Compliance aziendale: significato e i software necessari

Una delle preoccupazioni di una azienda è avere la certezza di essere in piena conformità con i regolamenti e le normative. Il datore di lavoro deve assicurarsi che il proprio business non vada incontro a rischi come procedimenti penali o danni alla reputazione. Deve in altre parole occuparsi della compliance aziendale. Cos’è però?

In questo nostro articolo vedremo il significato di compliance aziendale e anche alcuni esempi di compliance aziendale, oltre ad analizzare i migliori software per la compliance.

Cos’è la compliance aziendale

Il termine compliance significa letteralmente conformità, ovvero l’adempiere alle regole o l’attenersi alle normative.

Se si parla più nello specifico di compliance aziendale, in traduzione conformità negli aspetti legali dell’azienda, stiamo quindi facendo riferimento alla capacità di rispettare i regolamenti dell’Unione Europea e dello specifico Paese la ditta opera.

La parola compliance è nata negli anni 70, in seguito a uno scandalo della compagnia Lockheed che ha corrotto dei pubblici ufficiali stranieri per vendere degli aerei militari. Di conseguenza, gli Stati Uniti d’America hanno creato il Foreign Corrupt Practices Act per combattere la corruzione nei business internazionali.

Attività di compliance aziendale

Ciò che una azienda deve fare è mettere in pratica una serie di iniziative che permettano al business di mantenere un comportamento legale ineccepibile. Lo scopo di ogni attività di compliance aziendale è evitare sanzioni o problemi legali.

Inoltre, non si deve dimenticare che non rispettare le leggi e incorrere in problematiche nella gestione della compliance causa spesso un danno alla reputazione delle aziende, molto più problematico rispetto alla perdita economica causata dalle sanzioni.

Le attività di compliance aziendale sono quindi da vedere come un mezzo di prevenzione, per salvaguardare le imprese da svariati tipi di rischi.

Funzione di compliance aziendale

Quando si parla di compliance si tende anche a discutere del concetto di funzione di compliance. Con questo termine si indica una funzione aziendale che ha lo scopo di rafforzare i presidi organizzativi e operativi delle aziende.

L’obiettivo finale, come già indicato, è di assicurarsi che le aziende stiano osservando in modo completo le normative, per quanto riguarda ogni attività svolta sul luogo di lavoro e nel rapporto con gli stakeholder.

Inoltre, il concetto di funzione di compliance si lega anche a quello di cultura della compliance, che sottintende che non basta semplicemente un insieme di attività, ma è necessario anche un cambiamento culturale all’interno delle aziende così da far radicare a lungo termine le disposizioni date dal datore di lavoro e assicurarsi che la cura verso la legge e i processi interni sia sempre massima.

Conformità normativa

Dal punto di vista dell’economia il significato di compliance è “quell’insieme di regole, di procedure e strutture organizzative volte a consentire attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione dei principali rischi, una conduzione dell’impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi” chiave in termini di evoluzione delle performance, come spiegato da Treccani.

Per farlo si deve essere in piena conformità con la normativa vigente, dedicata allo specifico campo d’azione delle imprese di cui fate parte. Non si può parlare in modo generale delle esatte normative che una azienda deve seguire, poiché variano molto da realtà a realtà, ma ci sono una serie di procedure che si possono applicare. Vediamole qui sotto.

Compliance aziendale: esempi

La compliance aziendale ha l’obiettivo di mettere in sicurezza le attività e i business, ma esattamente cosa si deve fare? Ci sono una serie di passaggi che possono essere seguiti per essere più facilmente in conformità con le normative, a dispetto della loro complessità.

Analisi dei rischi

È di massima importanza, a interesse di ogni impresa che inizia a lavorare sulla conformità alla normativa e vuole evitare danni alle finanze o alla reputazione, che il primo passaggio sia identificare qual è la legge di riferimento per il proprio settore, sia a livello locale, che nazionale ed europeo o persino in tutto il mondo per le aziende che agiscono su più continenti contemporaneamente.

Il primo passaggio è quindi una analisi legale di ogni obbligo e di quali sanzioni possono essere applicate in caso le norme non vengano rispettate.

Definizione delle politiche interne

Successivamente si devono creare delle politiche interne, volte a definire i procedimenti corretti in base alle norme. In questo caso è fondamentale che le procedure siano chiare e che non ci siano dubbi all’interno della vostra impresa.

Inoltre, è bene permettere ai dipendenti di denunciare internamente in forma anonima, tramite canali criptati, pratiche scorrette che potrebbero mettere a rischio la compagnia, evitando che i lavoratori subiscano delle ritorsioni da parte dei colleghi.

A questo riguardo, nell’Unione Europea nel 2019 è stata introdotta la Direttiva UE sul Whistleblowing (segnalazione di illeciti) per proteggere chi denuncia e incoraggiare così le segnalazioni di qualsiasi condotta illecita all’interno di organizzazioni commerciali e statali.

Formazione dei dipendenti sulle best practice

Insieme alla chiarezza, è fondamentale lavorare sulla completa conoscenza. La formazione sul miglior modo per rispettare con successo le normative è fondamentale, per far sì che in ogni istante ci sia completa attenzione a elementi come la protezione dei dati e la salvaguardia della salute sul luogo di lavoro.

La formazione è anche uno dei migliori strumenti per lavorare sulla cultura della compliance, così da promuovere il rispetto verso le politiche interne e di conseguenza assicurarsi che i dipendenti siano sempre in sicurezza e non si vada a rischio di sanzioni.

È però importante comprendere che la formazione non è un processo usa e getta, ma uno strumento da utilizzare regolarmente. Anche se i dipendenti hanno superato i quiz sulla compliance e hanno imparato quali sono le leggi di riferimento, è bene mantenerli aggiornati e far sì che ripassino regolarmente le regole più importanti. In caso contrario, c’è il grande rischio che un loro errore possa portare a danni alla reputazione o alle finanze della compagnia.

Inoltre, ogni volta che entrano nuovi dipendenti è necessario formarli, di conseguenza è fondamentale avere a disposizione in ogni istante contenuti di apprendimento e una piattaforma tramite la quale gestire con precisione ed efficienza questo processo di onboarding sulla compliance aziendale.

Controlla e aggiorna

Non basta però definire le politiche interne corrette e insegnarle alle persone nel contesto lavorativo. Il rispetto delle leggi deve essere una costante ed è fondamentale che ci sia un continuo controllo sui processi interni e sulla precisione del codice di condotta.

Di conseguenza, si devono poi aggiornare le norme interne quando le leggi cambiano o si scoprono nuovi modi per rispettare la normativa in modo efficiente, così da evitare danni alla reputazione e alle finanze delle aziende.

Vista la necessità di continuare a rimanere aggiornati, il consiglio è di optare per un compliance officer, una persona dedicata alla conformità alle normative che si tenga aggiornata e si occupi, in collaborazione con il team HR, di creare i contenuti formativi per i dipendenti, usando dei software dedicati. Si tratta di una migliore opzione rispetto all’acquisto di contenuti già pronti, la cui utilità terminerà appena un dettaglio di una norma cambierà, costringendo a riacquistare nuovi corsi.

Software per la compliance aziendale

Abbiamo quindi visto che un passaggio fondamentale è formare internamente i dipendenti sui codici di condotta in termini di gestione della compliance. Si potrebbe acquistare dei corsi già pronti, ma spesso non sono sufficienti perché non riescono a rispondere alle specifiche necessità di ogni ditta, che andrebbe incontro a potenziali danni se non fosse aggiornata sulle ultime novità.

La scelta migliore è optare per una gestione interna della formazione, sia per quanto riguarda la produzione che la distribuzione dei corsi dedicati alla compliance.

iSpring LMS

Iniziamo con un software LMS, ovvero un sistema di gestione della formazione. Si tratta di una piattaforma tramite la quale distribuire i contenuti formativi dedicati alla compliance (e non solo), come iSpring LMS.

iSpring LMS è uno dei migliori strumenti per gestire la compliance in grandi e piccole aziende: anche se disponete di un team da massimo 1-3 persone, iSpring LMS è pensato per aiutarvi nella gestione della conformità alle regole e alle normative grazie a vari processi automatizzati (come l’iscrizione dei dipendenti ai corsi, l’invio di certificati e la creazione di report, che possono anche essere programmati a seconda delle necessità del vostro settore).

L’insieme di strumenti di iSpring LMS vi dà ogni opportunità per gestire con grande facilità una “knowledge base”, ovvero una raccolta di contenuti (guide ai regolamenti vigenti, manuali sulla compliance aziendale, corsi a tema con specifiche normative…) che saranno sempre disponibili. I contenuti possono essere facilmente condivisi tra diversi gruppi di dipendenti, dai quali si possono raccogliere statistiche diverse per poi radunarle in report unici.

La necessità di comprendere il rispetto alla legge e agli obblighi del settore richiede una regolare formazione sul luogo di lavoro così come continue valutazioni delle prestazioni per comprendere se il livello di conformità è migliorato: con iSpring LMS, come potete vedere nella versione di prova da 30 giorni, si possono gestire facilmente tutti questi procedimenti, sia in Italia che all’estero grazie a una interfaccia multilingua estremamente intuitiva, pensata per facilitare l’esperienza utente e non creare difficoltà quando si tratta di argomenti complessi come i regolamenti sulla conformità.

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Le normative vanno inoltre rispettate in ogni momento e in ogni luogo, quindi iSpring LMS vi viene incontro funzionando sia da browser che tramite l’app ufficiale su mobile. Inoltre, è possibile accedere anche mentre si è offline, così da non correre mai rischi in caso di operazioni esterne all’ufficio dove potrebbe non esserci buona rete.

La piattaforma può essere personalizzata a seconda delle necessità: l’admin può in pochi clic fare il setup dell’interfaccia, scegliendo un modello di report tra i vari disponibili, gestendo un catalogo di contenuti sempre a portata e sfruttando varie funzioni di supervisione.

Gli utenti possono usare anche un sistema di chat per comunicare rapidamente con i superiori sulle regole da seguire in termini di legge e rispetto delle regole di compliance. Ci sono aree commenti nei corsi per chi ha dubbi sui processi interni lì spiegati ed è possibile sfruttare una formazione mista, con presentazioni in diretta, sfruttando anche l’integrazione con MS Teams, Zoom e Google Meet.

Ovviamente, iSpring LMS è in perfetta compliance con le leggi sulla protezione dei dati in rispetto agli obblighi odierni. Con una selezione di prezzi che vengono incontro alle necessità specifiche delle aziende e un team di supporto attivo 24/7, iSpring LMS è un’ottima scelta per la gestione dei processi di formazione sulla compliance, come potete vedere anche prenotando una demo in diretta con gli esperti di iSpring.

iSpring Suite

Prima di distribuire i corsi sulla compliance, è però necessario che le aziende creino tali contenuti. Una delle migliori soluzioni al mondo è iSpring Suite, un software autoriale che si integra direttamente in PowerPoint e risulta così facile da utilizzare per ogni persona che ha familiarità con gli strumenti di Microsoft.

Per essere in piena compliance aziendale con le leggi ed evitare danni alla reputazione e alle finanze delle aziende, è necessario produrre corsi di qualità: iSpring Suite dispone di tante funzioni per facilitare il procedimento, grazie a modelli pronti, un catalogo di immagini (personaggi, sfondi, oggetti…) per creare un chiaro contesto e funzionalità per registrare e fare editing di video (screencast e videocamera) e audio. I video corsi così creati possono essere sincronizzati alle diapositive e possono anche essere impostate delle registrazioni alla visualizzazione.

Come potete vedere anche nella versione di prova da 14 giorni, uno dei vantaggi è che potete anche prendere una presentazione PowerPoint già pronta e modificarla con iSpring Suite, inserendo anche un quiz usando 14 tipi di domanda (fondamentale per la fase di controllo dei risultati) e creando simulazioni interattive, per rendere la formazione più dinamica e interessante visto che spesso i dipendenti delle aziende trovano i corsi sulla compliance alle leggi noiosi e faticano ad apprendere le informazioni passivamente.

Tutti i contenuti creati con iSpring Suite possono essere convertiti in SCORM, per la massima compatibilità con le piattaforme LMS. Ovviamente, potete in pochi click pubblicare il vostro corso direttamente in iSpring LMS, direttamente da iSpring Suite.

Se volete realizzare dei manuali facilmente sfogliabili in formato digitale, che spieghino rapidamente a quali leggi porre attenzione senza dover passare ogni volta attraverso un intero corso di formazione, è possibile realizzare dei Flip-book direttamente con iSpring Suite, così da avere materiali per la vostra knowledge base.

Il software può essere installato completamente offline, per gli ambienti isolati che non hanno connettività per questioni di protezione. In caso di problemi c’è la possibilità di richiede immediata assistenza tramite telefono, email o chat, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Potete vedere tutte queste funzioni prenotando una demo in diretta con il team di esperti di iSpring.

Pensieri finali

In questo articolo abbiamo visto l’obiettivo della compliance aziendale, cosa sia e in che modo il concetto di conformità si applica nella gestione quotidiana di una impresa. I procedimenti di compliance sono più semplici da gestire con una buona formazione interna, inoltre.

In tal senso, è consigliato usare software come iSpring LMS (in prova gratuita da 30 giorni e visibile prenotando una demo) e iSpring Suite (in prova gratuita da 14 giorni e visibile prenotando una demo).

Ora che sapete il significato di compliance aziendale e quali sono i software migliori, iniziate subito a mettere in sicurezza le varie aree delle vostre imprese.

FAQ

Chi si occupa di compliance in azienda?

Sebbene sia compito di tutti i dipendenti rispettare la compliance e che i processi di supervisione possano essere assegnati all’HR, è spesso preferibile che a occuparsi attivamente della compliance sia una persona specializzata, un compliance officer separato dagli altri organi di controllo e potere interni all’azienda.

Cosa fa il responsabile della compliance?

Il responsabile della compliance, detto anche compliance officer, è una persona che conosce le leggi del codice civile e penale, la normativa sulla protezione dei dati, i dettagli sulla sicurezza sul lavoro, le regole specifiche del settore e sulle persone giuridiche oppure che regola le attività di un team esperto di ogni tema sopra citato.