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Solo pochi decenni fa, ci si aspettava che i neoassunti rimanessero con la loro nuova azienda per un lungo periodo. A causa di questo modello, l’onboarding aziendale dei nuovi dipendenti e i programmi di orientamento prevedono una breve introduzione all’azienda e forse un discorso dell’amministratore delegato, seguito da una montagna di moduli e scartoffie. Non suona così stimolante, vero?

I lavoratori di oggi sono alla ricerca di qualcosa di più di un semplice lavoro e sono sempre più spesso freelance, e accettano contratti a breve termine fino a quando non trovano una buona soluzione. Così, secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti pensa che la loro azienda abbia fatto un buon lavoro di onboarding. Il 43% dei manager delle risorse umane concorda sul fatto che “si spreca tempo e denaro a causa di processi di onboarding aziendali inefficaci”.

Quindi, non è un problema insolito, il denaro reale viene lasciato sul tavolo dalle aziende che utilizzano processi di onboarding scadenti.

Cosa vuol dire l’onboarding aziendale?

Che cos’è l’onboarding aziendale? Qui la definizione:

“L’onboarding aziendale è il meccanismo con cui i neodipendenti acquisiscono le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri efficaci dell’impresa.”

 Cosa dovrebbe essere incluso nel processo di onboarding dei neoassunti? Non c’è un’unica opinione condivisa, ma varia tra le diverse imprese e i loro obiettivi finali. Ma la dottoressa Talya Bauer dello SHRM ha identificato le Quattro C che un processo di onboarding aziendale di successo deve includere. Le Quattro C stanno per:

  • Conformità implica insegnare ai neoassunti le politiche aziendali di base.
  • Chiarezza si riferisce a garantire che i dipendenti siano consapevoli delle loro responsabilità e di come adempiere correttamente al loro ruolo.
  • Cultura implica fornire le normative formali e informali dell’organizzazione.
  • Connessione significa relazioni con i colleghi e sentirsi parte della squadra.

Un programma di onboarding aziendale di un neoassunto può durare diverse settimane o più. Tuttavia, molti specialisti di onboarding concordano sul fatto che il periodo di adattamento dovrebbe durare almeno tre mesi. Novanta giorni è il minimo indispensabile per i neoassunti per abituarsi ai loro ruoli, prepararsi mentalmente alle loro responsabilità, sentirsi apprezzati e sostenuti, e ottenere le conoscenze e le competenze necessarie per avere successo. Un onboarding aziendale prolungato può anche diminuire il tempo di produttività e aumentare il ROI per un’organizzazione nei confronti del dipendente.

Cosa dovrebbe includere un processo di onboarding?

Diamo uno sguardo più dettagliato alle diverse fasi del processo di onboarding e quali contenuti dovreste considerare di includere in ciascuna.

Prima di iniziare

È importante inquadrare l’esperienza dei nuovi dipendenti sotto luce positiva fin dall’inizio – e questo significa impostare le loro aspettative e il loro livello di comfort prima che mettano piede in ufficio.

Considera di adottare queste misure prima della data d’inizio:

  • Invia: Invia tutti i documenti di pre-assunzione elettronicamente in modo che i nuovi dipendenti possano completarli in anticipo – se puoi usare le firme elettroniche ancora meglio. Esempi di questi tipi di documenti potrebbero includere documenti legali e contrattuali, manuali per i dipendenti, pass per il parcheggio del primo giorno e qualsiasi informazione aggiuntiva che il dipendente dovrebbe prendere in considerazione.
  • Pianifica:Pianifica ciò che accadrà nella prima settimana e oltre – questo può includere una tabella di marcia di 3 mesi per i neoassunti.
  • Predisporre: Prepara in anticipo il loro spazio di lavoro, gli strumenti e altre risorse essenziali. Entrare il primo giorno e avere il portatile, il cellulare aziendale e la scrivania pronti per l’uso creerà un’ottima prima impressione che darà il tono alla relazione. Anche se il dipendente è un appaltatore o userà accordi di hot desk, questo farà molto per farlo sentire benvenuto e produttivo. Inoltre, prepara il team esistente. Informa il team sul nome, il ruolo e altri dettagli importanti del neoassunto. Se vengono informati che farete il giro per presentare i neoassunti, sarà più probabile che trovino il tempo per essere amichevoli e accoglienti.
  • Incontra: Pianificare “incontri e saluti” con contatti importanti. Un incontro con le persone che saranno fondamentali per il successo lavorativo del nuovo dipendente apre un varco per la comunicazione futura. Questo dovrebbe includere qualsiasi manager, membri del team e colleghi di altri dipartimenti.

Il primo giorno

Il primo giorno possono essere stressanti ma anche eccitanti, quindi segui questi passi per far sentire il vostro nuovo dipendente a suo agio:

  1. Fai un annuncio generale nel dipartimento, piano, o qualsiasi livello della struttura organizzativa in cui il neoassunto entrerà. E’ un buon incentivo per il morale e un modo per riunire il dipartimento e presentare il nuovo membro. Per coprire il resto dell’ufficio, invia un’e-mail di gruppo al resto dell’organico fornendo brevi dettagli sulla nuova assunzione, il suo ruolo e un po’ di informazioni di base come inizio di conversazione.
  2. Fai un tour. Questo dovrebbe includere tutte le parti dell’ufficio come l’ubicazione dei bagni, dove trovare ogni reparto, i posti di parcheggio, le stanze per le pause e i posti per il pranzo. Questo è anche un buon momento per fare presentazioni più informali alla squadra.
  3. Preparare il programma della prima settimana. Trova il tempo per sederti senza distrazioni e avere una vera conversazione su come sarà la prima settimana, in modo che il neoassunto sappia cosa aspettarsi. 
  4. Assegna un mentore. Nominare un membro anziano del team a cui il neoassunto si unirà per fargli da mentore sulle particolarità e sul funzionamento interno dell’organizzazione. Le mansioni di un mentore dipendono interamente dall’azienda, ma in genere comprende tutto, dalle politiche e procedure aziendali a come eseguire i compiti quotidiani essenziali.

Durante la prima settimana

È importante non sovraccaricare il nuovo assunto durante questa fase dell’onboarding aziendale. Mentre è importante completare il processo di onboarding in tempo utile, si vuole anche che il nuovo dipendente sia produttivo e si integri.

  • Guida attraverso importanti procedure, regole, processi e standard. Le cose da spiegare qui sarebbero le regole e i regolamenti per l’uso di Internet e dei social media, la comunicazione via e-mail e il tempo concesso per le pause.
  • Introdurre la cultura dell’azienda. Si spera che a questo punto il dipendente abbia una comprensione generale della filosofia, della missione, degli obiettivi e dei valori che avete in azienda dal primo giorno. Ora è il momento di mettere in relazione tutto ciò con la vostra cultura aziendale e aiutare a capire come la cultura si trasferisca al prodotto o al servizio finale che fornite.
  • Fornisci un manuale di riferimento. Dalla configurazione della posta elettronica e del computer ai processi essenziali e alle piattaforme che il tuo team utilizza, ogni azienda ha il proprio modo di fare le cose, quindi una guida di riferimento rapido che possa tenere a portata di mano nel loro spazio di lavoro è una ottima idea.
  • Crea una cartella di lavoro. Costruisci una cartella di lavoro che includa i traguardi che si dovrebbero raggiungere il 5°giorno, la 2° settimana e alla fine del 1° mese. Dare al tuo nuovo assunto dei traguardi concreti da raggiungere lo aiuterà a pianificare il suo tempo.
  • Delineare il training. Metti a conoscenza il neoassunto su come funziona il training nell’azienda e cosa ci si aspetta da lui. A questo punto, potete rendere disponibile qualsiasi materiale di formazione o modulo che dovrà completare entro la prima settimana e fornire un contatto delle risorse umane o altri contatti per la formazione.
  • Comincia il training. Il secondo giorno è un buon momento per iniziare la formazione.
  • Verifica alla fine della settimana. Dopo aver dato ai nuovi assunti il tempo di abituarsi all’ufficio, allo spazio di lavoro e al loro mentore, seguiteli per assicurarvi che siano a loro agio e che stiano imparando le cose a un ritmo adeguato. La fine della prima settimana è un buon momento per discutere come dovrebbe procedere il prossimo mese o giù di lì, cosa vi aspettate da loro e che obbiettivo dovrebbero aver raggiunto arrivati a quel punto
  • Calendarizzare un bilancio a 2 settimane. Mettete questo nell’agenda verso la fine della 1° settimana e sarà una tappa fondamentale sia per voi che per il nuovi assunti. 
  • Incoraggiate l’attività. Dai ai nuovi assunti qualcosa da fare. Può sembrare ovvio, ma non farti trascinare dal processo di onboarding aziendale; assegnate qualche ora al giorno per fargli completare del lavoro vero e proprio.

Nei primi tre mesi

  • Stabilire vie di comunicazione. Al primo mese, il neoassunto dovrebbe essersi sistemato nel suo ufficio ed essere entrato nel vivo della sua formazione. Scopri cosa sta andando bene e in cosa potrebbe aver bisogno di aiuto e supporto.
  • Iniziare a fornire un feedback costante. Ottenere aggiornamenti dai colleghi che lavorano a stretto contatto con il neoassunto e fare uno sforzo per correggere la rotta, se necessario.
  • Incoraggiare l’indipendenza. Avete creato un ottimo processo di onboarding, supportato da un’ottima formazione e da un processo di valutazione e di preparazione – quindi ora è il momento di incoraggiarli a utilizzare in maniera autonoma questi strumenti.
  • Stabilire obiettivi di performance. Gli obiettivi non solo incoraggiano le buone prestazioni, ma anche l’impegno. Quindi, prima della prima revisione mensile programmata, assegnate alcuni obiettivi da realizzare entro i primi 3 mesi di lavoro.
  • Dare loro la prima valutazione delle prestazioni. Dopo 90 giorni, il vostro neoassunto dovrebbe raggiungere un livello decente di competenza. La revisione è un buon momento per valutare i loro punti di forza e di debolezza e per decidere se l’attuale programma di formazione soddisfa tutte le loro esigenze.

Come fare un Onboarding?

La formazione è una parte importante di qualsiasi processo di onboarding e definisce la base dell’ apprendimento che sarà fornito durante la carriera del dipendente. Vediamo come iniziare con la formazione dei nuovi assunti.

Passo 1. Costruire un programma di training per i neo assunti

Il contenuto di un programma di formazione per nuovi impiegati è flessibile, ma può essere generalmente suddiviso in due parti principali:

  • Formazione generale per tutti i nuovi assunti: Qui si possono includere moduli sulla cultura e la missione dell’azienda, il team di gestione principale, le regole importanti, i regolamenti, ecc.
  • Formazione specifica per un determinato ruolo dell’impiegato: Questo potrebbe includere una formazione di base sui processi e i sistemi fondamentali per una posizione specifica.

    Il punto chiave qui è che può essere dispendioso in termini di tempo e di costi l’inserimento e la formazione di ogni nuovo dipendente faccia a faccia. Questo è particolarmente vero se l’organizzazione è grande e il turnover è piuttosto alto. Questo è il motivo per cui molte organizzazioni spostano la formazione di onboarding aziendale o almeno una parte di questo processo online

Un training asincrono per i nuovi assunti che utilizzano l’apprendimento digitale ha molti vantaggi, in particolare il fatto che è disponibile su richiesta, quindi è possibile accedervi in qualsiasi momento. È anche riutilizzabile, il che significa creare un corso di formazione una volta sola e fornirlo a tutti i nuovi assunti, e personalizzabile, in modo da poter fare più versioni o percorsi per diversi tipi di dipendenti.

Ecco un esempio di un corso d’introduzione per tutti i nuovi assunti che arrivano in un’azienda: 

Esempio di un corso introduttivo
Tipo di contenutoCosa considerare
Video di benvenuto
  • Breve panoramica dell’azienda – la sua missione e alcuni dettagli di base sull’organizzazione
  • Descrizione chiara del ruolo del nuovo dipendente
  • Un caloroso benvenuto e congratulazioni per la nuova posizione da parte del CEO o del presidente
Corso introduttivo
sull’azienda
  • Storia dell’azienda
  • Missione e valori aziendali
  • Cultura aziendale
  • Personale dirigente
  • Panoramica dei prodotti/servizi forniti
  • Principali concorrenti sul mercato
Corso sulla conformità
  • Norme di condotta personale (anti-molestie, ecc.)
  • Azioni disciplinari avanzate
  • Sicurezza

Ora diamo un’occhiata a un esempio di un programma di onboarding aziendale di una settimana per le posizioni di vendita.

Esempio di un programma per le posizioni di vendita
Scopi ed obiettiviStudiare i passi del processo di vendita, imparare a prevedere e modellare i bisogni dei clienti, presentare i prodotti in termini di benefici per i clienti, gestire le obiezioni e concludere le vendite. Realizzare la prima vendita.
Conoscenze e competenzeConoscere le fasi del processo di vendita, le obiezioni, le domande e le risposte del Funnel e le tecniche di chiusura delle vendite. Sapere come e cosa dire dei concorrenti sul mercato, dei loro prodotti e dei loro punti di forza e di debolezza. Essere in grado di lavorare con la posta elettronica.
StrumentiModelli di proposte commerciali, registri delle chiamate, chat.

Corso online: “Caratteristiche, benefici e valori. Motivazione”. Corso online: “Identificazione del bisogno. Interrogazione a imbuto”. Corso online: “Gestione delle obiezioni”. Corso online: “Chiudere una vendita”.

CoachRyan Lewis, Responsabile Reparto Vendite
Controllo delle conoscenzeQuiz online: “Caratteristiche, benefici e valori.Motivazione”. Quiz online: “Identificazione del bisogno. Interrogazione a imbuto”. Quiz online: “Come gestire le obiezioni”. Quiz online: “Come chiudere una vendita”.

Valutazione faccia a faccia dei casi con il capo del dipartimento vendite / direttore delle vendite.

Decisione di spostare un dipendente in prova.

LibriLa sfida della vendita: Prendere il controllo della conversazione con i clienti”, di M. Dixon e B. Adamson
Piano di venditePiano applicato

Passo 2. Creare materiale didattico.

Se sei nuovo nella creazione di contenuti eLearning, costruire un corso di onboarding aziendale può sembrare un compito abbastanza impegnativo che richiede l’assunzione di uno sviluppatore di corsi professionali. Tuttavia, con i moderni strumenti di authoring puoi creare corsi online da solo. 

Per esempio, con iSpring Suite, puoi costruire corsi belli e coinvolgenti, anche senza un fondamento eLearning. Si tratta di un pacchetto di strumenti di creazione, disponibile in italiano, completo ma facile da usare che ti permette di creare corsi basati su slide, quiz, video di formazione e screencast, simulazioni di dialogo e moduli interattivi di microapprendimento. 

Ora diamo un’occhiata agli esempi di componenti di onboarding che possono essere creati con iSpring Suite e presentati come eLearning.

Video

Che ne dite di un benvenuto dall’aspetto professionale e un’introduzione all’azienda da parte del CEO o del presidente? Questo presenta un tocco personale che creerà una connessione con il dipendente e lo aiuterà a capire i valori e gli obiettivi della vostra azienda. 

Guardate come Pioneer Human Services, un’organizzazione no-profit che aiuta le persone a reintegrarsi nella società dopo il periodo di detenzione, accoglie i nuovi assunti:

Corso basato su slide

I corsi eLearning possono essere creati rapidamente e facilmente e poi trasmessi online. Sono ideali per approfondire argomenti come la cultura aziendale, la missione e i valori fondamentali. 

Per esempio, Forever Direct, il centro di distribuzione regionale di Forever Living Products, un’azienda americana di marketing che produce e commercializza prodotti di bellezza a base di aloe vera, ha creato il suo intero corso di introduzione per i nuovi assunti usando iSpring Suite. Questo corso copre alcuni argomenti chiave del primo giorno come i valori, le regole aziendali, le informazioni sulla sicurezza,la salute e la politica ambientale.

Programma di onboarding per i nuovi dipendenti di Forever Direct

Programma di onboarding per i nuovi dipendenti di Forever Direct

Quiz

Quando si assumono nuovi dipendenti, è cruciale controllare che le informazioni che si stanno fornendo siano corrette. Questo è particolarmente importante per le informazioni di conformità che possono essere soggette a leggi federali o statali. Il modo migliore per monitorare le conoscenze dei vostri dipendenti è tramite quiz e controlli di conoscenza.

Per esempio, Forever Direct, che abbiamo menzionato sopra, fornisce anche ai nuovi assunti un corso di formazione sulla conformità. Dopo aver finito il corso, i dipendenti devono fare un quiz.

Quiz di conformità creato con iSpring Suite

Quiz di conformità creato con iSpring Suite

Moduli interattivi

Un ‘interattivo’ è un componente eLearning con il quale l’utente interagisce o usando il suo mouse o scorrendo sullo schermo di un dispositivo. Queste possono essere lezioni discrete e brevi, o essere incluse in moduli più lunghi per aumentare il coinvolgimento e la memorizzazione delle nozioni. I moduli interattivi possono essere complessi e lunghi da creare manualmente, ma iSpring Suite li rende molto veloci e intuitivi con l’uso di modelli e strumenti di costruzione drag-and-drop.

Ecco alcuni esempi di micromoduli di onboarding coinvolgenti creati con iSpring:

Questo sistema interattivo permette ai nuovi impiegati di fare un tour dell’ufficio: 

Il modulo seguente mostra come l’azienda stava crescendo durante i diversi anni:

E questo fornisce ai nuovi assunti le risposte a molte domande frequenti:

Passo 3. Consegnare il contenuto ai tuoi dipendenti

Una volta che hai creato un corso, avrai bisogno di qualcosa per consegnarlo ai tuoi nuovi assunti. La soluzione ovvia è un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS), che è progettato per rendere questo processo il più semplice possibile. Con un LMS come iSpring Learn, è possibile creare e assegnare rapidamente un percorso di onboarding e impostare i corsi da consegnare ai nuovi assunti.

Un grande vantaggio è che i tuoi dipendenti possono accedere facilmente al training online in qualsiasi momento e luogo, e per un’esperienza mobile personalizzata, include un’app nativa che permette anche l’accesso offline ai corsi.

Le possibilità sono infinite e quando un LMS è combinato con uno strumento di creazione, questo vi darà davvero la flessibilità per creare programmi mixati incredibili.

Passo 4. Valutare e migliorare

Non ha senso creare e gestire un ottimo programma di onboarding se non si tiene traccia della sua efficacia. Niente è perfetto la prima volta, ma utilizzando le metriche del vostro LMS in combinazione con sondaggi e valutazioni, potete iniziare a misurare l’efficacia del vostro programma e implementare un processo di miglioramento continuo.

Le metriche chiave dell’LMS che vorrete tracciare dai vostri programmi di onboarding sono i tassi di superamento dei quiz, i tassi di completamento dei corsi e le percentuali di completamento. Quando li usi tutti, avrai una buona idea di quanto sia coinvolgente ed efficace il tuo programma.

Le sfide dell’onboarding e come superarle

Infine, diamo un’occhiata ad alcune delle sfide più comuni che si possono incontrare quando si sviluppa un programma di onboarding.

Sfida 1: Definire il ruolo del nuovo assunto

Un programma di orientamento è una componente chiave per un onboarding efficace, ma fornire ai nuovi dipendenti una comprensione realistica del loro ruolo può aiutarli ad adattarsi rapidamente e con fiducia. 

All’inizio del processo di inserimento, il nuovo dipendente dovrebbe ricevere una chiara descrizione di ciò che gli viene richiesto e di come dovrebbe procedere per raggiungere questi obiettivi. Al dipendente dovrebbe anche essere indicata la data in cui dovrebbe raggiungere questi obiettivi. 

Sfida 2: Coinvolgere il loro manager

Senza un manager che può occuparsi efficacemente dei nuovi assunti, il dipendente ha difficoltà a mettere in pratica ciò che ha imparato nel vostro programma di onboarding. In particolare, questo potrebbe significare cosa ci si aspetta da loro e cosa si aspettano loro dall’azienda. L’abbandono dei nuovi assunti può essere un significativo spreco di denaro con molti impatti sul business a discapito della produttività e delle risorse umane.

Per mitigare questo, i manager dovrebbero essere una parte integrante del processo di onboarding e avviare regolarmente colloqui informativi con i nuovi assunti durante i primi mesi di lavoro per condividere informazioni sull’azienda, il ruolo e la cultura, e aiutarli quando necessario. 

Sfida 3: adattarsi a una nuova cultura aziendale

A volte i nuovi dipendenti falliscono nelle loro nuove aziende a causa di uno scarso inserimento culturale. La cultura organizzativa è un argomento complesso a sé stante, ma il punto chiave da notare è che richiede una strategia che assicuri che i nuovi dipendenti imparino la cultura e la storia dell’azienda, e come questa giochi nel lavoro quotidiano dell’azienda. 

Come si fa? Beh, è fondamentale far sentire il dipendente emotivamente connesso all’azienda. Il processo di onboarding può essere visto come un esercizio iniziale di team-building. Il risultato auspicato è che i nuovi dipendenti si leghino ai loro colleghi nel modo più rapido possibile. Rendendo il processo di onboarding come una cosa personale, i nuovi assunti possono capire non solo qual è la cultura dell’azienda, ma come potersi inserire in essa e nel loro team.

Considerazioni finali

Questo è stato uno spaccato approfondito sull’onboarding dei nuovi dipendenti e speriamo che abbiate capito il significato e che abbiate appreso qualche suggerimento utile da utilizzare nei vostri programmi. Se volete saperne di più sull’onboarding aziendale, date un’occhiata a questi casi di studio per vedere come lo fanno Forever Direct, Acer e L’Oréal Adria-Balkan.

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