Piano formativo aziendale: quali strumenti usare e come

Una azienda è composta dai propri lavoratori e il loro sviluppo, in termini di competenze, è un elemento fondamentale di ogni strategia di crescita. In altre parole, avere un piano formativo aziendale è centrale per ogni compagnia che cerca di rimanere al passo con il mercato e i concorrenti.

La formazione non è però un processo semplice da gestire e bisogna avere una chiara idea di cosa sia e di come gestirne le attività di sviluppo. Un piano di formazione aziendale pretende di avere le giuste conoscenze e i giusti strumenti di lavoro.

In questo nostro articolo ci occuperemo di fornirvi tutto ciò che può essere di vostra necessità, comprese le regole del processo per la redazione del piano formativo.

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Piano formativo aziendale: cosa è

Con il termine piano formativo aziendale si identifica un programma formativo all’interno del quale sono raccolte una serie di attività, chiaramente in modalità di materiale formativo, le quali aiutano il personale ad apprendere specifiche conoscenze o capacità che permettano loro di migliorare le prestazioni lavorative all’interno dell’attuale posizione di lavoro.

Ampliando la definizione di piano formativo aziendale, con il termine si può parlare anche di sviluppo del dipendente: in questo caso, in modo più ampio, si parla di un percorso efficace che propone obiettivi di crescita del lavoratore sotto più di un aspetto e che lo porti a raggiungere un ruolo differente, come ad esempio una posizione lavorativa di maggiore importanza, tramite la quale possa dare un maggiore contributo alle organizzazioni.

Attuare un piano di formazione del personale interno ha un doppio vantaggio. Prima di tutto, non si deve andare alla ricerca di nuovi dipendenti senior di talento quando quelli attuali lasceranno la vostra azienda, poiché avrete già lavoratori pronti a sostituirli e addestrati con un piano formativo aziendale.

Inoltre, diminuisce le possibilità che i dipendenti cambino lavoro e lascino la vostra azienda, visto che hanno sempre degli obiettivi da raggiungere e sanno di avere accesso a modalità di crescita tramite un piano formativo aziendale.

Ecco anche qualche esempio di progetto formativo aziendale:

Assunzione e orientamento

Il piano formativo aziendale aiuta i nuovi dipendenti a familiarizzare con ogni aspetto della cultura e delle idee alla base della azienda, comprendere le proprie responsabilità e diventare un membro produttivo ed efficace del team in base alle esigenze della organizzazione.

Formazione sui prodotti

Il piano formativo aziendale che ha come obiettivi il fornire ai dipendenti tutte le informazioni su ogni articolo o servizio delle aziende. Il dipendente deve apprendere ogni aspetto dell’argomento per poter eseguire il proprio lavoro in modo ottimale ed efficace.

Formazione sulle vendite

Un tipo di piano di formazione aziendale mirato al reparto vendite: gli obiettivi sono insegnare le migliori e più efficaci pratiche e modalità di vendita, nuovi approcci commerciali e sviluppare le capacità di comunicazione.

Formazione sulle soft skill

Si tratta di un piano formativo aziendale adatto a tutti i dipendenti, che si occupa di migliorare capacità ad ampio spettro come il pensiero critico, le capacità di comunicazione delle proprie idee, la gestione del proprio tempo in modo efficace e il problem solving. Si tratta di un tipo di formazione efficace per ogni aspetto del lavoro.

Formazione per la leadership

Un tipo di piano formativo aziendale che aiuta i dipendenti ad apprendere nuove tecniche di gestione aziendale e di leadership, così come raffinare ogni aspetto delle capacità esistenti che permettono loro di guidare il proprio team e migliorare le prestazioni dei sottoposti.

I piani formativi aziendali possono assumere un diverso aspetto a seconda delle necessità. Ecco quale esempio di un piano formativo aziendale:

Lezioni dal vivo

Un piano formativo aziendale può includere delle lezioni in tempo reale, ovvero portare i dipendenti in un classe (reale o digitale) e permettere loro di ascoltare una persona esperta di insegnamento e degli argomenti trattati. I dipendenti possono comunicare con l’insegnante del piano formativo aziendale e tra di loro, in tempo reale, così da dare un feedback immediato, porre domande e risolvere dubbi riguardo al materiale formativo in modo efficace.

Mentoring/Coaching

I termini mentoring e coaching non sono equivalenti, ma in entrambi i casi si parla di un processo guidato di apprendimento, nel quale il dipendente è supervisionato singolarmente da un mentore che ha una specifica area di competenza e che condivide la propria conoscenza tramite un piano formativo aziendale. Il coaching si pone come obiettivi l’apprendimento di abilità e conoscenze pratiche direttamente necessarie per la propria posizione, mentre il mentoring è un’attività di trasformazione con obiettivi legati allo sviluppo della persona a 360°; in entrambi i casi, tramite un piano formativo aziendale.

Apprendimento sul campo

I dipendenti possono apprendere capacità e conoscenze anche osservando ed eseguendo attività lavorative direttamente sul campo. Un nuovo lavoratore è di norma messo a fianco di un membro esperto del team. In questo tipo di piano formativo aziendale si inizia osservando quanto fa un collega e poi si cerca di replicarne il lavoro in modo efficace: ripetendo questo procedimento si apprende cosa si deve fare sul quotidiano nel proprio nuovo lavoro.

E-learning

L’e-learning è un tipo di piano formativo aziendale efficace che avviene tramite un computer o un qualsiasi schermo, anche mobile. Si guardano dei video di formazione per apprendere nuove informazioni e capacità, poi si completano attività e azioni pratiche, come dei test o dei quiz, per verificare il grado di apprendimento delle competenze e raggiungimento degli obiettivi e verificare di avere le idee chiare sull’intero piano formativo aziendale.

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Piano di formazione aziendale: gli obiettivi

Avere un’idea di cosa sia un piano formativo aziendale non è affatto sufficiente per poter iniziare a lavorare su di esso. È infatti fondamentale avere ben chiaro in testa qual è l’obiettivo del piano formativo aziendale ed esattamente cosa vogliamo ottenere con lo svolgimento delle varie attività di sviluppo che andremo a inserire.

Vediamo quindi una serie di obiettivi e finalità del piano formativo che una azienda cerca di raggiungere con le attività e le metodologie di sviluppo formative.

Miglioramento delle conoscenze e competenze dei lavoratori

Il primo degli obiettivi di un piano formativo è anche il più ovvio, ma è bene metterlo nero su bianco. Una azienda, se decide di investire su un piano formativo aziendale lo fa con il chiaro scopo di insegnare, tramite reskilling o upskilling a seconda della necessità, un certo numero di competenze pratiche o teoriche che possano aiutare i dipendenti e renderli più validi.

Per farlo chiaramente c’è la necessità di sapere esattamente da quale livello partono i lavoratori e quali sono i traguardi che devono raggiungere, sempre in riferimento alle necessità della azienda.

Nel definire gli obiettivi in termini di competenze del piano formativo aziendale, ricordare inoltre di non focalizzarvi unicamente sulle cosiddette hard skill (ovvero le competenze più pratiche e specifiche per un certo ruolo lavorativo) ma anche sulle soft skill (in altre parole le competenze trasversali valide in più ambiti, come le capacità di comunicazione, di negoziazione, di gestione dello stress…). In questa fase del piano formativo si deve comprendere esattamente le necessità dei singoli lavoratori e definire obiettivi adeguati al loro percorso all’interno delle aziende.

Avere ben chiaro quali sono le competenze che i dipendenti dovranno apprendere aiuta anche nella progettazione di un piano formativo aziendale più focalizzato ed efficace.

Raggiungimento di un nuovo grado di produttività

L’immediata conseguenza del definire gli obiettivi di apprendimento delle competenze dei lavoratori è definire gli obiettivi in termini di miglioramento della produttività.

Dopotutto, le aziende non vogliono semplicemente avere dipendenti più abili, ma desiderano ottenere un team di lavoratori che, dopo una evoluzione delle competenze tramite un piano formativo aziendale, sia in grado di ottenere risultati superiori.

Questo accade perché con le nuove competenze ottenute col piano formativo aziendale, i dipendenti sono in grado di fare meno errori, di lavorare più velocemente o svolgere nuove attività che prima richiedevano l’aiuto di colleghi, con conseguenti rallentamenti. La formazione può essere legata anche all’uso di nuove tecnologie, che possono ottimizzare ogni processo delle aziende.

Le prospettive di un piano formativo aziendale sono sempre di un aumento di produttività, ma non si deve semplicemente formare i dipendenti e sperare che le cose vadano meglio rispetto al passato. È fondamentale predefinire quali risultati produttivi si vuole raggiungere dopo il completamento dei corsi di formazione.

Se si sa quali risultati pratici ogni persona a lavoro dovrà raggiungere col piano formativo aziendale, allora è più semplice definire gli obiettivi di apprendimento delle competenze.

Evoluzione delle capacità di leadership

Nel definire i precedenti obiettivi del piano formativo aziendale abbiamo parlato in modo implicito dei dipendenti che si occupano di compiti specifici, senza volgere lo sguardo a chi sta un po’ più in alto nella catena di comando e deve organizzare il lavoro altrui e guidare i dipendenti nel quotidiano.

Il responsabile di un team, il manager di una sezione o anche il capo di una intera sede hanno però bisogno di altrettanta attenzione e di un proprio piano formativo aziendale. Nello specifico, questi tipi di ruolo spesso hanno bisogno di aiuto nel migliorare le proprie abilità di leadership.

Diversi ruoli hanno diversi fabbisogni e i contenuti necessari a un responsabile di un team sono diversi rispetto a quelli dei dipendenti che lavorano sotto di lui. Nel suo caso è fondamentale insegnare con specifiche attività del piano formativo come trasmettere correttamente le informazioni, come ispirare i dipendenti a dare il massimo, come gestire dissensi e scontri tra colleghi delle aziende.

Inoltre, occuparsi dello sviluppo di un giovane capo reparto con un piano formativo è un progetto a lungo termine in quanto permette di creare un potenziale leader dell’azienda, qualcuno che in futuro sia in grado di salire sempre più di grado e dare supporto continuo ai nuovi arrivati, garantendo che l’identità della ditta rimanga invariata.

Fidelizzazione dei dipendenti

Uno degli obiettivi meno scontati di un piano formativo aziendale è un aumento della ritenzione dei lavoratori. Una delle grandi difficoltà delle grandi aziende moderne è il trovare e poi trattenere i dipendenti. Purtroppo spesso le persone sentono la necessità di cambiare ambiente, ma ciò può essere combattuto supportandole in vari modi.

Uno dei più importanti è la formazione. Un piano di apprendimento fa sì che il lavoratore senta un maggiore coinvolgimento con l’azienda, che si occupa di lui e gli offre gli strumenti per una crescita continua.

Un dipendente formato non è solo più efficiente e utile, ma è anche più soddisfatto di se stesso in quanto vede che i propri sforzi danno risultati e sente di avere uno scopo e una utilità in azienda. Il piano formativo aziendale riduce quindi il turnover.

Inoltre, una azienda con un buon piano formativo aziendale è più attraente per i nuovi e giovani talenti, che sanno che riceveranno tutto l’aiuto di cui hanno bisogno nel caso nel quale si trovino in difficoltà.

Progettare un piano formativo con i giusti strumenti

Una volta compresa tutta la parte teorica, si deve passare alla pratica, alla programmazione di un piano formativo aziendale e delle risorse di studio e attività pratiche necessarie.

Anche in questo caso è però bene avere un’idea di quale sia la struttura formale da seguire e quali strumenti sono più utili per completare i processi di apprendimento e per creare il contenuto, senza incontrare difficoltà o criticità per la durata del piano formativo.

Per capire come si fa un piano formativo aziendale, vediamo ogni passaggio di questo processo di formazione e crescita.

1. Verifica i tuoi obiettivi aziendali

Il primo punto è definire in modo chiaro quali siano gli obiettivi aziendali. Come spiegato sopra, è necessario sapere esattamente qual è lo scopo finale del percorso di formazione, così da poter lavorare sul contenuto e le attività di primaria importanza, senza rischiare di focalizzarvi su dettagli che in realtà non vi aiutano a rispondere alle vostre necessità.

Potete ad esempio decidere di voler aumentare la produzione di una certa percentuale e quindi dovrete capire quali dipendenti hanno bisogno di un piano formativo aziendale e quali capacità vanno potenziate.

Un altro degli obiettivi possibili alla fine di un piano formativo è di voler accedere a un mercato specifico in una parte del mondo nella quale ancora non siete attivi, quindi dovrete formare il vostro personale sulla lingua di tale regione, così come sulle regolamentazioni e leggi, ma anche sulla cultura locale per comprendere come approcciare persone che ragionano in modo diverso.

2. Definisci il tuo pubblico e le sue esigenze

Il secondo passaggio, una volta chiariti gli obiettivi ai quali l’azienda punta, è comprendere esattamente chi è che dovrà essere formato, per sapere come gestire un piano formativo individuale e gli studi professionali del singolo alunno.

Dovrete definire quali dei vostri dipendenti hanno necessità di un piano formativo aziendale ed esattamente quali siano i loro fabbisogni: è fondamentale per capire in che modo costruire le risorse, le attività, gli interventi e i blocchi formativi, oltre che per sapere come analizzare gli esiti sul piano formativo.

3. Decidi lo scenario formativo

Il successivo passaggio è comprendere qual è il miglior scenario formativo per chi fa parte della organizzazione lavorativa. In altre parole, dovete comprendere se volete puntare su una formazione dal vivo, oppure tramite dei webinar, oppure dei corsi e-learning.

Nel complesso le attività del piano formativo sono più semplice da gestire e da creare se in formato e-learning, inoltre risulta più efficiente a livello economico. Potrebbe sembrare complicato da gestire a una prima analisi, ma in realtà è estremamente accessibile se si sceglie lo strumento giusto, come iSpring Suite.

iSpring Suite è uno strumento autoriale che si integra direttamente in PowerPoint: dopo aver installato Suite dentro PowerPoint, al suo interno troverete una nuova sezione dedicata che aggiunge tante utili funzionalità per creare corsi di apprendimento, che possono essere anche strutturati come video corsi sincronizzati con le diapositive. Inoltre, iSpring Suite include l’opzione per impostare delle restrizioni di visualizzazione dei video.

4. Definisci obiettivi di apprendimento chiari

Arrivati a questo punto è necessario definire gli obiettivi di apprendimento. Non vanno confusi però con gli obiettivi aziendali suddetti.

Gli obiettivi del piano formativo rappresentano in modo specifico le esatte nozioni che dovranno essere apprese dai lavoratori. Per comprendere bene la questione, ammettiamo che lo scopo del piano formativo sia insegnare alle persone delle vostre imprese l’uso di Excel. Non basta porsi come obiettivi concetti come “i dipendenti devono essere in grado di usare Excel al meglio”, ma è fondamentale una analisi più approfondita per definire una certa quantità di obiettivi precisi, come “devono imparare a usare le funzioni di calcolo”, ma anche “devono imparare a creare grafici dinamici basati su tabelle di dati”.

È di massima importanza essere molto specifici nel definire gli obiettivi di apprendimento e sviluppo, perché questo semplifica molto la organizzazione di ogni elemento (azioni, risorse, valutazione…) del piano formativo aziendale, in tutti i suoi aspetti.

In questo caso il problema è che è necessario sapere esattamente quali siano le competenze mancanti ai dipendenti delle aziende. Spesso è una buona idea, prima di dare il via ai piani di formazione, creare dei quiz e dei test di valutazione che aiutino a fare una analisi del punto di partenza e quali obiettivi sono realistici.

Per fortuna, con iSpring Suite – che è disponibile in prova gratuita da 14 giorni – potete facilmente creare dei test di valutazione del piano formativo con quattordici tipi di domande diverse, grazie a un semplice strumento di lavoro integrato, QuizMaker.

5. Formula i compiti da svolgere

Una volta decisi gli obiettivi del piano formativo, il passo successivo è effettivamente creare i contenuti e le attività da svolgere. In altre parole dovete creare risorse teoriche che insegnino alle persone delle organizzazioni lavorative le competenze fondamentali da apprendere ma anche creare delle sezioni interattive.

Per quanto riguarda la parte teorica, iSpring Suite permette con estrema facilità di realizzare diapositive usando dei modelli già pronti per velocizzare la produzione. Potete anche utilizzare, tramite la versione AI, lo strumento dell’intelligenza artificiale per fare traduzioni, migliorare la scrittura, generare immagini e domande. Potete poi fare anche screencast e registrare la webcam, per inserire video nei corsi, con un editor integrato.

Non va però dimenticata anche la parte interattiva, che aiuta gli utilizzatori del piano formativo aziendale a sentirsi più coinvolti e quindi migliora i risultati ottenuti.

Con iSpring Suite potete creare non solo quiz di valutazione interattivi con punteggi, per una chiara analisi dei risultati del piano formativo, ma anche simulazioni interattive, con compiti pratici da svolgere che aiutino i lavoratori ad allenarsi e mettano in pratica le informazioni ottenute durante il processo teorico del piano formativo.

Non dimentichiamo poi che si possono creare simulazioni di dialogo con opzioni multiple, perfette ad esempio per allenare il servizio clienti e fare una valutazione delle loro capacità. Se doveste avere qualsiasi problema nella programmazione del piano formativo e nell’uso di qualsiasi strumento di iSpring, potete contattare il reparto tecnico 24 ore su 24 e 7 ore su 7.

6. Scegli un formato formativo ottimale

È ovviamente anche importante definire il formato formativo, ovvero in quale formato condividere i contenuti creati per il piano formativo aziendale.

Come detto fino a questo momento, optare per un formato e-learning è la scelta migliore e nello specifico è bene realizzare dei contenuti in formato SCORM, che è uno dei più compatibili con gli LMS (sistemi di gestione della formazione), di cui parleremo a breve.

iSpring Suite, di cui potete richiedere una demo dal vivo con il team di iSpring, vi permette facilmente di convertire le vostre presentazioni PowerPoint in formato SCORM, così da faticare e non rischiare di avere problemi di compatibilità.

Esempio pratico: Formazione efficiente per il team di supporto tecnico →

A dimostrazione del fatto che scegliere questo percorso sia la scelta migliore vi è la testimonianza di Tattile, un’azienda bresciana che si occupa di strumenti per la sorveglianza dei veicoli e dei sistemi di traffico intelligenti.

Tattile aveva un grosso problema: i suoi clienti chiedevano aiuto continuo per problematiche ordinarie, a causa di una scarsa conoscenza dei prodotti. Inoltre, i nuovi dipendenti non avevano un chiaro processo di formazione al momento dell’assunzione. Gestire tutto questo con lezioni dal vivo non era fattibile, visto che i clienti sono in diversi luoghi.

La ditta ha quindi risolto entrambi i problemi con iSpring, in quanto ha creato ben 15 corsi completi con solo due persone e ogni mese può reindirizzare 60 richieste di aiuto tecnico ai contenuti del piano formativo creati con iSpring, così da diminuire il carico di lavoro del reparto di assistenza e di conseguenza i costi, investendo il personale in compiti più importanti come l’analisi dei dati.

7. Metti in pratica il tuo piano formativo

Una volta che il piano formativo aziendale ha una forma, è necessario capire come attuare un piano formativo e come consegnarlo alle persone che devono essere istruite.

Un corso e-learning può essere distribuito tramite una piattaforma LMS (Sistema di gestione dell’apprendimento) dedicata, come iSpring LMS.

iSpring LMS è facile da usare anche per piccoli team

Parliamo di una piattaforma online nella quale i responsabili delle organizzazioni possono caricare le risorse e i contenuti del piano formativo aziendale.

Si tratta di un processo molto semplice, ideato per essere gestibile anche da team HR composti anche solo da una persona. Non è infatti necessario avere intera sezione L&D per mettere in atto una strategia di formazione e interventi di apprendimento.

Il motivo è che iSpring LMS permette di automatizzare molteplici processi: basta creare gli account, assegnare dei ruoli e successivamente iSpring LMS si occupa di tutti i fabbisogni formativi delle organizzazioni.

Ad esempio, è in grado di assegnare i corsi in modo automatico, oltre che inviare i certificati alla fine del processo di formazione, senza dimenticare che può generare in autonomia dei report che mettano nero su bianco qual è stato l’esatto livello di evoluzione delle competenze dei lavoratori, tramite una analisi della valutazione dei test del piano formativo.

Potete occuparvi della programmazione dei report del piano formativo di iSpring LMS, così da ottenere proprio i dati e la valutazione di cui avete bisogno per notare le criticità più importanti in vari aspetti della formazione delle vostre imprese.

iSpring LMS aiuta in tutti i tipi di sviluppo delle competenze

La grande comodità di iSpring LMS è anche che permette di creare una “knowledge base”, ovvero un catalogo di risorse formative alle quali si può accedere in ogni momento, così che i dipendenti delle organizzazioni possano sempre avere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per mettere in atto metodologie complesse.

Inoltre, con iSpring LMS – che è disponibile in versione di prova gratuita da 30 giorni – potete occuparvi sia di un processo OJT (On the Job Training) che di una valutazione e analisi delle prestazioni.

Non dimentichiamo poi che sono disponibili funzionalità per chi preferisce metodologie di formazione miste, ovvero non solo corsi e-learning ma anche webinar (c’è l’integrazione con MS Teams / Zoom / Google Meet) e interventi di insegnanti dal vivo.

I contenuti del piano formativo, così come i gruppi di utenti e le statistiche, possono facilmente essere condivisi tra diverse categorie di alunni.

iSpring LMS è accessibile e personalizzabile

Quando si gestisce un piano formativo aziendale, è anche fondamentale fare in modo che gli alunni siano in grado di usare le risorse di sviluppo in modo semplice e accessibile.

iSpring LMS viene incontro agli organizzatori del piano formativo aziendale con varie funzionalità molto utili. Prima di tutto, l’interfaccia utente è intuitiva e ottimizzata per una esperienza utente senza intoppi, già a partire dal primo avvio dell’amministratore che in pochi attimi può impostare ogni elemento secondo le proprie necessità, risparmiando tempo.

È possibile anche personalizzare il design e le categorie mostrate nella piattaforma, così da renderla adatta allo stile dell’azienda. Non dimentichiamo poi che l’interfaccia è multilingua, quindi se avete dipendenti sparsi per il globo potete gestire crescita formativa, valutazione delle competenze e invio dei risultati nella lingua locale senza barriere linguistiche.

La strategia del piano formativo aziendale è facile da mettere in atto anche grazie al fatto che iSpring LMS funziona tramite browser, app mobile e permette l’accesso ai moduli formativi e alle risorse di sviluppo e valutazione in modalità offline.

Gli alunni possono anche discutere della valutazione e dell’intero processo del piano formativo aziendale tramite le chat e le sezioni commenti. Con vari strumenti dedicati alla gamification, inoltre, è possibile tenere alto il coinvolgimento delle persone per tutta la durata dei processi formativi.

Infine, notiamo che iSpring LMS – che potete vedere con una demo dal vivo da 30 minuti presentata dal team di iSpring – è realizzato con massima attenzione alla sicurezza dei vostri dati e segue tutti i requisiti e le normative di sicurezza. In caso di dubbi o difficoltà nel suo utilizzo, potrete sempre chiedere aiuto al team tecnico, attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. iSpring LMS offre un’ampia selezione di prezzi e piani di abbonamento.

Conclusione

Arrivati alla conclusione di questo nostro articolo su come fare un piano formativo, è chiaro che un piano formativo aziendale con tutte le sue metodologie è fondamentale per gestire un processo di formazione e analisi dell’azienda.

Indipendentemente dalla sua durata, dal tipo di risorse di cui avete bisogno e del tipo di sviluppo a cui puntate, per creare le attività, i sistemi di valutazione e di evoluzione delle competenze è necessario avere degli strumenti dedicati, come iSpring Suite (disponibile in demo e in prova gratuita) e iSpring LMS (accessibile con demo e prova gratuita).

Cosa aspettate? Iniziate subito a mettere in atto ciò che avete appreso e creare un piano formativo aziendale.