Organigramma aziendale: ruoli e funzioni

Avere una chiara visione della gerarchia aziendale è fondamentale per poter organizzare il lavoro correttamente. È ovvero necessario disporre di un organigramma aziendale con ruoli e funzioni ben specificati da usare come strumento per analizzare le relazioni gerarchiche e ogni risorsa a disposizione della azienda.

In questo articolo vedremo quindi il significato di organigramma aziendale, come fare un organigramma aziendale e come si possono organizzare degli organigrammi per una migliore gestione della forza lavoro grazie a degli strumenti per creare un organigramma e gestirlo efficacemente.

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Organigramma aziendale: significato

Iniziamo vedendo una definizione di organigramma aziendale, per chiarire di cosa stiamo parlando. Gli organigrammi non sono altro se non una rappresentazione grafica all’interno della quale viene messa in mostra la struttura della compagnia. Ancora più specificatamente, un organigramma aziendale è come un fac simile dell’azienda che permette di vedere chiaramente quali sono i reparti, così come le varie funzioni svolte dai lavoratori, con relative responsabilità. Inoltre, è possibile vedere le relazioni gerarchiche tra i vari ruoli e i vari reparti.

L’organigramma aziendale per una piccola impresa o una grande compagnia è lo strumento migliore per comprendere rapidamente come il lavoro all’interno dell’azienda è strutturato, chi ha certe responsabilità e chi risponde a chi. Non si tratta ovviamente solo di uno schema ma è uno strumento fondamentale per facilitare la gestione delle risorse umane, così come definire più facilmente una pianificazione strategica e rafforzare la comunicazione interna. È utile a tutti i livelli, ovvero sia per i responsabili che hanno bisogno di prendere decisioni con una chiara visione della struttura organizzativa della compagnia, sia per i nuovi assunti che devono comprendere come è gestita. Inoltre, creare un organigramma semplificato e pubblicarlo sui siti della compagnia è utile per rendere chiaro all’esterno come è strutturata all’interno.

L’organigramma aziendale è inoltre uno strumento utilizzato da quasi due secoli, visto che i primi organigrammi risalgono alla metà del 1800, all’incirca. Uno dei primi esempi di organigramma aziendale venne creato da Daniel McCallum, un ingegnere che lavorava per la compagnia Erie Railroad, un business ferroviario enorme e molto disorganizzato. Le prestazioni della compagnia erano limitate dalla pessima gestione interna e McCallum ha così realizzato un diagramma che portasse ordine, focalizzandosi particolarmente sulla suddivisione delle responsabilità e su una più chiara comunicazione dei ruoli e della struttura complessiva della forza lavoro.

La storia degli organigrammi continua alcuni decenni dopo, nel 1917, per definire la struttura della Computing-Tabulating-Recording Company (CTR): si trattava di un grafico che mostrava le varie sezioni, con relative funzioni, con anche una suddivisione geografica. CTR è poi diventato IBM e fino agli anni ’50 questo organigramma della struttura delle aziende è rimasto il principale nell’industria.

Un nuovo uso degli organigrammi è stato proposto poi negli anni ’60, con una struttura basata sulla categoria di prodotto realizzata e dai processi interni delle varie realtà dell’azienda, che per maggiore efficienza lavoravano indipendentemente (a discapito della comunicazione delle informazioni, spesso).

Negli anni ’70, invece, tutte le aziende facevano un fac simile di organigramma aziendale a matrice: questo esempio di struttura organizzativa si è poi evoluto in strutture orizzontali per lavorare sull’autonomia e sull’indipendenza delle sezioni e dei relativi processi interni.

Vari tipi di organigramma aziendale 

Ovviamente esistono svariati tipologie di organigrammi, ovvero vari tipi di modelli che mostrano la struttura delle risorse umane con differenti modalità e permettono una lettura della realtà lavorativa personalizzata.

Due dei tipi più comuni di organigrammi sono quello funzionale e quello divisionale. Vediamone le caratteristiche principali.

Funzionale

Una tipologia di struttura utilizzata per mostrare le informazioni tramite gli organigrammi è quella funzionale. Si tratta di un formato molto tradizionale che mette in mostra come l’azienda sia suddivisa in termini di funzioni specifiche (alcuni esempi possono essere vendite, marketing, risorse umane…). All’interno di ogni area, è reso chiaro chi ha la responsabilità di ogni dipendente.

Tra i vantaggi di questa suddivisione vi è il fatto che gli organigrammi risultano molto specializzati, ovvero vi è una chiarissima visione di come sono organizzate in singoli reparti (e questo aiuta a ottimizzare ogni progetto lavorativo) ma al tempo stesso non è chiaro in quali modalità i vari reparti collaborano tra loro (rendendo più complicato gestire compiti cross-sezionali e rallentando il flusso del lavoro).

Per questi motivi, gli organigrammi funzionali sono perfetti per realtà lavorative solide che hanno un’offerta uniforme.

Divisionale

Gli organigrammi divisionali sono pensati per quelle aziende che hanno una struttura che si divide in gruppi semiautonomi, legate alla tipologia di prodotto offerto oppure all’area geografica nella quale operano.

Ogni parte dell’azienda viene suddivisa nelle proprie funzioni (marketing, vendite…) e rende chiaro come le varie sezioni della compagnia funzionano in sé e per sé. Mostrare l’azienda con questi tipi di organigrammi è utile per notare anche le possibili ridondanze, con una serie di uffici separati che si occupano di compiti simili e può suggerire dove è possibile modificare la gestione delle risorse umane.

Ruoli in un organigramma aziendale

Quando si organizzano degli organigrammi, è ovviamente necessario avere una ben chiara comprensione dei ruoli e delle relazioni tra essi all’interno della struttura organizzativa.

In generale, quando si creano degli organigrammi è necessario ragionare sul fatto che i ruoli saranno divisi in queste categorie.

Consiglio di Amministrazione

La parte più elevata degli organigrammi è tendenzialmente quella occupata dal Consiglio di Amministrazione, che si occupa di norma di definire la visione dell’azienda così che ci sia una chiara strategia sul lungo termine.

Il Consiglio di Amministrazione si occupa anche di scegliere chi si occupa delle varie macro sezioni della compagnia.

Direzione generale

All’intero della struttura amministrativa, sotto il Consiglio di Amministrazione vi è di norma la Direzione Generale, solitamente espressa nel ruolo del CEO (Amministratore Delegato).

Si tratta della figura operativa col ruolo più importante all’interno dell’azienda e svolge da collegamento tra il Consiglio e vari dipartimenti.

Dipartimenti

Gli organigrammi devono poi dare un quadro generale delle gerarchie dei dipartimenti, specificando quali sono e come le risorse all’interno sono suddivise. Di norma le divisioni di una azienda sono le Risorse Umane, il dipartimento vendite, l’area marketing, la sezione logistica e via dicendo.

Ruoli

Il passaggio finale del creare la struttura degli organigrammi è definire i singoli ruoli dei lavoratori, così da definire chiaramente le gerarchie dei reparti. Di norma ci si aspetta che creare un organigramma renda chiaro chi ha la responsabilità di ogni progetto o dei reparti, così come dare una guida su chi siano i lavoratori specifici di ogni parte della compagnia.

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Gerarchia aziendale: esempi 

Arrivati a questo punto abbiamo una idea di cosa sia un organigramma aziendale per la vostra organizzazione e abbiamo capito quali persone possono essere inserite, in termini di ruoli dei dipendenti e struttura dei team.

Nel prepararsi a creare un diagramma per la vostra azienda, però, è prima necessario decidere esattamente quale si adatta al meglio alla vostra struttura e ai vostri scopi.

Ricordando anche che è possibile – anzi, alle volte consigliato – avere più tipi di organigrammi aziendali, è necessario scegliere i modelli di organigramma aziendale corretti e più efficaci. Quali sono però i tipi di organigramma aziendale che possiamo scegliere.

Ve ne sono tre: la struttura organizzativa gerarchica, la struttura organizzativa piatta e la struttura organizzativa a matrice. Queste tipologie di organigramma aziendale hanno caratteristiche proprie e ora vogliamo indicarvi quali sono le unicità che le contraddistinguono e quali vantaggi e svantaggi possono avere.

1. Struttura organizzativa gerarchica

Partiamo con la struttura gerarchica. Si tratta di un diagramma molto utilizzato e alle volte viene chiamato anche semplicemente “Grafico delle gerarchie” per vedere le relazioni gerarchiche dei lavoratori coinvolti nei processi interni.

Visivamente, potete immaginare la struttura elementare di un organigramma a gerarchia una sorta di schema a piramide (detta piramide gerarchica aziendale). Una singola persona o un gruppo ristretto si trova in cima e l’intera organizzazione si trova al di sotto. Di norma questo tipo di organigramma viene usato da una azienda che ha una linea di comando molto chiara.

In questo tipo di struttura è sempre ovvio a chi ogni persona debba fare riferimento e quale sia la loro distribuzione. Tutti hanno un proprio responsabile al quale fare rapporto, salendo man mano di livello fino ad arrivare ai dirigenti e all’amministratore delegato o al proprietario dell’azienda.

Se una compagnia è nettamente divisa in sezioni che non comunicano molto tra loro, la gerarchia si dividerà in rami completamente indipendenti, con la propria struttura interna. Una grande azienda può ritrovarsi creare un organigramma aziendale molto complesso, quindi è anche possibile realizzarne svariati per poterli navigare con più chiarezza, vedendo ogni elemento, tutti i ruoli, le relazioni tra essi e la loro distribuzione. È fondamentale soprattutto se avete necessità di metterli su carta.

Il vantaggio di una struttura organizzativa gerarchica è legato al fatto che è molto chiaro chi ha certe responsabilità e chi deve occuparsi di supportare e guidare certi dipendenti. Ogni team è ben strutturato ed è ovvio come si posiziona nella azienda.

Questo rende più semplice far sì che ogni divisione aumenti la propria produttività e aiuta nel posizionare al meglio nuovi dipendenti e vedere in che reparto la vostra azienda sia carente di risorse umane.

Il problema è che si tratta per forza di cose di organigrammi molto rigidi. Non sempre focalizzarsi molto sulla gerarchia è utile e alle volte può impedire di comprendere come i vari team, anche lontani tra loro, siano in realtà interconnessi, come la loro collaborazione abbia un impatto e su quali prodotti stiano lavorando.

Inoltre, una struttura gerarchica pone l’accento sulla necessità di fare sempre riferimento a qualcun altro per prendere una decisione definitiva e rallenta così i processi decisionali e il tempo di risposta nella comunicazione tra le varie linee di comando.

In alcuni casi è bene che certe decisioni siano unicamente in mano a specifiche persone che non dovranno focalizzarsi troppo su chi si trova sopra di loro, così da agire direttamente e risolvere i problemi più rapidamente senza perdere troppo tempo nella comunicazione.

2. Modelli di organigramma aziendale a struttura organizzativa piatta

Se il funzionamento delle vostre organizzazioni è diverso dalla tipica attività divisa in chiari livelli e l’organigramma aziendale gerarchico non fa affatto per voi, allora potete provare qualcosa di ben diverso.

Parliamo dell’organigramma orizzontale, detto anche a struttura organizzativa piatta. In questo tipo di organigrammi lo scopo è la rappresentazione equa di ogni persona presente all’interno della impresa.

In maniera molto diversa da una classica gerarchia, le aziende che beneficiano di una struttura piatta sono composte da varie unità lavorative che sono uguali tra loro in termini di responsabilità e di potere decisionale. Tutte le risorse umane a lavoro sono in collaborazione continua e non c’è qualcuno che deve prendere tutte le decisioni finali.

Con questa rappresentazione ci si focalizza non solo sulla collaborazione ma anche sulla comunicazione orizzontale. Se tutti sono pari, le scelte si possono prendere assieme senza che vi sia un vero ordine dall’alto.

Le aziende che optano per questo tipo di gestione possono ovviamente avere dei dirigenti, ma il loro obiettivo non è prendere ogni decisione, quanto più di guidare e dare una direzione, sostenendo dinamicamente dove è necessario.

Le aziende che sfruttano una struttura piatta sono più flessibili e si possono adattare ai cambiamenti più facilmente, perché le decisioni possono essere prese da più persone.

A livello visivo, questi organigrammi vengono strutturati in base alle competenze delle risorse umane. I dipendenti vengono raggruppati in base alla loro specializzazione così da vedere chiaramente quali sono le risorse – in termini di conoscenze e abilità pratiche – dell’azienda, senza però affermare che qualcuno è meno importante di qualcun altro.

3. Organigramma a matrice della forza lavoro

Un organigramma aziendale a matrice nasce come variante dell’organigramma gerarchico-funzionale, fuso con un organigramma noto come “divisionale”. Quest’ultimo è un diagramma che si focalizza sulle divisioni, ed è utile quando ci sono moltissimi dipendenti divisi in chiari team.

Il problema di un organigramma divisionale è che impedisce di vedere in che modo i singoli team sono collegati tra loro, anche nel caso nel quale agiscano separatamente la maggior parte del tempo. Se un semplice organigramma gerarchico non fa per voi perché non mostra chiaramente come le varie persone siano divise tra i progetti in produzione e le dimensioni degli stessi, la scelta migliore spesso è optare direttamente per degli organigrammi a matrice per la vostra attività, così da ottenere i vantaggi di quest’ultimo senza gli svantaggi di quello divisionale.

Vediamo però nel dettaglio ogni elemento distintivo di questa modalità di rappresentazione dell’organigramma a matrice. Prima di tutto, si tratta di un modello di organigramma che si sviluppa sia in verticale – come quello gerarchico – che in orizzontale.

Un organigramma a matrice è molto utile per mostrare che nella azienda ci sono più team, ma i vari membri del team possono occuparsi di diversi progetti, in collaborazione col personale di altri team della organizzazione.

Ad esempio, una compagnia che crea videogiochi può avere un team di grafici, uno di programmatori e vari produttori che si spostano di progetto in progetto nel corso del tempo. Mostrarli categorizzati per divisione non rende chiaro a cosa stanno lavorando. Serve capire in che sezione si trovano ma anche di quale progetto si stanno occupando.

In un organigramma a matrice, in verticale si posiziona ogni reparto della attività e in orizzontale vengono suddivisi i progetti, in modo tale che sia chiaro da che team proviene ogni persona, ma al tempo stesso su quali prodotti sta lavorando. Un organigramma gerarchico o divisionale invece mostrerebbe tutti separati in blocchi troppo distinti.

Ovviamente l’organigramma a matrice tende a cambiare spesso, nel momento in cui le persone a lavoro vengono riposizionate su altri progetti. La forma della azienda cambia su più livelli al proprio interno regolarmente. Per questo motivo è assolutamente fondamentale gestire un organigramma aziendale in formato digitale con un programma dedicato che semplifichi il lavoro delle organizzazioni.

Сome fare un organigramma aziendale?

Ora abbiamo una chiara visualizzazione di qual è il risultato finale di un buon organigramma commerciale della azienda, ma ora è arrivato il momento di capire chiaramente come poterlo creare. Tutto chiaramente dipende dallo strumento che viene utilizzato.

Molti software, soprattutto quelli gratuiti, hanno una serie di limiti pratici e chiedono di realizzare manualmente lo schema dell’organigramma aziendale, lavorando sui colori, sulle linee, le dimensioni, realizzando riquadri e non solo. Inoltre, una volta realizzato, il modello è fisso e se si vuole modificarlo alle volte è necessario ricrearlo completamente da capo.

Per le aziende che hanno più di una manciata di dipendenti e che spesso introducono o allontanano lavoratori e collaboratori, rischia di diventare più complicato che utile avere un organigramma dei dipendenti o, peggio ancora, più di una categoria di organigrammi diversi che adempiono a scopi diversi, come viene fatto con l’organigramma di aziende famose.

Per fortuna vi è una soluzione: realizzare un organigramma della organizzazione aziendale modificabile e dinamico in pochi click, che si genera in automatico sulla base delle informazioni precedentemente inserite all’interno degli strumenti di lavoro.

iSpring LMS: lo strumento per creare un modello di organigramma aziendale semplice

Uno strumento per raggiungere questo risultato è iSpring LMS, una piattaforma LMS (Sistema di gestione dell’apprendimento) con tante funzioni utili.

Come potrai vedere prenotando una demo o iniziando i 30 giorni di prova gratuita, iSpring LMS include una funzione per generare un organigramma molto rapidamente e semplicemente. Vediamo quali sono i passaggi.

Una volta aperto il programma, per creare un organigramma dovete andare nella sezione impostazioni che trova in basso a sinistra. Lì vi è il menù Opzioni aggiuntive con la funzione Organigramma.

Una volta selezionata, dovete scegliere la voce Abilita in alto a destra (pulsante verde). Ora avete accesso al vostro organigramma aziendale completo realizzato in base agli account che sono stati aggiunti all’interno di iSpring LMS.

Chiaramente è prima necessario creare gli account del personale e definire il loro ruolo, ma il vero e proprio organigramma sarà realizzato in modo automatico. Questo semplifica la gestione dei modelli degli organigrammi di momento in momento.

Non dovrete a ogni nuovo dipendente o collaboratore aggiungere nuove informazioni agli organigrammi, in quanto i processi automatici di iSpring LMS aggiorneranno in solitaria l’organigramma aziendale della organizzazione, rendendo chiari i ruoli, le responsabilità, le relazioni tra i lavoratori e dando rapido accesso a tutte le informazioni fondamentali.

Come personalizzare l’organigramma aziendale con iSpring LMS

Il programma di gestione dell’apprendimento permette inoltre di visualizzare il vostro organigramma come un diagramma o come una lista, a seconda del template di organigramma che preferite.

Ci sono poi tutta una serie di impostazioni per personalizzare il vostro organigramma dell’impresa con gli strumenti di iSpring LMS: potete escludere certi dipartimenti dallo schema della organizzazione aziendale, oppure fare in modo che alcuni collaboratori non vi abbiano accesso.

In maniera più specifica, potete selezionare quali informazioni saranno visualizzate: il nome è obbligatorio, ma potete mostrare o nascondere il contatto email, il contatto telefonico dei dipendenti, il ruolo lavorativo, il supervisore o manager diretto che ha la responsabilità su quei dipendenti.

Con lo strumento di lavoro di iSpring LMS avete anche controllo sul colore dei dipartimenti, così che il modello di organigramma in automatico raduni le persone di una certa sezione o certe mansioni con un solo colore e renda più chiaro l’organigramma aziendale. Si possono impostare schemi del personale orizzontali a livelli o verticali a linee con un solo click.

L’organigramma aziendale creato con lo strumento di iSpring LMS permette in un click di accedere a un manager, vedere chi fa parte della sua area e ancora più precisamente analizzare il profilo di ogni singolo dipendente con tutte le informazioni necessarie.

Si tratta di un modo dinamico per approfondire la struttura dell’azienda e avere tutte le informazioni a portata, automaticamente organizzate e sempre aggiornate senza dover ricreare l’organigramma aziendale manualmente a ogni piccola modifica. La gestione dei team risulta così molto più semplice.

Ci sono anche funzioni di filtraggio negli organigrammi, così da poter trovare direttamente i dipendenti di cui si ha bisogno, senza dover navigare l’intero organigramma passando attraverso ogni singolo gruppo.

Infine, se gradite avere queste informazioni esternamente al programma, potete salvare gli organigrammi come immagine PNG e anche stampare lo schema così da conservarlo o condividerlo in formato cartaceo.

iSpring LMS, le tante funzioni utili dell’LMS per le risorse umane

iSpring LMS non è solo uno strumento per realizzare un organigramma aziendale: è utile anche come strumento per guidare la formazione, far crescere la propria compagnia e ottimizzare i risultati avendo un solo spazio dove gestire l’onboarding, valutare i dipendenti e ottenere report dettagliati dei loro risultati.

La comodità di questa piattaforma di gestione della formazione è legata al supporto dell’automazione di svariati processi: in modo automatico permette di gestire la registrazione ai corsi, l’assegnazione di certificati per il completamento di corsi e l’invio di report. Questi ultimi possono essere programmati per includere tanti dettagli utili sui risultati della forza lavoro di ogni reparto.

Se agite a livello internazionale o avete collaboratori che parlano altre lingue, iSpring LMS viene in vostro aiuto perché l’interfaccia è multilingua, oltre a essere pensata per la massima facilità di utilizzo, sia dal lato utente che per chi ha il controllo del sistema. La potete anche personalizzare per far sì che abbia lo stile della vostra azienda o attività.

Include un tool per le chat e sezioni commenti, così che gli studenti possano a più livelli lasciare il proprio feedback e comunicare con i formatori in modo semplice.

La piattaforma può essere utilizzata sia da browser che da mobile, sia tramite smartphone che tablet, e supporta anche la navigazione dei contenuti offline: i lavoratori potranno formarsi in qualsiasi luogo e momento con iSpring LMS.

Infine, sappiate che se doveste avere problemi nell’utilizzo di iSpring LMS, sia per la creazione di organigrammi che per altro, potrete facilmente richiede supporto all’assistenza visto che è attiva 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

Conclusione

In questo nostro articolo guida abbiamo visto nel dettaglio tutte le informazioni su cosa sia un organigramma della organizzazione aziendale, così come una definizione e degli esempi di costruzione di un organigramma aziendale.

Abbiamo analizzato le tipologie delle strutture di questo modello di rappresentazione per la vostra impresa, vedendo come occuparsi della sua creazione usando comodi strumenti di gestione come iSpring LMS (disponibile con 30 giorni di prova gratuita, tramite questo link) e abbiamo analizzato quali tipologie di ruoli lavorativi possono essere inseriti, sempre a seconda di qual’è lo scopo finale del vostro diagramma.

Utilizzando queste informazioni come punto di riferimento, puoi scoprire tutte le funzionalità con una demo e poi iniziare a creare il tuo organigramma aziendale con ruoli e funzioni per guidare la crescita delle tue organizzazioni di piccole o grandi dimensioni.

FAQ

Quali sono i 3 modelli organizzativi aziendali?

I tre più comuni e utilizzati modelli organizzativi aziendali sono quelli funzionali, divisionali e a matrice. Sono pensati per definire la gerarchia dell’azienda, così come il flusso di comunicazione tra i lavoratori, i piani di lavoro e come sono suddivise le responsabilità.