Training on the job: cos’è, esempi e vantaggi

Il training on the job ha molte definizioni ma un significato preciso: apprendimento pratico, imparare facendo, o tutoring sul lavoro. È un tipo di soluzione di formazione che è così semplice da essere spesso trascurata. Questo articolo vi fornirà una spiegazione completa di formazione sul lavoro, tra cui:

• Cosa significa la formazione on the job?
• Tipi principali di training on job
• 5 Vantaggi della formazione on-the-job
• 3 Indicatori che ti indicano che dovresti iniziare la formazione strutturata on the job
• Come avviare il training on the job

Cos’è la formazione on the job?

La formazione On the Job è in parole povere, un modo per i dipendenti di imparare un lavoro osservando ed eseguendo attività quotidiane.

La maggior parte dei partecipanti sono nuovi assunti nel ruolo lavorativo; tuttavia, questo metodo può anche essere usato come parte di una rotazione interna del lavoro o di un programma di formazione professionale.

Durante l’OJT, un nuovo arrivato in un ruolo lavorativo è accoppiato con un membro del team o un leader esperto. Il tirocinante in genere accompagna il suo collega o mentore per osservare i compiti svolti durante una tipica giornata di lavoro. Dopo un periodo di osservazione e spiegazione, il tirocinante è autorizzato a eseguire un lavoro o un’attività specifica che ha osservato.

La formazione sul lavoro può essere strutturata o non strutturata.

• OJT Non strutturata di solito non ha un programma di formazione prestabilito. Il nuovo assunto osserva o lavora a fianco di un collega esperto. Il collaboratore, in qualità di formatore, seleziona i compiti e le attività di training che vuole che il tirocinante impari. Funziona meglio per posti di lavoro con responsabilità limitata in un’azienda che richiede ai tirocinanti di svolgere attività ben definite in modo coerente. Per esempio, se assumi una receptionist per la tua clinica medica, devi insegnarle costantemente come compilare il modulo del contratto, contare i contanti e lavorare con il software di programmazione.
• OJT Strutturata è progettata e consegnata in un modo ben definito e metodico. Di solito include un’agenda di formazione chiara con attività e una tempistica per il completamento. Ogni collaboratore completa la stessa agenda di formazione e le stesse attività per un determinato ruolo lavorativo. Ad esempio, è possibile creare un programma di apprendimento separato per l’intero staff del call center o per un team di vendita.

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Tipi principali di training on-the-job

Ci sono molti modi per progettare e fornire efficace OJT. Ecco alcune modalità di formazione più comuni:

1. Affiancamento/insegnamento

I tirocinanti lavorano direttamente sotto la supervisione di un capo del team, di un supervisore o di un manager. Il Coach o il mentore fornisce un ciclo di feedback costruttivo al tirocinante. Questa modalità di formazione ha più successo quando il leader si prende il tempo per spiegare chiaramente ogni concetto ed è aperto a rispondere alle domande sul processo generale.

Per esempio, presso IBM, i coach aiutano i team nei loro problemi e assistono nell’organizzare o nella riorganizzazione dei gruppi di persone per avere ancora più successo. Si concentrano su tre aree: collaborazione, leadership e pratiche tecniche. Inoltre, IBM offre un programma chiamato “The Agile Doctor Is In” che permette ai dipendenti di programmare il tempo con uno dei coach IBM per concentrarsi su un problema specifico che deve essere risolto.

2. Tirocini

Questo metodo può essere offerto sia ai dipendenti già presenti che ai nuovi assunti. Gli stage per i dipendenti già presenti spesso si concentrano sugli aspetti teorici e pratici di un ruolo lavorativo e possono essere principalmente a scopo di osservazione. Gli stage per i nuovi assunti sottolineano anche la teoria e la pratica, mentre richiedono anche ai tirocinanti di mettere un po’ di tempo “sul campo”.

3. Il buddy system

Il buddy system accoppia il tirocinante con un membro della squadra al suo stesso livello, invece di un leader. Questo metodo offre al tirocinante l’opportunità di osservare come le attività lavorative vengono svolte in un contesto reale. Funziona meglio quando il lavoratore esperto è un abile comunicatore che può dimostrare come usare le migliori pratiche già approvate.

Per esempio, Bacardi, un famoso produttore di rum, usa un buddy system come parte del suo programma di inserimento dei nuovi assunti. In una speciale app di onboarding, ogni nuovo assunto, indipendentemente dalla sua posizione o ruolo, può trovare i dettagli di contatto per un “buddy” Bacardi a cui rivolgersi per un consiglio. I “Buddies”, che sono in realtà dipendenti anziani, forniscono tutta la guida necessaria ai loro nuovi colleghi.

4. Lavoro in ombra o affiancamento

Lo shadowing è quando un nuovo assunto accompagna un collaboratore esperto per un periodo di tempo per vedere come il collaboratore struttura la sua giornata ed esegue i normali compiti lavorativi. Il tirocinante in genere non partecipa alle attività di lavoro; invece, il loro obiettivo è ascoltare e imparare. Il lavoro in ombra o detto in affiancamento è spesso una prima attività per le persone che si spostano in un ruolo di leadership o una posizione di vendita.

5. Rotazione del lavoro/incarico sotto stress

La rotazione del lavoro o gli incarichi sotto stress collocano gli individui di un reparto di un’azienda in un diverso ruolo lavorativo per un determinato periodo di tempo. Ai partecipanti alla rotazione del lavoro può essere assegnato un compagno o un mentore che li guidi. Le rotazioni di lavoro e gli incarichi sotto stress sono un buon modo per dare ai dipendenti altamente performanti, l’esposizione a nuove aree dell’azienda.

6. eLearning

Le attuali tecnologie di apprendimento consentono alle organizzazioni di formare i propri dipendenti online. I moduli eLearning concisi e mirati possono essere integrati in un programma OJT e resi come parte di una routine di formazione quotidiana. Una strategia di apprendimento combinata potrebbe richiedere ai dipendenti di dedicare 10-15 minuti al giorno alle attività di eLearning e al resto della giornata alle attività lavorative. Per esempio, Villa St. Vincent, un fornitore di assistenza sanitaria, ha creato una serie di corsi di eLearning che si integrano facilmente nel nuovo programma di formazione di assunzione di quell’organizzazione.

Ecco un esempio di e-corso di Villa St. Vincent:

Le simulazioni di dialogo possono anche essere un modo efficace per i dipendenti di imparare una varietà di competenze di comunicazione, tra cui come indirizzare i clienti in modo professionale, come condurre una chiamata di vendita e come parlare in modo persuasivo. Le simulazioni di conversazione sono spesso accessibili al momento del bisogno, il che significa che le vostre persone ottengono le nozioni di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno più bisogno. Con lo strumento di authoring iSpring Suite è comodo creare le simulazioni di dialogo e tante altre cose per formare dipendenti.

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7. Realtà virtuale (VR) e realtà aumentata (AR)

VR e AR sono le prossime generazioni di tecnologie di apprendimento di alta qualità. Con una cuffia VR, un tirocinante può sperimentare una simulazione di apprendimento tridimensionale di alta qualità in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Per esempio, UPS usa cuffie VR come parte del suo addestramento per aiutare gli autisti a individuare potenziali pericoli mentre “guidano” lungo una strada virtuale.​

Walmart prevede di usare la VR per addestrare 1 milione di dipendenti su argomenti come la preparazione ai disastri e la gestione delle folle per lo shopping natalizio. Tyson Foods dice che la loro formazione VR sulla sicurezza generale e la consapevolezza dei rischi ha portato a un calo del 20% degli infortuni e delle malattie tra la loro forza lavoro.

L’AR sta diventando ampiamente utilizzato nel settore della vendita al dettaglio per insegnare argomenti come il merchandising, l’esposizione e la gestione dell’inventario, e in molti altri ambiti. Per esempio, il produttore di aerei Boeing usa l’AR per dare ai suoi tecnici l’accesso a diagrammi 3D interattivi a mani libere per guidare l’installazione del cablaggio elettrico.

5 Vantaggi della formazione on-the-job

Vediamo come un programma OJT ben progettato porta benefici alle organizzazioni.

• Fornire un’esperienza di apprendimento personalizzata. I nuovi dipendenti imparano a svolgere le attività esattamente nel modo giusto per l’azienda. Questo può aiutare i nuovi dipendenti a diventare produttivi più rapidamente.
• Efficienza in termini di costi. La formazione On The job è di solito condotta da colleghi esperti sul posto di lavoro. Questo elimina la necessità di assumere costosi formatori esterni o di viaggiare fuori sede.
• Aumentare l’impegno dei lavoratori e la soddisfazione sul lavoro. Un recente studio di LinkedIn ha scoperto che il 94% degli intervistati rimarrebbe con un’organizzazione più a lungo se questa investisse nelle loro carriere. Un altro studio ha trovato che i dipendenti a cui è stato offerto OJT sono il 30% più felici delle loro carriere rispetto a quelli che non hanno ricevuto alcuna formazione.
• Sviluppare un’officina interna di talenti. Questo tipo di formazione dà ai vostri lavoratori esperti la possibilità di guidare nuovi colleghi in un quadro strutturato. Questo può aiutarvi a preparare i membri del team ad alte prestazioni per un futuro avanzamento.
• Ridurre il turnover. Attrarre, assumere e mantenere i migliori talenti può essere difficile oggi in molti mercati del lavoro. La formazione lavorativa può mostrare sia ai nuovi che agli attuali dipendenti che siete seriamente intenzionati a creare opportunità di lavoro a lungo termine.

3 Indicatori che ti indicano che dovresti iniziare la formazione strutturata on the job

Se la vostra azienda non è apparsa solo un paio di giorni fa, è probabile che abbiate almeno una formazione di base per i nuovi dipendenti. Tuttavia, ad un certo punto, potrebbe essere necessario istituire un programma di formazione sul lavoro ben pianificato e ben strutturato. Tre indicatori che che ti dicono che dovresti farlo subito sono:

Indicatore #1: Crescere

Se la vostra organizzazione sta crescendo costantemente e state sperimentando l’aggiunta continua di personale, è il momento di pensare a lanciare la formazione per i nuovi assunti. Un programma ben strutturato vi aiuterà a semplificare e accelerare il processo di assunzione dei nuovi dipendenti e aiuterà i vostri nuovi membri del team ad acquisire le conoscenze e le competenze necessarie molto più rapidamente.

Indicatore #2: Cambiamento

Quando l’azienda cambia il modo di fare affari, questa è un’indicazione importante che la formazione del personale deve essere lanciata. Naturalmente, se non volete essere coinvolti in nuovi problemi ed essere costretti a ritardare i cambiamenti. L’OJT può contribuire a ridurre lo stress associato alle innovazioni attraverso:

• Tecnologie nuove o aggiornate sul posto di lavoro: La pratica attiva con l’utilizzo di nuovi software o hardware offre ai lavoratori l’esperienza e la fiducia di cui hanno bisogno per utilizzare correttamente i nuovi strumenti.
• Pratiche commerciali o obiettivi commerciali: Cambiare ciò che si fa o come lo si fa è un grosso problema. La formazione sul lavoro è un ottimo modo per aiutare a creare nuove abitudini.
• Politiche o procedure aziendali: Dopo che un’azienda perfeziona le sue politiche, è importante mostrare ai dipendenti il significato dei cambiamenti e che portano benefici sia agli individui che all’azienda. È anche possibile farlo attraverso la formazione sul lavoro.
  Dopo che un’azienda perfeziona le sue politiche, è importante mostrare ai dipendenti come i cambiamenti portano benefici sia agli individui che all’azienda. È anche possibile farlo attraverso la formazione sul lavoro.
• Riorganizzazione dei ruoli o delle responsabilità lavorative: OJT può aiutare a ridurre o eliminare gran parte della confusione legata ai cambiamenti di lavoro quando sono guidati da riorganizzazioni a livello aziendale o di team.

Indicatore #3: Metriche

Quando le metriche variano dalla norma, è il momento di agire. La formazione professionale sul posto di lavoro può aiutare a rimettervi in pista quando:

• La produttività è in calo: Quando i vostri team non producono come previsto, la formazione pratica può riportarli ai livelli necessari.
• La soddisfazione del cliente o i livelli di qualità calano: Il feedback negativo è davvero un regalo (anche se a volte è difficile da accettare). Quando i clienti una volta felici alzano una bandiera rossa, è il momento di indagare e prendere le misure appropriate.

Ricordate che la formazione non è mai un processo unico. Valutate e rivedete i vostri programmi e processi di formazione su base regolare per rimanere allineati alle esigenze organizzative.

Come avviare il training on the job

Una volta presa la decisione di creare un programma OJT, è il momento di progettare la soluzione che funziona meglio per te. Un approccio sistematico in sei fasi, come quello descritto qui, è un ottimo modello per tutti i tipi di formazione.

Passo 1: Valutare i bisogni

Quando si progetta qualsiasi tipo di programma di apprendimento, inizia sempre con la fine in mente. Chiediti:

• Quali sono i nostri obiettivi del training per il programma in generale?
• Quali ruoli lavorativi beneficerebbero maggiormente dell’OJT?
• Quali sono le qualifiche, le nozioni, le competenze hard e soft per questi ruoli lavorativi?
• Quali competenze o nozioni hanno di solito i nuovi assunti?
• Quali capacità o nozioni dobbiamo di solito insegnare ai nostri nuovi assunti?
• Quali abilità o nozioni richiedono tipicamente una formazione continua o un affiancamento?

Una volta che hai identificato i tuoi bisogni formativi più pressanti, puoi iniziare a definire le conoscenze o competenze specifiche che la tua OJT dovrebbe includere. Ecco alcuni esempi:

Fase 2: Selezionare la modalità di formazione appropriata

Il passo successivo consiste nell’abbinare le attività di training sul lavoro al metodo di formazione appropriato. Negli esempi sopra riportati si può notare che alcune delle attività richiedono una partecipazione attiva, mentre altre si concentrano sulla creazione di conoscenze. Per supportare la differenza di attività, è necessario progettare un programma di apprendimento combinato. Ecco cos’è un training on the job per un tecnico di riparazione di apparecchiature:

Una volta mappato il piano di apprendimento combinato, è tempo di selezionare gli strumenti e le risorse per sviluppare il programma.

Fase 3: Selezionare strumenti e risorse

Un’OJT combinata richiederà una serie di risorse, come persone, software, documenti, strumenti, ecc. Prenditi il tempo necessario per identificare le risorse di cui hai bisogno prima di andare avanti! Se trascuri questa parte del processo, non avrai i dettagli per creare i giusti materiali di apprendimento.

Il grafico riportato di seguito illustra i tipi di strumenti e le risorse necessarie per le attività di formazione dei tecnici di riparazione dell’apparecchiatura.

Avete notato uno strumento di formazione comune a ogni metodo di formazione? Lo strumento di supporto più critico per il successo della formazione sul lavoro è un sistema di gestione dell’apprendimento o LMS. È il vostro “one-stop shop” per gestire e tracciare i risultati dell’apprendimento.

La robustezza di iSpring Learn LMS ti consente di caricare rapidamente qualsiasi tipo di materiale didattico, tra cui presentazioni, documenti, video e corsi SCORM. Una volta caricato il contenuto, puoi invitare i dipendenti alla piattaforma LMS e assegnare i corsi. iSpring Learn LMS dispone anche di un calendario per facilitare la pianificazione degli eventi offline e dell’integrazione di Zoom per ospitare riunioni online. Per provare tutte le funzionalità dell’intuitivo LMS, ottieni una prova gratuita di iSpring Learn.

Se hai intenzione di creare materiali eLearning in-house (considereremo questo in dettaglio più avanti), avrai bisogno di uno strumento di authoring per i corsi. Per esempio, puoi usare iSpring Suite per realizzare moduli eLearning robusti, videolezioni, registrazioni dello schermo, simulazioni di dialoghi e valutazioni interattive. Tutti i contenuti che crei con iSpring Suite verranno distribuiti perfettamente su iSpring Learn LMS. Per farti apprezzare la comodità di creare corsi interattivi e molte altre attività, ti offriamo la possibilità di scaricare anche una versione di prova gratuita di 14 giorni di iSpring Suite.

Fase 4: Materiali di progettazione

Probabilmente hai già manuali, SOP e altra documentazione, o almeno sai come assemblarli. Quindi ci concentreremo sulla progettazione di corsi eLearning interattivi che sono diversi livelli superiori. Sono un potente strumento di apprendimento che può aiutarvi ad aumentare in modo significativo il coinvolgimento e la conservazione delle conoscenze dei partecipanti. Quando si tratta di sviluppo del corso, si hanno tre scelte di base:

1. È possibile esternalizzare la creazione di contenuti a un fornitore terzo. Il più grande vantaggio dell’outsourcing è che ti può aiutare a “far partire” il tuo progetto velocemente. I fornitori hanno tipicamente un pool di sviluppatori di design istruttivo, grafico e multimediale che possono creare qualsiasi tipo di contenuto di apprendimento. Se scegli la strada dell’outsourcing, assicurati di investirci tempo e denaro! L’outsourcing è il modo più costoso per sviluppare contenuti, e puoi aspettarti che le tariffe del tuo fornitore cambino, in base al tipo di competenze di progettazione di cui hai bisogno.
2. È possibile acquistare il materiale didattico esistente. L’acquisto di contenuti esistenti è il modo più rapido per impostare un programma di studi ed è notevolmente meno costoso dell’outsourcing. Corsi affidabili possono contenere informazioni accurate e aggiornate; tuttavia, ci si dovrebbe aspettare che offra un’esperienza utente abbastanza generica. I contenuti offshelf non includeranno alcun tocco personalizzato o branding personale a meno che non paghi in più per questi servizi. Inoltre, è difficile trovare corsi pronti per un’area di lavoro specializzata.
3. Puoi creare il contenuto in-house. Costruire il tuo contenuto di apprendimento in-house è spesso la soluzione più conveniente e pratica. La creazione del piano consente di sfruttare l’esperienza dei leader e dei dipendenti più esperti in modo da personalizzare le migliori soluzioni di apprendimento. Offre inoltre la totale proprietà dei materiali, quindi le modifiche e gli aggiornamenti non richiederanno ulteriori spese.

Quando sviluppate contenuti interni, ricordate che iSpring Suite può anche trasformare documenti come SOP e manuali utente in formato PDF o presentazioni PowerPoint in una libreria virtuale di risorse per i partecipanti. È sufficiente aprire un documento, fare clic su Pubblica e il contenuto sarà disponibile come corso SCORM.

Fase 5: Identificare e preparare le persone

Assicurati di schierare la tua squadra di allenatori, mentori e dipendenti esperti mentre il tuo programma è in fase di pianificazione. Rendi i tuoi formatori consapevoli del fatto che l’OJT sarà un processo ponderato e sistematico, non uno sforzo alla cieca.

Il tuo team di supporto dovrebbe avere le competenze necessarie per controllare la qualità dei materiali di formazione per l’accuratezza. Quando il contenuto è completo, tenete una serie di sessioni di addestramento dei formatori (note anche come “sessioni T3”) per assicurarvi che tutti capiscano come ogni compito o attività debba essere condotta. Una volta che il team è pronto, è il momento di caricare il contenuto e lanciare il programma di formazione.

Fase 6: Valutare i risultati e migliorare

Dopo un periodo iniziale di lancio, vorrai rivedere i risultati del tuo programma di formazione. Gli esperti della formazione professionale tipicamente monitorano l’apprendimento e i risultati basati sulle prestazioni dei tirocinanti a intervalli di 30, 60 e 90 giorni. Controlli più a lungo termine a 6 mesi e 1 anno dopo il completamento della formazione possono dare un’indicazione reale di quanto bene i tuoi tirocinanti conservano e usano la loro formazione su base giornaliera.

Considerazioni finali

I vantaggi del training on job vanno oltre la formazione per nuovi assunti. Un programma ben progettato segnala l’impegno della tua azienda nell’apprendimento, che può aiutarti ad attrarre e mantenere i migliori nuovi dipendenti. La formazione offre anche ai dipendenti altamente performanti la possibilità di guidare i loro nuovi collaboratori. Insieme al nuovo piano di assunzione esistente, la formazione on the job può garantire che i tirocinanti si sentano stimati e motivati a realizzarsi nel corso della loro carriera con la tua azienda.

Se hai domande o suggerimenti per ciò che rende fantastico il training on the job, ci piacerebbe ascoltare i tuoi commenti qui sotto.