Progettazione della formazione: definizione e guida

La progettazione della formazione è oggigiorno un elemento fondamentale per ogni azienda. Il mercato moderno è caratterizzato da una costante e sempre più rapida evoluzione delle necessità dei clienti e, di conseguenza, una sempre più rapida evoluzione dei metodi lavorativi e dei processi tecnologici. Ogni compagnia deve pianificare l’apprendimento tramite la formazione interna per valorizzare i propri dipendenti supportandone lo sviluppo e per essere in grado di rimanere competitiva, in linea con le esigenze del momento e preparandosi ai cambiamenti futuri.

In questo nostro articolo vi spiegheremo quindi nel dettaglio cos’è la progettazione di corsi di formazione, come si progetta un corso formativo e qual è un utile strumento per creare corsi di formazione perfetti per l’apprendimento interno in modo rapido e completo: iSpring Suite.

iSpring Suite

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Progettazione corsi di formazione: cos’è

Pianificare il processo di progettazione di corsi di formazione significa creare quei contenuti che saranno utilizzati dai dipendenti di un’azienda o di una compagnia per il miglioramento delle proprie conoscenze (il sapere), capacità (il saper fare) o cambiare i comportanti e i metodi in ambito lavorativo (il saper essere).

Peter Michael Senge, noto docente statunitense famoso in ambito formativo, afferma che “nel lungo termine le prestazioni migliori dipendono da una formazione migliore”. Ogni organizzazione deve vedere quindi il processo di formazione e apprendimento come un modo per incrementare la propria cultura e le proprie conoscenze, valorizzando le risorse umane e il loro sviluppo con l’obiettivo finale di rendere la gestione dell’azienda più efficace.

Per comprendere la progettazione dei corsi di formazione bisogna però comprendere la figura del formatore, che ricopre il ruolo di guida del team, sostiene lo scambio positivo di informazioni e feedback tra i partecipanti, pianifica le esercitazioni formative e gestisce le attività di formazione che compongono tutta la fase di apprendimento.

Il formatore è la figura centrale dell’apprendimento, sia che agisca direttamente con i dipendenti, sia che si occupi di generare i contenuti formativi che aiuteranno nello sviluppo delle conoscenze e competenze. Il formatore deve occuparsi delle due principali fasi di progettazione dei corsi di formazione: la macro-progettazione e la micro-progettazione.

Come progettare corsi di formazione

Il formatore deve prima di tutto occuparsi della fase di macro-progettazione, ovvero quella sezione che include l’analisi e la definizione di tutti gli obiettivi di apprendimento del corso di formazione aziendale.

La prima fase delle progettazione dei corsi di formazione richiede di analizzare tre fattori:

• Bisogni degli individui
• Bisogni del ruolo lavorativo
• Bisogni dell’organizzazione

Questi tre elementi, primari nella progettazione di attività dei corsi di formazione, definiscono gli obiettivi finali delle lezioni formative e diventano la pietra fondante a partire dalla quale occuparsi della progettazione dell’apprendimento. Ogni attività formativa deve essere ragionata per fare in modo che vada a rispondere a tali bisogni e obiettivi formativi. Ovviamente ogni azienda, ogni livello professionale e ogni individuo ha le proprie necessità di formazione specifiche, quindi a seconda dei casi la risposta a tali obiettivi sarà un’azione diretta sui tre elementi sopra citati: il sapere, il saper fare e il sapere essere.

Completata questa fase di macro-progettazione, ovvero compresi in modo chiaro e incontestabile quali sono gli obiettivi formativi finali da raggiungere e attorno ai quali sarà costruito il corso di formazione professionale, si deve lavorare sulla micro-progettazione.

La fase di micro-progettazione dei corsi di formazione è composta dalle seguenti fasi:

Capire chi sono le persone coinvolte

Prima di vedere come progettare la formazione, è necessario avere ben chiaro quali sono le persone coinvolte con la progettazione della formazione, su tutti i livelli.

Si parte con i committenti, ovvero coloro che hanno deciso quali sono gli obiettivi strategici e formativi da raggiungere. Di norma, parliamo della dirigenza dell’azienda e probabilmente avrete già avuto modo di definire il loro coinvolgimento nella fase di macro-gestione. I committenti definiscono anche elementi come il budget e, soprattutto quando la formazione è gestita completamente all’interno della compagnia, assegnano i ruoli più rilevanti all’interno del team che gestirà il processo di formazione.

Vi sono poi i formatori che possono essere scelti sia all’interno dell’azienda che all’esterno e ricoprono il ruolo di guida per tutto il processo formativo. Il formatore, in ogni caso, è il responsabile del raggiungimento degli obiettivi dei corsi formativi commissionati dall’azienda. Sono coloro che dovranno verificare che, durante e alla fine del percorso di formazione, i partecipanti abbiano veramente appreso le conoscenze al centro delle lezioni e abbiano raggiunto il giusto livello di competenze.

Passiamo ora alla figura dei docenti. Un formatore può svolgere anche il ruolo del docente, ma non è un obbligo. Il docente è colui che, all’atto pratico, genera i contenuti che saranno utilizzati dai partecipanti per il miglioramento delle proprie capacità. Il docente può partecipare alla lezione di formazione o essere di supporto dalla distanza, oppure può semplicemente occuparsi di creare i video corsi a partire dagli obiettivi formativi definiti durante la macro-gestione. Si possono anche avere più docenti, all’interno della progettazione della formazione, che si occupano di più argomenti: un docente deve essere esperto dell’argomento e della metodologia che andrà a trattare.

Infine, abbiamo i già citati partecipanti adulti. Si tratta di quei gruppi di dipendenti che riceveranno i contenuti creati per i corsi di formazione e che dovranno ampliare le proprie conoscenze. Sono loro l’obiettivo della formazione e il vero capitale umano sul quale l’azienda sta investendo ed è importante che abbiano modo di interagire con i corsi formativi nel modo migliore. Oltre a definire gli obiettivi formativi per i dipendenti adulti, si deve prendere in considerazione le loro necessità, l’esperienza con l’argomento trattato e competenze pregresse: sanno utilizzare tutti gli strumenti (come i computer o gli smartphone) necessari per le lezioni di formazione? Ci sono gruppi di lavoratori con disabilità che bisognano di supporto aggiuntivo per il raggiungimento degli obiettivi? Sono interessati al percorso formativo e si approcceranno in modo positivo alle lezioni? Rispondere a queste domande prima di iniziare la progettazione della formazione è un passo importante.

Scegliere le tematiche da trattare

Una volta che è eseguita l’analisi degli obiettivi alla base della progettazione della formazione e una volta che si conoscono tutte le parti in causa e quali sono le necessità da rispettare, si deve passare alla parte più pratica del lavoro: scegliere le tematiche da trattare nel corso di apprendimento per il miglioramento delle conoscenze e competenze del personale.

Chiaramente le conoscenze e le competenze da scegliere quando si inizia a progettare i corsi di formazione cambiano per ogni azienda, per ogni ruolo e per ogni obiettivo formativo. È importante non creare corsi da ampio spettro che vadano a trattare una moltitudine di argomenti. È meglio dividere i lavoratori in gruppi più piccoli, ad esempio per reparto o livello di esperienza, così da consegnare loro corsi formativi dedicati e più specifici. Inoltre, è meglio organizzare i corsi formativi in sotto-lezioni, che abbiano un focus su un chiaro e specifico argomento. Per ogni sotto-argomento deve essere possibile completare la seguente frase: “Quando il lavoratore avrà completato questa lezione, sarà in grado di….”. In altre parole, l’apprendimento deve essere costante, non un obiettivo lontano che sarà raggiunto solo in futuro.

Nel momento nel quale si scelgono le tematiche che si andranno a trattare nell’intero percorso formativo e nelle singole sotto-lezioni, in modo automatico ci si ritroverà a definire una struttura del progetto formativo. In questa parte della progettazione della formazione è quindi buona cosa già definire alcune delle fasi del progetto di apprendimento: la prima deve essere la preparazione.

La preparazione è la fase di apertura di ogni progetto formativo. Prima ancora di consegnare ai lavoratori i contenuti formativi che andranno a studiare e analizzare, li si deve approcciare per presentare in modo generico il percorso formativo, gli obiettivi di apprendimento e le aspettative dell’azienda. Questo momento è importante anche per ricevere i primi feedback dei lavoratori e assicurarsi che non vi siano sentimenti negativi nei confronti della formazione. Quando ci si occupa della progettazione della formazione, ci si deve quindi ricordare di organizzare una prima fase di preparazione.

Definire le attività e gli strumenti di supporto

Ora che i contenuti delle singole lezioni sono stati definiti, è necessario comprendere quali saranno le attività formative e gli strumenti utilizzati durante il corso di formazione; rispondendo anche alla domanda: come progettare un corso di formazione? In questa fase della progettazione si deve definire in che modo il contenuto della lezione di formazione sarà consegnato agli studenti e quale strumento utilizzare per crearlo.

Si può usare ad esempio materiale cartaceo sul quale è stampato il contenuto di un file Word, oppure fornire tutto in digitale in formato PDF o come presentazione PowerPoint.

Se si vuole creare un corso di formazione che raggiunga veramente l’obiettivo formativo e che coinvolga i lavoratori, però, è meglio puntare più in alto e proporre contenuti come video, registrazioni dello schermo per mostrare ad esempio il funzionamento di certi programmi e sezioni delle lezioni più interattive, utili per fare esercitazioni.

Come realizzare contenuti formativi di questo tipo? Un utile e completo strumento è iSpring Suite Max. Parliamo di uno strumento autoriale potente in grado di trasformare una qualsiasi presentazione PowerPoint in un corso formativo in pochi clic. iSpring Suite Max può essere utilizzato da già ora a costo zero, sfruttando la prova gratuita da 14 giorni.

Con iSpring Suite Max potete registrare video tramite la videocamera oppure registrare lo schermo del vostro computer. I video possono essere tagliati, uniti e personalizzati con transizioni, musica, testi, immagini e non solo, direttamente all’interno di iSpring Suite, così da evitare problemi di compatibilità con altri programmi e limitare le perdite di tempo.

Questo strumento permette anche di creare sezioni interattive basate su scenari reali. Potete ad esempio creare simulazioni di dialoghi tra il lavoratore e un cliente, con scelte multiple e finali differenti, così fa permettere al dipendente di esercitarsi sul giusto comportamento da tenere. Si possono anche creare simulazioni pratiche che imitano il lavoro quotidiano, con funzioni di trascina e rilascia. Non manca poi la possibilità di creare test ed esercitazioni per analizzare quanto è stato appreso durante il corso, assegnando punteggi.

Queste sezioni del corso possono simulare facilmente i luoghi e gli oggetti di lavoro usati dai dipendenti in quanto iSpring Suite Max dispone di una Libreria di Contenuti con oltre 81.000 foto di personaggi – di varie età, professione e provenienza geografica – ma anche 2.500 ambienti lavorativi e 3.600 icone e oggetti. Tramite questo strumento formativo, in pochi attimi si genera una diapositiva, usando uno dei 2.300 modelli già pronti, che include testi e immagini per simulare una qualsiasi situazione professionale, con tanti elementi di interazione.

Infine, i corsi creati con iSpring Suite sono compatibili con oltre 150 LMS e possono essere avviati tramite molteplici device, a partire dai computer (che siano Windows, Mac o Linux) e arrivando a smartphone e tablet (sia iOS che Android). In questo modo è possibile utilizzare i corsi in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Ecco il corso creato con iSpring Suite Max:

iSpring Suite Max è utile non solo per chi utilizza i corsi formativi, ma anche per chi li crea, in quanto permette di inviare al proprio team un corso formativo in fase di produzione, per chiedere revisioni o conferme. Basta inviare un link: con un clic si accede e si inizia subito a lavorare al progetto formativo condiviso.

Selezionare la metodologia migliore

Infine, si deve definire la metodologia che si vuole utilizzare a supporto del corso formativo, sia nel caso di lezioni dal vivo che di utilizzo di video lezioni.

Durante la progettazione della formazione si devono tenere in considerazione vari approcci formativi, come il coaching/mentoring, ovvero l’assunzione di una persona che segua il singolo dipendente e non un intera classe. Si può optare anche per un supporto dalla distanza: il docente che ha creato il corso formativo si rende disponibile tramite email per risolvere dubbi e fornire aiuti.

Per le lezioni dal vivo si può poi usare una metodologia formativa come il case study, ovvero la presentazione di situazioni verificatesi in azienda sulla quale eseguire un processo di analisi da parte di gruppi di dipendenti, i quali devono poi proporre soluzioni alternative rispetto a quelle adottate in precedenza.

Non si deve inoltre dimenticare l’utilità del digital storytelling all’interno di un corso di formazione.

Pensieri finali

In questo nostro articolo abbiamo quindi visto l’utilità della formazione all’interno dell’azienda, in che modo è definita e quali sono i passaggi fondamentali da seguire per la creazione di un corso di formazione. La progettazione della formazione aziendale deve essere un obiettivo da perseguire quotidianamente ed richiede un buon strumento di lavoro come iSpring Suite Max, per la creazione di lezioni e sezioni interattive che abbiano un impatto pratico sulla volta compagnia: verificatelo voi stessi con la prova gratuita di 14 giorni di iSpring Suite Max.