Iniziare un nuovo lavoro è sempre un momento stressante per i neoassunti che si trovano a dover imparare nuovi processi, conoscere colleghi, manager, partner o clienti e familiarizzare con la cultura aziendale nel minor tempo possibile.
Proprio per questo motivo, sempre più aziende in Italia e nel mondo stanno passando a un processo di onboarding digitale che sfrutta la tecnologia e strumenti come i digital onboarding software per rendere la procedura di inserimento più rapida, efficace e meno stressante.
L’avvento dei processi di onboarding digitale è stato una vera e propria rivoluzione per le risorse umane delle aziende di ogni settore. I vantaggi dell’onboarding digitale sono molti: ciò che prima veniva fatto in presenza o su carta, ora può essere gestito completamente online e in tempo reale, risparmiando tempo, denaro ed energie, ma senza influire negativamente sulla esperienza di accoglienza offerta dall’azienda.
Le moderne piattaforme di onboarding digitale aiutano le aziende a creare processi di onboarding da remoto strutturati che possono essere personalizzati e applicati a diversi profili di utenti e talenti in base alla posizione ricoperta in azienda.
All’interno di questo articolo potrai scoprire tutto ciò che ti serve sapere sul processo di digital onboarding: cos’è, come avviare questo processo e di quali programmi, soluzioni e tecnologie avvalersi per lanciare un processo di onboarding digitale efficiente ed efficace. Inoltre, troverai un confronto tra le soluzioni di onboarding digitale più diffuse disponibili sul mercato italiano:
| Piattaforma | Ideale per | Funzionalità principali | Prezzo |
| iSpring LMS | Formazione aziendale e onboarding digitale | Creazione di percorsi di formazione, automazione, apprendimento da dispositivi mobili, monitoraggio e verifica | Prezzi personalizzati, prova gratuita disponibile |
| Docebo | Formazione aziendale | Apprendimento basato su intelligenza artificiale, supporto multilingue, molte integrazioni | Prezzi premium |
| Moodle | Organizzazioni attente al budget | Open source, altamente personalizzabile, supporto della community | Gratuito (self-hosted) o a pagamento |
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Digital onboarding: cos’è?
Come ormai d’abitudine, partiamo con un po’ di teoria e vediamo cos’è il digital onboarding facendo un paragone con un altro processo aziendale: la firma dei documenti.
Un tempo, ogni contratto, atto o documento di finanza, fatturazione o certificazione doveva essere stampato, consegnato, firmato con carta e penna e poi inviato via posta. Poi, con l’arrivo della firma elettronica e delle tecnologie di controllo identità digitale (riconoscimento facciale e impronte digitali), il processo è cambiato. Ora firmare i documenti è più semplice e veloce: basta fare la procedura di identificazione sul computer per confermare la propria identità, mettere la firma elettronica e inviare i documenti via mail con conferma di lettura. Non c’è bisogno di altro.
Il digital onboarding (anche chiamato “online onboarding”, “electronic onboarding” o “onboarding web”) è il processo di integrazione dei nuovi dipendenti in un’organizzazione che avviene non più dal vivo, ma attraverso strumenti e piattaforme digitali.
A differenza dell’onboarding tradizionale (dall’inglese “portare a bordo), che prevedeva incontri di persona, materiale stampato e documenti cartacei, il processo di onboarding digitale sfrutta software e sistemi per erogare contenuti formativi, completare attività amministrative e facilitare la comunicazione tra i nuovi assunti e i loro team. E, come riconosciuto dall’Accordo Stato-Regioni 2025, è tutto a norma di legge!
Il processo di onboarding digitale comprende diversi aspetti chiave: la compilazione elettronica dei documenti di assunzione, l’accesso ai materiali formativi tramite un sistema di gestione dell’apprendimento, la partecipazione a incontri virtuali di benvenuto e il monitoraggio dei progressi tramite dashboard.
Ma i vantaggi dell’onboarding digitale vanno oltre a questo. L’onboarding digitale consente agli HR di misurare il coinvolgimento e i tassi di completamento, identificare tempestivamente le lacune di conoscenza e migliorare costantemente il processo di onboarding sulla base di informazioni basate sui dati.
Quando viene eseguito l’onboarding da remoto?
Adesso abbiamo capito di cosa si parla, ma quando viene eseguito l’onboarding da remoto?
La situazione più comune è quella in cui si assumono lavoratori che non metteranno mai piede in un ufficio fisico. I freelance richiedono un processo di onboarding digitale che includa presentazioni virtuali, accesso online a tutti gli strumenti, le risorse necessarie e canali digitali per eventuali domande e richieste di assistenza.
L’onboarding digitale si applica anche agli ambienti di lavoro ibridi in cui i dipendenti dividono il tempo tra casa e ufficio: durante il processo, gli utenti possono completare le attività preliminari, mettere la firma elettronica sui documenti, oppure familiarizzare con i profili di clienti e colleghi per arrivare preparati al primo giorno di lavoro in presenza.
Ma non è finita qui, perché le grandi aziende con più sedi spesso implementano una soluzione di onboarding digitale per assicurarsi che i processi di assunzioni, acquisizione, inserimento e integrazione dei nuovi talenti sia uguale per tutti.
Processo di onboarding digitale
L’onboarding digitale è un processo delicato per tutte le aziende, indipendentemente dal settore di attività, e richiede diverse fasi: dalla scelta e acquisizione delle tecnologie necessarie per l’inserimento delle risorse, fino alla presentazione del dipendente e alla definizione dei processi successivi.
Vediamo qui di seguito come strutturare un processo di onboarding digitale con software specializzati.
1. Definisci gli obiettivi dell’onboarding digitale
Per avviare l’onboarding digitale, è fondamentale creare un elenco dettagliato degli obiettivi che vuoi raggiungere attraverso questo processo.
Alcuni avviano il processo per inserire neoassunti, altri lo fanno per i clienti come parte della customer experience. Certe aziende focalizzano l’attenzione sui processi, altri sulle tecnologie usate, altre ancora su identità e cultura aziendale. Insomma, l’onboarding digitale dipende esclusivamente dall’azienda, i suoi servizi/prodotti e processi.
Valuta l’idea di creare una lista di controllo per l’onboarding digitale del dipendente, così da poter suddividere i compiti e gli obiettivi dei clienti o dei nuovi assunti giorno per giorno o per settimana.
Un esempio di una lista di controllo per l’onboarding digitale.
2. Sviluppa un piano chiaro
Creare un piano e programma tutte le call con un’agenda, dei link video ecc. Questo processo riduce lo stress e l’ansia che potrebbero provare i nuovi assunti e garantisce che siano introdotti a ogni persona, processo, sistema, soluzione o progetto in maniera strutturata.
L’onboarding digitale è simile a quello in presenza, ma è un processo differente, adattato al mondo di Internet. Impostare una chiara sequenza temporale per il completamento di ogni fase del piano di digital onboarding in azienda aiuterà i nuovi dipendenti a organizzarsi e a mantenere la produttività nelle prime settimane di lavoro.
3. Presentazioni virtuali
Una parte importante del processo di digital onboarding è far conoscere i neoassunti alle persone con cui lavoreranno. A meno che la tua impresa non abbia degli uffici fisici dove i dipendenti possono trascorrere i primi giorni, l’unico modo per far sentire i dipendenti benvenuti fin dal primo giorno del processo di onboarding digitale è prevedere delle brevi videochiamate sia con il team al completo che con i singoli colleghi.
Queste presentazioni sono fondamentali per far conoscere la struttura del team, creare obiettivi condivisi e aumentare l’entusiasmo e la motivazione della nuova risorsa.
4. Invia un’email o un messaggio di presentazione per i nuovi dipendenti
Una volta che i dipendenti hanno incontrato i nuovi membri del team, assicurati anche che vengano introdotti al resto dell’azienda durante l’onboarding digitale.
Per farlo, puoi inviare semplicemente un’e-mail “nuovo membro dello staff” o diffondere la notizia con un messaggio di benvenuto su qualsiasi digital onboarding app o sistema di messaggistica, come Slack.
Un esempio di presentazione di un nuovo dipendente.
5. Comunica la struttura organizzativa
Durante l’onboarding digitale i dipendenti potrebbero sentirsi sopraffatti dall’intero processo e dalle nuove informazioni, soprattutto se ancora non riescono ad associare il nome alla persona.
La soluzione potrebbe essere quella di fornire delle risorse utili che i dipendenti possono consultare per rinfrescarsi la memoria su chi fa cosa.
Un esempio di struttura organizzativa.
iSpring LMS ti consente di creare un organigramma interattivo che mostra di quali dipartimenti è composta l’azienda, chi ci lavora e chi li gestisce. Questo schema aiuta i dipendenti a capire come funziona l’azienda, trovare velocemente le informazioni sui colleghi e i loro contatti per poter risolvere questioni lavorative.
Vuoi provare subito a crearne uno da inserire nel content di onboarding per un nuovo dipendente? Inizia una prova di 30 giorni di iSpring LMS per testare questa funzionalità in prima persona, oppure richiedi una demo.
6. Usa dei canali di comunicazione in tempo reale
L’onboarding digitale prevede che i partecipanti si trovino in luoghi diversi, ma hanno comunque bisogno di un posto dove poter comunicare. Puoi usare una varietà di piattaforme e software, inclusi gli strumenti di comunicazione sincroni e asincroni, ma durante l’onboarding digitale di un nuovo dipendente o il customer onboarding di un cliente è fondamentale assicurarsi che sappiano quando e come usare ogni strumento.
Se i tuoi dipendenti mostrano problemi di digitalizzazione o non hanno familiarità con programmi di identificazione del digital customer, offri loro delle sessioni di formazione online nei primi due giorni di lavoro perché è una competenza chiave da cui dipende la riuscita di tutto il processo.
7. Definisci delle regole per la comunicazione
Definiti i sistemi di comunicazione da usare durante il processo, è anche importante spiegare alcune regole di galateo. Durante il processo di onboarding, dedica del tempo a stabilire aspettative e standard di comunicazione chiari e diretti tramite:
- E-mail;
- Messaggistica istantanea (ad es. Slack);
- Videochiamate di gruppo (ad es. Zoom);
- Chiamate telefoniche ai cellulari privati;
- Strumenti di project management (ad es. Trello e Jira).
8. Fornisci un accesso sicuro ad app e strumenti
Spesso, un processo di onboarding da remoto di successo si traduce nella facilità con cui i dati di accesso agli strumenti essenziali per l’azienda, come il riconoscimento dell’identità da remoto o la firma digitale, vengono forniti, condivisi, messi a disposizione dei nuovi dipendenti e in sicurezza.
Il primo passo è creare una rapida guida di riferimento che spieghi quali strumenti usa l’azienda e come iniziare a usarli rapidamente. Il secondo passo, e anche il più importante, è come vengono condivisi questi dati di accesso.
La sicurezza è davvero cruciale: usa gli strumenti adatti per fornire a un nuovo dipendente o cliente le credenziali in modo facile, sicuro e veloce, senza compromettere la sicurezza della tua infrastruttura di lavoro da remoto e la customer journey.
9. Porta avanti il digital onboarding in gruppi
Un processo di onboarding organizzato in gruppi minimizza gli sforzi (sia dell’azienda che del dipendente) e ottimizza tempo e risorse. Inoltre, permette di creare un senso di comunità tra i nuovi assunti.
Se vuoi provare a condurre un processo di onboarding in gruppi, valuta l’idea di assegnare a ciascun gruppo un team ospitante che crei un ambiente virtuale in cui le persone si sentano a proprio agio e con delle figure dedicate al supporto tecnico.
10. Offri contenuti e-learning nel tuo programma di onboarding
Impiegare una componente di e-learning nel tuo processo di onboarding o customer onboarding di un nuovo dipendente o cliente porta diversi vantaggi, tra cui il fatto che ogni dipendente può accedere ai contenuti quando e come lo desidera.
I contenuti e-learning sono riutilizzabili, quindi, dopo il lavoro iniziale di creazione, il corso può essere inviato a tutti i futuri nuovi assunti o digital customer come parte del processo di digital onboarding in azienda. Puoi anche creare delle versioni diverse dei corsi e prevedere più percorsi specifici per diversi tipi di dipendenti o processo, a seconda delle posizioni ricoperte in azienda.
Per creare i corsi puoi usare strumenti di authoring, come iSpring Suite che ti permette di sviluppare un corso sulla tua azienda, realizzare corsi su sicurezza o conformità con quiz interattivi e registrare video tutorial su come usare i tuoi software aziendali anche se non hai alcuna esperienza pregressa.
Dai un’occhiata a questo corso per trovare l’ispirazione e scoprire i vantaggi nell’utilizzo di questo strumento di authoring.
11. Distribuisci il tuo programma di onboarding nel modo corretto
Ora che hai creato i tuoi corsi di onboarding da remoto per un nuovo dipendente o cliente, hai bisogno di un modo rapido e affidabile per distribuirli in tutta sicurezza.
La maggior parte delle organizzazioni opta per l’erogazione dei corsi tramite un learning management system (LMS), come i servizi che trovi qui sotto: offrono molti vantaggi e sono creati proprio per gestire il processo di formazione in aziende e istituti.
Se ancora non disponi di una soluzione LMS, puoi provare iSpring LMS. È una piattaforma di gestione della formazione basata su cloud estremamente facile da configurare e usare per chi non è un esperto di LMS. Ti consentirà di mettere il turbo al processo di onboarding digitale e customer onboarding della tua azienda.
12. Esegui delle verifiche regolari
Altra fase fondamentale del processo digitale di onboarding HR è quella del controllo attraverso gli appositi sistemi. Porta avanti verifiche regolari dei dipendenti per valutare l’efficacia del processo di onboarding e assicurarti che il dipendente stia progredendo come previsto.
Usa i traguardi che hai incluso nel tuo piano di onboarding e il feedback dei clienti per valutare la performance dei dipendenti e affrontare eventuali problemi il prima possibile.
Onboarding digitale: software
Scegliere il digital onboarding SaaS non è semplice, soprattutto per chi è alle prime armi. Qui di seguito trovi le tre migliori offerte disponibili sul mercato italiano, ciascuna con le proprie caratteristiche e punti di forza.
iSpring LMS
iSpring LMS è un sistema di gestione dell’apprendimento completo, progettato specificamente per i team HR di piccole e medie dimensioni. Ciò lo rende particolarmente interessante per le aziende che desiderano funzionalità di onboarding professionali senza però ritrovarsi con tecnologie complesse da usare.
L’onboarding digitale e la formazione vengono gestiti in maniera automatizzata: l’iscrizione ai corsi avviene automaticamente in base ai ruoli dei dipendenti, i certificati vengono rilasciati al completamento senza intervento manuale e report dettagliati possono essere programmati per essere inviati a manager, supervisori o clienti a intervalli regolari.
iSpring LMS include una Base di Conoscenze che funge da archivio dove HR e manager possono pubblicare materiali che rimangono sempre a disposizione delle persone in azienda. L’interfaccia è intuitiva, completamente personalizzabile e multilingue, il che lo rende particolarmente adatto alle aziende con attività internazionali.
Rispetto ad altri sistemi, iSpring LMS offre l’accesso ai corsi anche da app e offline: lavoratori e clienti possono seguire corsi di onboarding, digital marketing, customer experience e processi ovunque e in qualsiasi momento. L’LMS offre anche la possibilità di interagire in chat o nei commenti e la completa integrazione con Microsoft Teams, Zoom e Google Meet per chi pratica l’apprendimento misto.
Infine, iSpring LMS mette a disposizione un’assistenza tecnica disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, la possibilità di iniziare con un periodo di prova gratuita e una demo conoscitiva senza impegno con un esperto del software pronto a rispondere a tutte le domande.
Docebo
Docebo è un altro strumento e-learning adatto per l’onboarding digitale. Fondato originariamente in Italia e poi cresciuto a livello internazionale, Docebo è famoso per il suo motore di intelligenza artificiale ed è ideale per chi cerca sistemi all’avanguardia, anche se più complessi da usare.
Questo sistema analizza il modo in cui i nuovi dipendenti interagiscono con i materiali di onboarding e suggerisce risorse aggiuntive in base ai loro modelli di apprendimento, ai requisiti del ruolo e alle lacune di competenze. Inoltre, le funzionalità di social learning aiutano a creare comunità virtuali in cui i nuovi assunti possono interagire con i colleghi (o i clienti), fare domande e condividere esperienze.
Il prezzo è sicuramente un punto a sfavore: rispetto alle altre due soluzioni per l’onboarding digitale, Docebo è sicuramente meno accessibile. Inoltre, il processo di implementazione è complesso e richiede personale specializzato con buona conoscenza di questa tecnologia.
Moodle
Moodle è uno strumento open source che coniuga onboarding digitale, informatica e gestione della formazione, usato principalmente in istituti scolastici e organizzazioni non profit. I punti di forza di questa soluzione sono il rapporto qualità-prezzo e la sua straordinaria flessibilità che permette di personalizzare tutti i processi.
Anche le aziende possono metterlo in uso per creare esperienze di digital onboarding HR altamente personalizzate che riflettono i requisiti di settore e la cultura aziendale, senza essere vincolate dai limiti del software proprietario.
La community di Moodle rappresenta un altro vantaggio significativo, con migliaia di sviluppatori, docenti e utenti che contribuiscono con plugin, temi e assistenza. Questo modello basato sulla community fa sì che il software si evolva continuamente in base alle esigenze reali degli utenti.
Tuttavia, Moodle richiede una gestione più diretta rispetto a soluzioni chiavi in mano come iSpring LMS o Docebo: le organizzazioni devono gestire i propri server, pensare a sicurezza, aggiornamenti tecnici e hosting. Inoltre, l’interfaccia utente è meno curata rispetto a quella degli altri sistemi commerciali.
Conclusioni
L’onboarding digitale ha trasformato il modo in cui le aziende inseriscono i nuovi dipendenti e ha aumentato l’efficienza dei processi sia per i team HR che per i nuovi assunti. In un’era in cui le aziende si affidano sempre di più a freelance e lavoratori da remoto, investire in strumenti di onboarding digitale non è più un optional: è essenziale per attirare, fidelizzare e formare i migliori talenti.
Vuoi iniziare subito a trasformare il tuo processo di onboarding? Il digital onboarding software iSpring LMS ti offre una prova gratuita senza impegno e la possibilità di prenotare una demo con un esperto per scoprire tutte le funzionalità della piattaforma e sfruttarne appieno i vantaggi.