornire esempi di knowledge management e quali sono gli strumenti migliori – come un knowledge management system (KMS) – per eseguirlo.
Tutte queste capacità, attività, informazioni e conoscenze (che sia conoscenza tacita o conoscenza esplicita del knowledgement) sono risorse fondamentali e vanno impiegate per far crescere l’azienda e ottimizzare i processi produttivi.
In altre parole, è necessario avere una strategia precisa di knowledge management aziendale, la quale a propria volta richiede degli strumenti dedicati che possano rendere più semplice la gestione della conoscenza di tutte le procedure e informazioni.
Veloce. Affidabile. Intuitivo. Tutto questo è iSpring LMS: una piattaforma per un’esperienza di apprendimento piacevole.
Knowledge Management: cos’è?
La prima domanda alla quale bisogna trovare risposta è: cos’è il knowledge management? La traduzione di knowledge management in italiano è “gestione della conoscenza”. Se vogliamo una definizione di knowledge management si può parlare di “processo di identificazione, organizzazione, supporto e distribuzione di conoscenze, competenze, nozioni ed esperienze interne all’azienda”.
In altre parole, il knowledge management è la pratica di dare alle giuste persone le giuste informazioni e conoscenze nel giusto momento in diversi aspetti del loro lavoro. Per poter portare avanti questo tipo di gestione e strategia è necessario avere ben chiaro una serie di fattori:
Il knowledge management e la formazione relativa richiedono infatti non solo di creare conoscenze e procedere alla condivisione con i propri dipendenti e clienti, ma anche creare ciò che viene definito un “knowledge management base” ovvero uno spazio – spesso digitale – per la conservazione e gestione di dati, competenze e informazioni utili dell’azienda, così che siano facilmente accessibili per futuri dipendenti e nella condivisione di futuri processi di formazione, come teorizzato dal fondatore del knowledge management Karl Wiig che ha contribuito alla nascita del knowledge management e poi ampliato dagli studiosi Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi.
Gestione della conoscenza aziendale: i vantaggi
Comprendere il concetto di gestione della conoscenza è importante, ma siamo certi che sia molto più rilevante per voi comprendere esattamente quali siano i vantaggi della gestione della conoscenza nel gestire un processo di organizzazione delle conoscenze. Vediamoli.
Riduzione degli errori e risparmio di tempo
La gestione della conoscenza in azienda permette di prendere idee, informazioni e conoscenze e riutilizzarle in modo pratico e regolare. Appena una soluzione per dei problemi è nota, deve essere accessibile per tutti e deve essere applicata nello stesso modo ogni volta.
Questo permette di ridurre gli errori e risparmiare tempo, perché le informazioni condivise all’interno della organizzazione sono accessibili a tutti.
Coerenza nelle strategie
Avere una base di conoscenze che fa da supporto al team è fondamentale perché a ogni nuova decisione o nel definire una strategia per il raggiungimento di uno nuovo scopo lavorativo, gli agenti e i lavoratori del team potranno seguire il comportamento tenuto in passato, sulla base dei risultati ottenuti.
Non agiranno a caso, ma avranno una base di conoscenza tacita ed esplicita da riapplicare sapendo che otterranno i risultati migliori grazie alla storia dei successi del team.
Risparmiare denaro nell’accogliere nuovi dipendenti
Tutti gli studi e le ditte devono regolarmente assumere nuovo personale, in parte per espandersi o per coprire l’addio di un dipendente. I nuovi arrivati però hanno bisogno di essere introdotti alle unicità dell’azienda e dei clienti e mettersi in pari alle conoscenze specifiche necessarie per dare supporto ai clienti o ad altri agenti sul campo.
Parte della soluzione è avere un’ottima knowledge management per la organizzazione aziendale: il nuovo arrivato può facilmente accedere al sistema digitale di conoscenze e studiare le risorse messe così a disposizione.
Esempi di knowledge management
Arrivati a questo punto, abbiamo un’idea di cosa si intende per knowledge management, ma ancora non abbiamo chiarito con degli esempi in che modo il knowledge management con la sua conoscenza sia in grado di migliorare un’azienda: dobbiamo quindi vedere dei modelli di knowledge management.
Con un buon processo di knowledge management, i dipendenti sono in grado di accedere facilmente a informazioni, conoscenze e capacità per ogni disciplina a lavoro e questo materialmente ottimizza i processi lavorativi portando a due grandi vantaggi del knowledge management: una migliore gestione dei costi e del tempo tramite vari tipi di innovazione.
Ad esempio, una buona strategia e procedura di knowledge management si può applicare a:
- Cultura aziendale: il knowledge management agisce sulla cultura interna, aiutando a porre come linee guida la formazione, disciplina, comunicazione e condivisione della conoscenza esplicita e conoscenza tacita.
- Processi organizzativi: con una buona gestione della conoscenza i vari processi interni vengono migliorati grazie a nuove capacità e informazioni.
- Management e leadership: il knowledge management non si applica solo alle persone con ruolo basso, ma aiuta a migliorare anche le capacità e la conoscenza dei knowledge manager e dei livelli più alti della vostra attività.
- Tecnologia: le nuove competenze, informazioni e conoscenze portano con sé la possibilità di utilizzare nuove tecnologie od ottimizzare l’uso di quelle già in possesso dell’azienda, ottimizzando così i tempi e i risultati di una giornata di lavoro.
Strumenti di knowledge management
Per procedere alla gestione della conoscenza è necessario avere a disposizione una serie di strumenti di knowledge management & e-learning che permettano di creare e organizzare attività lavorative, conoscenze e competenze necessarie per ogni caso aziendale.
Il nostro consiglio è di avere con voi una piattaforma LMS – che in questo caso è un sistema di gestione della conoscenza – e uno strumento autoriale per la creazione rapida dei materiali formativi da inserire nei vostri sistemi di gestione della conoscenza per clienti e dipendenti.
iSpring LMS
iSpring LMS è una piattaforma LMS ovvero un sistema di gestione ed erogazione di corsi e-learning e generazione di percorsi di apprendimento della conoscenza per l’azienda o una comunità di pratica. Puoi scoprire subito tutte le funzionalità con una demo live introduttiva o grazie alla versione di prova gratuita di 30 giorni.
iSpring LMS è in pratica un knowledge management system (KMS), un piattaforma di knowledge management che propone una serie di funzioni molto importanti per il management delle conoscenze e delle informazioni, con un sistema di knowledge management automatizzato che permette di assegnare corsi, inviare certificati e ricevere report senza sforzi. I report sono programmabili e dettagliati, per la trasmissione di informazioni fondamentali per guidare le aziende.
Il sistema di gestione della conoscenza di iSpring permette di creare una knowledge base (archiviazione di corsi, documenti, guide e non solo), con contenuti condivisi tra gruppi di utenti, per gestire insieme lo sviluppo delle conoscenze e condividendo i dati delle statistiche per fare confronti rapidi.
La storia di L’Oréal Adria-Balkan, filiale regionale della più grande azienda al mondo di cosmetica e cura della persona, ne è un ottimo esempio. L’azienda usa il servizio di iSpring LMS per gestire la formazione degli addetti alle vendite della divisione Prodotti professionali in ben 7 Paesi e monitorare i progressi di ogni partecipante: quanto tempo trascorre un venditore su un dato argomento, quali elementi dei contenuti sono i più apprezzati, ecc.
E non è tutto: L’Oréal usa iSpring il servizio di iSpring anche come uno strumento di presentazione per le vendite e il marketing, oltre che di gestione per processi e knowledge management. Il team di marketing locale crea vari materiali per le vendite che vengono assegnati ogni mese agli addetti alle vendite. Quando necessario, questi accedono ai sistemi di iSpring LMS con il proprio iPad per presentare il contenuto ai parrucchieri, ovvero ai clienti.
I sistemi di iSpring sono facili da usare e accessibili: funziona infatti con l’app mobile, sul sito col browser e dà accesso ai contenuti anche offline. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e multi-lingua, tutti gli agenti sul campo e i dipendenti delle aziende possono usarlo senza fatica di fronte ai clienti, con accesso anche a chat utente per comunicare con i formatori della conoscenza e lasciare commenti.
Prima di tutto, è disponibile un sistema di calendario per gestire e pianificare le lezioni in azienda, assegnare webinar o laboratori pratici per i dipendenti, che possono essere organizzati per divisione, team o livello di capacità, rendendo più semplice l’assegnazione dei compiti. Tutto avviene in una sola area di lavoro, così che non vi sia bisogno di inviare una comunicazione a ogni singolo dipendente per mail.
Con il servizio di iSpring LMS è possibile gestire la formazione sul luogo di lavoro, così come la creazione di un processo di valutazione dei dipendenti di ogni team e degli agenti che lavorano sul campo coi clienti. Si può però approcciare il tutto anche con un apprendimento della conoscenza misto, ovvero sia con corsi da usare in modo indipendente o lezioni dal vivo.
Inoltre, il servizio di iSpring LMS fornisce strumenti e un sistema di gestione per i knowledge manager per analizzare i dati dei corsi, come visualizzazioni, il tasso di completamento, i risultati dei test e spazi per i dipendenti dove possono procedere alla condivisione di feedback e fare ogni genere di domanda.
Le persone a lavoro, invece, possono sfruttare funzioni utili come il salvataggio dei progressi di un corso, così da ottimizzare la formazione delle conoscenze e togliere meno tempo al lavoro quotidiano. Inoltre, i sistemi di iSpring LMS possono essere utilizzati da computer, così come da mobile: in tal modo un dipendente può sfruttare i corsi di formazione aziendali in qualsiasi luogo e qualsiasi momento tramite il knowledge management system (KMS).
I sistemi di knowledge management di iSpring LMS sono perfetti per aziende di ogni dimensione, grazie alle varie opzioni in termini di prezzi, e si integra perfettamente con MS Teams, Zoom e Google Meet. Grazie alle misure di sicurezza dei dati, in perfetta linea con le normative, e la presenza di una assistenza clienti sempre a disposizione (24/7), è un’ottima scelta per la gestione della conoscenza d’impresa dei team aziendali.
iSpring Suite
Per poter usare un knowledge management system (KMS), però, avete bisogno di materiali da caricare all’interno di esso. Una soluzione ovviamente è acquistare corsi già pronti, ma un buon processo di knowledge management richiede informazioni e strategie estremamente specifiche per la vostra azienda e il tipo di conoscenza necessario. È quindi molto meglio, soprattutto sul lungo termine, creare i propri corsi e-learning e per farlo potete usare iSpring Suite.
Come puoi vedere attraverso una demo senza impegno, iSpring Suite è uno strumento autoriale pensato per la creazione di corsi di formazione e tra i suoi vantaggi vi è il fatto che si integra direttamente all’interno di PowerPoint, rendendo così molto semplice il suo utilizzo. Potete sfruttare già ora la prova gratuita da 14 giorni.
Il servizio di iSpring Suite permette di creare corsi inserendo testi, immagini, registrazioni audio, musica, effetti sonori, video, screencast (perfetto per mostrare l’uso di programmi) e non solo.
Non dimentichiamo oltre che con i sistemi e le tecnologie di iSpring Suite potete creare quiz e test, sempre rimanendo nella familiare interfaccia di PowerPoint: grazie a questi potete verificare anche la conoscenza tacita oltre alla conoscenza esplicita.
Il servizio di iSpring Suite include al proprio interno anche strumenti per fare editing video, così da non avere bisogno di usare altri programmi e annullando rischi di incompatibilità. Potete anche creare un video corso sincronizzato alle slide, impostando poi delle restrizioni per la visualizzazione del video. Inoltre, il riproduttore del corso può essere personalizzato.
Grazie poi a una serie di modelli di diapositive già pronte potete creare slide con pochi clic, senza bisogno di profonde capacità tecniche e soprattutto in modo molto rapido.
Bisogna anche notare poi che è possibile creare sezioni interattive per una formazione più pratica e attiva, ma anche simulazioni di dialoghi a scelta multipla e creare test e quiz con molteplici stili di domande.
Quanto prodotto con iSpring Suite può essere poi convertito in SCORM, così da poterlo pubblicare facilmente su LMS come iSpring LMS. In caso di problemi o dubbi, è possibile contattare 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 il supporto tecnico.
Pensieri finali
Arrivati alla fine di questa guida al knowledge management abbiamo visto la definizione di knowledge management e abbiamo un’idea chiara di come gestire le conoscenze in azienda e perché è una pratica fondamentale per la crescita.
Alla base di ogni grande azienda vi sono processi efficaci e per raggiungere gli obiettivi del knowledge management è necessario avere gli strumenti giusti, come iSpring LMS, di cui trovi una prova gratuita da 30 giorni e la possibilità di richiedere una demo introduttiva. Il knowledge management per HR è il punto di partenza di ogni grande azienda e ora avete tutte le informazioni per iniziare anche voi.
FAQ
Quanto guadagna un knowledge manager in Italia?
Secondo le informazioni a disposizione, un Knowledge Manager in Italia guadagna in media €24.500 in un anno, ma ovviamente in base all’esperienza e al livello di conoscenza e dei metodi ci sono persone che guadagnano di più.
