Formazione aziendale: cos’è e perché importante

In questo articolo tratteremo alcune delle questioni che interessano tutte le aziende che stanno per avviare delle attività di formazione aziendale e vogliono raggiungere dei risultati concreti. Cosa si intende per formazione aziendale? Quali tipi di corsi di formazione aziendale sono disponibili? A cosa serve la formazione aziendale e come fare formazione online? Cos’è un software per il training aziendale e qual è quello più adatto a te? Qui troverai le risposte a queste e ad altre domande scottanti.

Cos’è la formazione in azienda?

Fare formazione in azienda significa offrire ai dipendenti delle attività formative per acquisire le conoscenze e le competenze di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro ai più alti livelli. In genere, questa responsabilità è assunta dai team di Ricerca e Sviluppo del talento, nelle grandi aziende, e dal dipartimento delle Risorse umane nelle organizzazioni più piccole. Questi team hanno il compito di identificare i bisogni e gli obiettivi formativi, sviluppare un progetto di formazione e renderlo accessibile ai dipendenti.

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Quali sono i vantaggi della formazione professionale per l’azienda?

La formazione aziendale ha un’importanza cruciale nel raggiungere gli obiettivi di business di qualunque azienda. I tuoi dipendenti sono la chiave per il successo della tua attività, quindi, aiutarli a migliorare con la progettazione per competenze servirà anche a rafforzare i tuoi risultati di business. Ci sono almeno quattro buoni motivi che spiegano perché fare formazione aziendale è importante.

Maggiore efficienza

Con una progettazione per competenze che risponda ai bisogni dei dipendenti e ai tuoi obiettivi di training, la tua forza lavoro sarà più produttiva ed efficiente. Con il tempo, lo sviluppo di competenze aiuterà la crescita del business.

Maggiore motivazione

I programmi di training aziendale aiutano i singoli, i team e i dipartimenti a unirsi in un’unica struttura organizzativa. Quando i dipendenti sono consapevoli dell’impatto del proprio ruolo sulla missione e sugli obiettivi generali della propria azienda, sono anche in grado di creare un collegamento tra “il mio lavoro” e il “successo dell’azienda”.

Minore ricambio del personale

Diversi sondaggi hanno dimostrato che i giovani professionisti cercano qualcosa di più di un semplice aumento dello stipendio. I Millenial (di età compresa tra 22 e 37 anni) apprezzano particolarmente le aziende che offrono flessibilità, opportunità di sviluppo delle competenze professionali, obiettivi e uno scopo da raggiungere. Sono inclini a lasciare il lavoro se non si sentono soddisfatti del proprio ruolo.

La tendenza al job hop, letteralmente saltare da un lavoro all’altro in inglese, rappresenta un costo per i datori di lavoro. Uno studio recente di Gallup ha evidenziato che sostituire i dipendenti ha un costo pari almeno alla metà del compenso annuale di un singolo dipendente. Si può impedire questo ricambio del personale, quindi le aziende hanno degli incentivi finanziari nel coinvolgere e rendere più produttivi i dipendenti.

Creare una cultura aziendale

Dei corsi di formazione di qualità consentono di allineare i valori e la strategia di un’azienda. Quando un’azienda si spinge al di là della formazione di base, dimostra di riconoscere l’importanza dell’investimento nel personale sul lungo periodo. Un programma di training completo invia un messaggio specifico ai dipendenti, vale a dire “Siete importanti per noi”.

Progetto di formazione aziendale: le diverse tipologie

Le aziende possono adottare diverse tipologie di programmi di formazione aziendale, a seconda delle dimensioni, degli obiettivi e delle specificità del proprio business. Ecco un elenco dei più comuni programmi di training aziendale:

1. Inserimento e orientamento

Questa modalità di formazione inizia subito dopo l’arrivo di nuovi dipendenti sul posto di lavoro e continua fino a quando non sono in grado di svolgere il proprio lavoro in autonomia. Lo scopo principale dell’onboarding è quello di semplificare l’adattamento dei nuovi dipendenti ai processi dell’azienda, aiutandoli a prendere confidenza con gli strumenti di lavoro e a raggiungere gli obiettivi produttivi rapidamente.

Il programma di inserimento aziendale è piuttosto flessibile, ma generalmente, si divide in due parti principali:

• Corsi di formazione per tutti i neoassunti. Fornisce informazioni generali sull’azienda e su quali sono la storia, la mission, la visione e i valori aziendali, insieme alle politiche e ai regolamenti interni.
• Corsi di formazione specifici per una posizione ricoperta. Questo tipo di training si focalizza sullo sviluppo delle conoscenze e delle competenze di base che un nuovo dipendente deve acquisire per occupare una certa posizione. Spesso assume il carattere di formazione interna aziendale: sarà un dipendente più esperto a formare il nuovo arrivato sul campo, mostrandogli gli strumenti del proprio lavoro.

2. Compliance aziendale

La compliance aziendale viene spesso inserita nei programmi di onboarding ed è obbligatoria per legge. In genere, si tratta di un progetto di formazione formale incentrato sulle politiche e sulle regole che consentono ai dipendenti e ai datori di lavoro di proteggersi dai rischi sul posto di lavoro e dalle violazioni della legge.

Queste politiche e procedure sono legate a un lavoro e a un settore specifici. La sede dell’azienda potrebbe influire sui requisiti per la conformità aziendale e, di conseguenza, sui corsi di formazione forniti al personale. Per esempio, la formazione sulla conformità potrebbe includere un progetto di formazione sul rispetto dell’etica aziendale, la sicurezza antincendio, la protezione dei dati personali e la sicurezza informatica.

3. Formazione sulle competenze tecniche

Anche per i dipendenti più professionali c’è sempre uno spazio di miglioramento con i corsi di formazione. Le competenze tecniche sono al centro della progettazione per competenze perché rappresentano le nozioni essenziali che permettono ai dipendenti di svolgere il proprio ruolo in modo ancora più professionale. Per esempio, un grafico con una padronanza di Photoshop può spingersi oltre imparando a lavorare con altre applicazioni per il design; oppure un programmatore che è già un ottimo utilizzatore dei linguaggi CSS e JavaScript, può imparare a programmare in Python. I dipendenti hanno bisogno di attività di formazione su base regolare per tenersi aggiornati sugli ultimi sviluppi.

4. Formazione sulle competenze trasversali

Il modo in cui si comportano i tuoi dipendenti è importante tanto quanto ciò che sanno. Ecco perché non bisogna sottovalutare la formazione sulle competenze trasversali o soft skill. Alcuni studi hanno dimostrato che i dipendenti che possiedono una padronanza delle competenze trasversali possono influire positivamente sul successo del business e aumentare il ROI, ritorno sull’investimento.

Le soft skill sono collegate alle relazioni interpersonali e includono competenze come le capacità decisionale, di comunicazione e risoluzione dei problemi. Queste competenze aiutano i dipendenti a interagire in modo efficace e armonioso con i colleghi e i clienti. Sono importanti per acquisire nuovi utenti, migliorare il servizio clienti e creare un team solido.

5. Formazione sui prodotti

La formazione sul prodotto offre delle competenze con cui i membri del tuo team comprendono appieno la tua offerta e sanno riportala ai clienti parlando con sicurezza di funzionalità, vantaggi, utilizzi e costi. Questa tipologia di training viene spesso inclusa nei programmi di inserimento per i neoassunti. Può essere utile anche per i dipendenti che hanno bisogno di ripassare la conoscenza dei prodotti e servizi dell’azienda. I corsi di formazione vengono realizzati quando viene introdotta una nuova funzionalità o un nuovo prodotto per fare in modo che il personale sia sempre aggiornato.

Un buon corso di formazione sui prodotti è un modo sicuro per migliorare i dati aziendali relativi alle vendite e alla soddisfazione del cliente.

Come organizzare la formazione aziendale

In che modo un datore di lavoro può creare un programma di training di alta qualità adatto a tutti i dipendenti? I migliori corsi di formazione in azienda sono quelli messi a disposizione dei dipendenti al momento del bisogno. Questo, ad esempio, è realizzabile con le piattaforme LMS come iSpring Learn. La formazione aziendale dovrebbe essere resa disponibile a richiesta ed essere erogata in una varietà di modi. Ti suggeriamo di testare una versione trial di 30 giorni di iSpring Learn LMS per iniziare la formazione online nella tua azienda.

Ecco quattro comuni tipologie di training aziendale che puoi usare nella tua impresa. Vediamo cosa contraddistingue le diverse tecniche di formazione e quali sono i vantaggi e gli inconvenienti di ognuna.

1. Formazione guidata da formatore in aula

La formazione tradizionale in aula è per definizione “la vecchia scuola” dell’apprendimento. E non è destinata a scomparire, in un futuro prossimo. Secondo un sondaggio realizzato da Training magazine, il 32% delle organizzazioni sa a cosa serve la formazione in aula: erogare un terzo dei corsi di formazione aziendale.

2. Formazione guidata da formatore in una classe virtuale (VILT)

La formazione guidata da formatore in una classe virtuale porta la formazione tradizionale nel XXI secolo, spostando la classe sulla rete. I software per la classe virtuale consentono ai formatori di offrire videolezioni, mostrare video, suddividere la classe in gruppi di lavoro, guidare dibattiti e osservare le prestazioni di ogni studente. Le sessioni virtuali possono essere registrate ed essere visualizzate in un secondo momento per il ripasso.

3. Apprendimento online

L’apprendimento online è diventato la norma nella formazione aziendale. Nel periodo 2002-2018 l’uso della formazione online nelle aziende è cresciuto del 900%. Il termine “apprendimento online” incude qualunque tipo di prodotto formativo: dai moduli di eLearning o microlearning ai giochi, dalle valutazioni alle attività formative, dai video ai pannelli di discussione.

I materiali di supporto, come le guide pratiche e i documenti formativi, possono essere salvati in formato PDF per creare contenuti digitali e accessibili per gli studenti.

4. Formazione mista

Un approccio di blended learning inserisce nello stesso programma la formazione in aula e l’apprendimento online. Riunire queste due tecniche di formazione può creare un’esperienza di apprendimento che trae il meglio da ciascuna metodologia.

Come avviare la formazione online

La prima cosa da fare è definire i tuoi bisogni e le tue aspettative generali, impostare gli obiettivi formativi e identificare il tuo pubblico. In questo caso, è un’ottima idea fare delle domande che saranno la base di quella che viene chiamata un’analisi dei bisogni formativi.

Una volta che avrai il quadro generale dei tuoi bisogni e che avrai impostato i tuoi obiettivi, potrai focalizzarti sul programma e sui dettagli del corso. Includi i risultati della tua ricerca in un piano di azione per la formazione aziendale specificando la tua visione, i tuoi desideri e obiettivi formativi.

È anche importante consultare il tuo reparto IT per vedere di quali software hai bisogno per avviare un progetto eLearning.

Come scegliere un software per la formazione online

Avrai bisogno di una serie di strumenti per ideare e sviluppare i tuoi progetti di formazione e semplificare la gestione della formazione aziendale. Diamo un’occhiata ai software di base utili per muovere i primi passi.

Learning management system

Un learning management system (LMS) è una piattaforma per la gestione della formazione. Un LMS è un sistema ben organizzato che consente di:

• Gestire e archiviare i corsi;
• Fornire agli studenti l’accesso ai contenuti;
• Assegnare, erogare e tracciare i risultati;

Pensa al tuo LMS come alla torre di controllo per tutti i corsi di formazione della tua azienda. Un LMS aziendale dovrebbe consentirti di aggiornare i corsi velocemente e facilmente, fornendo, allo stesso tempo, potenti funzioni di tracciamento e reportistica.

Strumento di authoring

Mettiamo che tu abbia già un LMS per la gestione della formazione aziendale. Che ne è dei contenuti formativi? Se stai pensando di creare corsi online in azienda, avrai anche bisogno di uno strumento per la generazione di contenuti.

Gli strumenti di authoring generalmente vengono offerti come pacchetto o “suite” di strumenti per creare una varietà di contenuti eLearning, dai corsi semplici alle interazioni, dalle valutazioni ai video, ai giochi. Questi strumenti sono diversi per complessità e facilità di utilizzo.

Se non hai esperienza con la formazione online, è probabile che tu scelga uno strumento di authoring con un design semplice e un’interfaccia user-friendly.

Ad esempio, con iSpring Suite, tutti possono iniziare a realizzare corsi online immediatamente, senza avere alcuna esperienza pregressa. Inoltre, con questo toolkit per creare corsi puoi generare diversi tipi di contenuti eLearning come i corsi basati su diapositive, i quiz, i video tutorial, le simulazioni di conversazioni e le interazioni.

Ecco l’aspetto di un corso eLearning creato con iSpring Suite:

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Come migliorare la formazione aziendale online con iSpring

Ci piacerebbe offrirti alcuni suggerimenti per rendere la tua formazione aziendale ancora più efficace usando iSpring Learn LMS e il toolkit per creare corsi iSpring Suite.

Suggerimento 1: aggiungi dei percorsi formativi personalizzati

Usa dei test di base per misurare le competenze che ciascun neoassunto già possiede. Se un dipendente riesce a provare con successo la propria conoscenza, puoi indicare come “superato” il corso di formazione in questione. Ciò consentirà ai tuoi dipendenti di usare il tempo da dedicare alla formazione per sviluppare nuove competenze, invece di ripetere ciò che già sanno.

Con iSpring Learn puoi anche creare dei percorsi formativi personalizzati usando un mix di diversi contenuti. Puoi creare una combinazione di diversi corsi, quiz, video tutorial e altri materiali dando vita a un corso unico e specificando se l’ordine dei capitoli è fisso o flessibile. Puoi anche impostare le date e le condizioni di completamento per i capitoli e i corsi.

Percorsi formativi in iSpring Learn LMS

Suggerimento 2: organizza dei webinar

Sei pronto a rendere la tua aula virtuale? Un LMS che ti permette di tenere dei webinar semplifica la pianificazione di eventi formativi dal vivo, l’invito degli studenti e il tracciamento della loro partecipazione.

Per quanto riguarda iSpring Learn LMS, prevede l’integrazione delle riunioni online di Zoom. I webinar possono essere condotti da quasi tutti i computer o i tablet connessi a internet, direttamente dal proprio account iSpring. Durante la sessione, puoi condividere presentazioni PowerPoint, video, schermate e persino fare dei sondaggi per ottenere un feedback istantaneo dai tuoi dipendenti.

Webinar in iSpring Learn LMS

Suggerimento 3: offri un certificato formativo

I programmi di certificazione dell’apprendimento sono un ottimo modo per riconoscere dei risultati personali. Possono anche fare la differenza nell’avanzamento di carriera.

Con iSpring Learn puoi impostare i parametri per ogni tipo di programma di certificazione. Quando uno studente completa con successo tutte le attività del programma, la piattaforma LMS genera in automatico un certificato con il nome dello studente. Puoi anche personalizzare un certificato con il tuo marchio di proprietà e caricare il tuo modello in iSpring Learn.

Un esempio di certificato di completamento di un corso

Suggerimento 4: crea un mix di diverse esperienze di apprendimento

Gli studenti di oggi si aspettano che i loro corsi siano qualcosa di più di semplici lezioni e testi. Nel delineare la struttura del programma dei corsi, pensa a come puoi usare diversi tipi di contenuti per coinvolgere i tuoi studenti. Usa iSpring Suite per includere elementi come:

• Un breve video per dare il benvenuto agli studenti;
• Guide pratiche e manuali sotto forma di e-book;
• Un gioco interattivo per valutare il livello di competenza di base degli studenti;
•  Un modulo o una lezione in modalità eLearning;
•  Un tutorial con una dimostrazione passo passo di un processo o una procedura;
• Un’attività pratica, un gioco o una dimostrazione di competenze;
• Una valutazione finale.

Suggerimento 5: rendi l’apprendimento un gioco

L’idea di inserire elementi di gioco nella formazione è da tempo dibattuta tra gli instructional designer. Un’esperienza di apprendimento ben costruita sul gioco, sfida gli studenti tramite il coinvolgimento e l’interazione.

iSpring Suite può trasformare le tue presentazioni PowerPoint esistenti in giochi con domande e interazioni personalizzate.

Suggerimento 6: metti alla prova le competenze comunicative del tuo team

Questo aspetto è di fondamentale importanza se intendi formare il personale addetto al servizio clienti e alle vendite. Con iSpring Suite puoi creare simulazioni di conversazioni realistiche con scenari ramificati, valutazioni, personaggi e location tratti dalla vita reale.

Ecco come appare una simulazione di dialoghi:

Conclusioni

Ci auguriamo che questo articolo abbia risposto alla maggior parte delle tue domande. Se hai altre domande sulla formazione aziendale, inseriscile nella sezione commenti qui sotto e saremo felici di aiutarti a trovare le risposte.