Siamo abituati a pensare ai responsabili delle risorse umane come a coloro che controllano l’operato degli altri dipendenti. Non tutti sanno, però, che anche le loro performance vengono valutate attraverso KPI per risorse umane.
Proprio così: i KPI HR sono una serie di indicatori di performance che permettono a manager, direttori e HR stessi di misurare l’impatto del reparto risorse umane sulle prestazioni aziendali. Questi indicatori coprono diversi aspetti: dall’efficacia del reclutamento al coinvolgimento dei neoassunti durante l’onboarding, dalla fidelizzazione dei dipendenti alla coltivazione dei talenti in azienda. E questi sono solo alcuni esempi di KPI per risorse umane.
La raccolta, elaborazione e analisi di queste metriche è un aspetto fondamentale della gestione delle risorse umane: i KPI devono essere usati dagli stessi HR per valutare il proprio lavoro, prendere decisioni informate, ottimizzare i processi e dimostrare il loro valore strategico ai dirigenti.
Insomma, attraverso il monitoraggio dei KPI delle risorse umane, le aziende possono individuare eventuali problemi, implementare modifiche e sviluppare programmi specifici per la loro risoluzione. All’interno di questo articolo trovi un piccola guida con tutto ciò che devi sapere sui KPI HR. Iniziamo subito!
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KPI HR: esempi
Partiamo dal significato di questa sigla. KPI deriva dall’inglese “Key Performance Indicators” e si riferisce agli indicatori chiave di performance, cioè delle metriche che servono per valutare l’efficacia di un progetto, oppure le prestazioni del lavoro di un reparto, un processo o un dipendente.
Nel contesto della gestione delle risorse umane, i Key Performance Indicators vengono usati per valutare le attività svolte dagli HR. Alcuni di questi dati riguardano aspetti come la soddisfazione dei dipendenti o il tasso di turnover, mentre altri fanno riferimento al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Per fare chiarezza, vediamo quali sono i principali HR KPIs.
Fidelizzazione dei talenti
Uno degli obiettivi principali di ogni azienda è quello di avere dipendenti professionali, preparati e in grado di svolgere il proprio lavoro in modo efficiente; insomma, dei talenti. Per far sì che questi lavoratori non lascino la loro impresa, gli HR manager devono mantenere alto il tasso di fidelizzazione.
In linea di massima, un tasso di fidelizzazione elevato è sinonimo di una sana cultura aziendale, pacchetti retributivi competitivi e attività di coinvolgimento e di sviluppo dei dipendenti. Al contrario, quando è basso, significa che esistono alcuni problemi di fondo, come mancanza di opportunità di crescita o disallineamento tra le aspettative dei dipendenti e la realtà lavorativa. Il tasso di fidelizzazione è una delle metriche KPI più importanti per raggiungere gli obiettivi aziendali e deve essere monitorata in ogni organizzazione attraverso sondaggi e colloqui con il personale.
Cosa fare se la fidelizzazione e la soddisfazione del personale sono in calo? Gli HR dovrebbero intervenire con programmi di mentoring, workshop e percorsi di carriera. Il che ci porta direttamente al punto successivo.
Tempo medio in una stessa posizione
Come è semplice immaginare, questo KPI delle risorse umane indica per quanto tempo i dipendenti rimangono nella stessa posizione prima di passare a un nuovo ruolo o di ricevere una promozione. Per alcuni, ottenere anzianità nello stesso ruolo potrebbe essere un bene, ma per gli HR manager, questo KPI può essere spaventoso.
Una grande percentuale di dipendenti impegnati nelle organizzazioni desidera fare carriera. Un periodo di permanenza nello stesso ruolo troppo lungo può far intuire ai dipendenti che ci sono limitate opportunità di crescita professionale, con un conseguente calo di impegno e produttività, e un aumento del tasso di turnover.
Chi si occupa di gestione dei dipendenti deve stabilire parametri di riferimento in termini di durata, sviluppare un percorso di carriera interno per ogni ruolo o prevedere la rotazione del personale per mantenere un ambiente di lavoro stimolante in azienda.
Tasso di turnover
Visto che l’abbiamo appena nominato, parliamo del tasso di turnover. Si tratta di uno degli indicatori di performance più importanti per le risorse umane in quanto mostra la percentuale o il numero di dipendenti che lasciano il posto di lavoro in un determinato periodo di tempo.
Perché questo KPI HR è fondamentale? Un turnover troppo alto compromette la produttività e aumenta i costi di reclutamento, perché bisogna continuamente assumere e formare nuove persone. Allo stesso tempo, però, un turnover molto basso può limitare l’innovazione e portare a una forza lavoro statica. Il focus degli HR manager e il cuore della gestione delle risorse umane sta nel trovare un equilibrio che è diverso per ogni azienda nel mondo.
Formazione e sviluppo dei dipendenti
Hai capito bene: la formazione non è solo un processo e una necessità in ambito aziendale, ma anche un gruppo di KPI risorse umane.
I KPI di formazione mettono in evidenza l’efficacia (o l’inefficacia) degli investimenti nello sviluppo delle competenze e comprendono dati come i tassi di completamento dei corsi, il coinvolgimento, le ore di formazione a cui devono partecipare le risorse e i punteggi ottenuti nei test di valutazione.
Queste metriche permettono di valutare il successo delle attività di formazione sul lavoro e prendere decisioni informate per migliorare l’efficacia dei propri programmi di formazione, sviluppare strategie di apprendimento e raggiungere gli obiettivi di formazione di ogni impresa.
Costo per assunzione
Tra i KPI indicatori delle risorse umane troviamo anche il costo per assunzione che include le spese relative a tutto il processo: gli annunci di lavoro, le commissioni per i recruiter, il tempo dedicato ai colloqui con le persone e le di onboarding e inserimento in azienda.
Questo KPI deve essere considerato durante la definizione del budget ed è fondamentale per l’ottimizzazione delle attività di reclutamento.
Tasso di assenteismo
Come si evince dal nome di questo KPI per HR, il tasso di assenteismo misura la percentuale di assenze non programmate rispetto al totale delle giornate lavorative e può evidenziare burnout e scarsa motivazione delle persone, oppure evidenziare un problema di sicurezza e incidenti sul lavoro.
Le risorse umane possono sfruttare questi dati in modo da identificare le aree problematiche e sviluppare una strategia per ridurre le assenze, come l’implementazione di programmi per il benessere del personale, opzioni di lavoro flessibile o adeguamenti del carico di lavoro.
Coinvolgimento dei dipendenti
In questo KPI HR, la parola “coinvolgimento” si riferisce non solo alla soddisfazione dei dipendenti, ma al loro attaccamento emotivo nei confronti del proprio lavoro, della propria azienda e dei prodotti o servizi che offre. Secondo i dati, un alto tasso di coinvolgimento è correlato a performance migliori e a una maggiore fidelizzazione.
Le risorse umane possono misurare il coinvolgimento del personale attraverso sondaggi, questionari e l’implementazione di canali di comunicazione aperti e anonimi. Se questo KPI diminuisce, è nell’interesse dell’azienda avviare programmi di riconoscimento, migliorare la comunicazione interna o fornire formazione sulla leadership ai manager.
L’importanza dei KPI indicatori per risorse umane
Quelle che abbiamo appena visto sono solo alcune delle metriche che i responsabili HR possono usare per una analisi delle loro prestazioni e dei risultati del loro operato. Ovviamente, ogni KPI deve essere scelto in base al tipo di azienda e alla strategia di gestione delle risorse umane che applica.
I KPI devono essere visti dalle aziende come strumenti strategici per il raggiungimento dei propri obiettivi, non come semplici metriche, dati o numeri su report e performance review. Sono informazioni importanti che consentono di individuare problemi, prendere decisioni informate, ottimizzare i processi di gestioni HR, ecc.
Individuazione dei problemi
In ambito aziendale (e non solo HR) i KPI forniscono dati importanti per l’individuazione di problemi, lacune e processi che possono essere ottimizzati.
Prendiamo, ad esempio, le metriche relative al KPI HR del turnover del personale. Durante una sessione di analisi dei dati, gli HR si accorgono che il tasso di turnover è in aumento: cosa fare?
Prima di tutto, bisogna indagare le cause che hanno portato a questi risultati. Si tratta di un problema di leadership, della mancanza di motivazione? Magari le strategie di sviluppo delle competenze o i piani di carriera non stanno dando i risultati sperati? Qui il KPI deve essere interpretato come un segnale d’allarme. Una volta individuate le cause, i responsabili della gestione HR hanno il tempo di implementare nuovi processi o di ottimizzare quelli esistenti in modo da limitare i danni e l’impatto sul successo dell’azienda.
Lo stesso vale anche per tutti gli altri KPI HR. Il monitoraggio dell’assenteismo potrebbe evidenziare problemi relativi al carico di lavoro, al benessere del personale o incidenti sul lavoro che, se non affrontati, potrebbero portare a burnout e riduzione della motivazione dei dipendenti.
Allineamento con la strategia aziendale
Sebbene ad alcuni possa sembrare il contrario, la gestione dei dipendenti non è un reparto a sé stante: insieme a tutti gli altri reparti aziendali, concorre al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. I KPI HR sono essenziali per allineare la gestione del personale alla strategie aziendali complessive.
Mettiamo che un’azienda abbia l’obiettivo di aumentare il fatturato del 20%. Gli HR possono sfruttare metriche KPI come il tempo di assunzione e il costo per assunzione per garantire all’azienda il personale necessario per portare avanti i processi di crescita senza superare il budget. Se l’obiettivo è espandersi in nuovi mercati del mondo, i KPI HR relativi alla formazione e alla mobilità interna possono confermare se i dipendenti possiedono gli strumenti e le competenze necessarie per supportare il processo di internazionalizzazione.
Benchmarking e miglioramento continuo
Infine, i KPI HR permettono di confrontare le proprie performance con gli standard di settore e i risultati ottenuti dalla concorrenza per identificare punti di forza e di debolezza.
Il cosiddetto processo di benchmarking è importante non solo per misurare il successo e definire gli obiettivi raggiunti, ma anche per migliorare continuamente le prestazioni dei singoli lavoratori e dell’impresa in generale.
KPI risorse umane: software e strumenti utili
Come avrai potuto capire leggendo questo articolo, raccogliere e interpretare i KPI non è affatto semplice, soprattutto se si decide di farlo manualmente. Proprio per questo, sempre più aziende nel mondo si affidano a software e strumenti specializzati in grado di facilitare la raccolta dati, i processi di analisi e anche la creazione e la distribuzione di corsi.
Tra tutte le soluzioni presenti sul mercato, quelle offerte da iSpring si rivelano utili sotto diversi aspetti della gestione dei KPI. Stiamo parlando di strumenti all’avanguardia, che aiutano centinaia di imprese italiane e internazionali a raggiungere i propri obiettivi, tra cui Aequor Sicurezza Srl.
Grazie alle soluzioni iSpring, questa realtà milanese specializzata nella fornitura di corsi sulla sicurezza sul lavoro e composta da circa 20 persone, riesce a servire più di 2.500 clienti e a formare un impressionante totale di circa 9.000 persone. iSpring gli ha permesso di trasferire i processi online e sfruttare l’e-learning per raggiungere gli obiettivi che si erano prefissati.
Sondaggi e feedback
L’opinione dei dipendenti è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Raccogliere i dati necessari per misurare KPI come i tassi di coinvolgimento e soddisfazione sarebbe impossibile senza sondaggi creati a regola d’arte.
iSpring Learn è una piattaforma LMS professionale con cui i team HR possono creare e distribuire sondaggi, pianificare sessioni di feedback a 360° e automatizzare la generazione di report con grafici di semplice lettura. I dipendenti possono partecipare da qualsiasi dispositivo, desktop, mobile o persino offline, il che garantisce elevati tassi di partecipazione.
Monitoraggio e reportistica automatizzati
La valutazione delle performance è uno degli aspetti più importanti di molte strategie aziendali e la base di alcune metriche KPI. Anche in questo caso, iSpring Learn può aiutare un’azienda a valutare con successo le performance HR e conseguire i propri obiettivi. Chi si occupa di gestione del personale può usare l’LMS per redigere checklist, configurare modelli di report personalizzati e programmare l’invio automatico a manager o dirigenti.
L’interfaccia multilingue della piattaforma, le opzioni di personalizzazione e l’accessibilità da dispositivi mobili ne semplificano l’utilizzo da parte dei team internazionali, mentre l’assistenza tecnica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è sempre a tua disposizione via e-mail, chat o telefono.
Se desideri usare iSpring Learn per raccogliere e analizzare le metriche KPI, puoi approfittare di un periodo di prova gratuita di 30 giorni e richiedere una demo senza impegno per scoprire tutte le funzionalità offerte dallo strumento.
Sviluppo delle competenze
Abbiamo visto in precedenza che anche lo sviluppo delle competenze del personale ha dei KPI da rispettare, come i tassi di completamento dei corsi o le ore di apprendimento per dipendente.
iSpring Suite è un authoring tool che consente di progettare corsi e-learning efficaci e coinvolgenti direttamente su PowerPoint, con quiz, media, giochi di ruolo e simulazioni. Una volta creati, questi possono essere caricati su iSpring Learn, dove l’iscrizione, i promemoria e il rilascio delle certificazioni sono completamente automatizzati.
Gli strumenti iSpring sono un modo innovativo ed efficiente di raccogliere e analizzare KPI con successo, senza perdere tempo con compiti che possono essere svolti direttamente dalle piattaforme.
Conclusioni
Giunti al termine di questa breve guida sui KPI, possiamo concludere che i KPI HR non sono solo statistiche su una dashboard, ma degli strumenti strategici che consentono alle organizzazioni di avere a disposizione una forza lavoro più preparata e coinvolta nel raggiungimento di obiettivi personali o comuni. I KPI suggeriscono la presenza di problemi, aiutano a ottimizzare i processi, sviluppare i dipendenti e trattenerli in azienda.
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FAQ
Quali sono le 4 principali tipologie di KPI?
In ambito aziendale, i KPI possono essere divisi in 4 tipologie principali: metriche finanziarie, di servizio clienti, di vendita e di marketing. Per quanto riguarda la gestione del personale, i KPI principali sono: indicatori di produttività, metriche di qualità, indicatori di efficienza e indicatori di conformità.
Quali sono i KPI per la selezione del personale?
Tra i KPI relativi alla selezione del personale possiamo elencare i tempi di assunzione, il costo per assunzione, il tasso di accettazione delle offerte e il tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti. Il monitoraggio di questi KPI permette di perfezionare i processi di assunzione, controllare i costi e garantire che i neoassunti siano adatti all’azienda.