Skill matrix: scopri le competenze dei tuoi dipendenti

All’interno di un’azienda la gestione dei lavoratori è di primaria importanza e per questo è necessaria una skill matrix, ovvero una matrice delle competenze. Vi sono infatti situazioni nelle quali è necessario capire come impiegare al meglio la competenza del dipendente, in quale posizione del team può essere più efficace tale risorsa o se sono necessari nuovi processi di sviluppo della formazione dei livelli di competenza.

Con una skill matrix è possibile lavorare sui livelli di competenza. In questo articolo vedremo nel dettaglio cos’è la matrice delle competenze dei dipendenti, faremo ovviamente un esempio di skill matrix e presenteremo degli utili strumenti per lo sviluppo di questa attività.

Skill matrix: cos’è

Abbiamo però bisogno prima di tutto di capire in modo concreto qual è il significato di skill matrix. La traduzione di skill matrix è “matrice delle competenze”, ma alle volte è resa anche come “matrice della competenza” al singolare. Se si è in cerca di una buona definizione in italiano di skill matrix è la seguente: “una skill matrix è uno strumento con finalità visive che permette di vedere in modo chiaro la combinazione tra le abilità necessarie per un certo ruolo in azienda e l’effettivo livello di competenza di un certo dipendente per specifici tipi di attività”.

In altre parole, una matrice delle competenze è un modo per letteralmente vedere di quali tipi di risorsa avete bisogno e quali abilità sono già in possesso delle persone che avete a disposizione nel team. Di norma, la skill matrix ha una disposizione a griglia che incrocia i dati a disposizione sul dipendente e sulle sue performance, per identificare i livelli di competenza.

La skill matrix è uno degli strumenti più utilizzati in ambito specialistico, ad esempio dalle risorse umane in fase di assunzione di nuovi talenti e di formazione del dipendente.

Perché la matrice delle competenze aziendali è importante?

Ora che abbiamo capito cosa sia, è fondamentale capire perché la matrice delle competenze professionali è una risorsa importante in azienda e quali siano i vantaggi garantiti dall’analisi dei livelli di competenza.

Una skill matrix è in grado di monitorare la crescita e lo sviluppo dei lavoratori professionisti in modo tale da permettere alle risorse umane di assegnare ai lavoratori i giusti compiti in azienda, sulla base delle abilità del dipendente e facendo attenzione alle carenze della singola persona e dei suoi vari livelli di competenza.

Una skill matrix è una risorsa importante perché permette di organizzare in modo adeguato il lavoro del personale in azienda sulla base dei livelli di competenza, alle polivalenze dei dipendenti, garantendo ai lavoratori la possibilità di ottenere risultati ed essere più soddisfatti del proprio operato, notando lo sviluppo delle performance e delle competenze.

Senza una mappatura delle competenze aziendali tramite una matrice della competenza è molto complesso comprendere in modo chiaro quale sia il livello di competenza della singola persona e visualizzare in modo chiaro quali siano i bisogni di certi tipi di attività che dovranno essere svolte dal dipendente.

Inoltre, senza una skill matrix le informazioni sul livello di abilità e di competenza dei lavoratori saranno detenute unicamente dai singoli responsabili: se questi si dovessero allontanare dall’azienda, si perderebbe la comprensione della competenza della propria forza lavoro e nuovi responsabili dovrebbero cominciare da capo con ogni singolo dipendente. Una skill matrix è una grande risorsa perché garantisce invece la continuità delle informazioni fondamentali sulla competenza della propria forza lavoro. La matrice della competenza dà anche uno schema per analizzare in modo facile e chiaro nuovi dipendenti, sapendo subito in quale modo impiegarli al meglio nel team.

Oltre a visualizzare in modo chiaro il livello di competenza del personale di produzione, una matrice delle competenze permette anche di comprendere chiaramente quali siano i bisogni dell’azienda e agire di conseguenza. In altre parole la matrice della competenza permette di visualizzare i tipi di competenza fondamentali per le varie attività. Per le HR, una skill matrix è un ottimo strumento per prevedere quale sarà il fabbisogno di risorse umane di ogni team così da non rischiare di rimanere a corto di personale adatto a certi compiti in caso di turn over.

Anche nel caso nel quale non si voglia assumere nuovo personale, il monitoraggio delle competenze con una matrice delle competenze è un primo importante strumento per iniziare un processo di formazione della competenza del dipendente. La matrice delle competenze permette di vedere competenza per competenza in che modo procedere alla sviluppo di ogni singola persona in azienda. La matrice della competenza permette di definire in modo più preciso e rapido un percorso formativo per ogni tipo di dipendente, migliorare le sue performance e far emergere i suoi talenti, così da renderlo una risorsa utile.

L’uso adeguato di una skill matrix – in breve – permette di capire il tipo di competenza del dipendente che deve essere assunto per rispondere alle necessità dell’organizzazione, quali tipi di competenza sono obbligatorie per i processi aziendali, come migliorare ogni dipendente a nostra disposizione tramite la formazione delle competenze e infine come allocare correttamente il personale già disponibile nei vari team e ottimizzare l’uso di tale risorsa.

Skill matrix: esempio di strumenti da utilizzare

Per realizzare una matrice delle competenze aziendali è però necessario utilizzare un qualche tipo di risorsa software. Spesso, le aziende optano per Excel per la creazione di una matrice della competenza. Si tratta di uno strumento noto e che ogni dipendente sa usare e spesso è già integrato nei computer di lavoro dell’azienda, ma ha anche vari svantaggi.

Excel

Excel è un programma che quasi ogni persona sa utilizzare, ma in realtà pochi sanno sfruttare tutte le funzioni dei fogli di calcolo per la creazione di una matrice della competenza. Spesso quindi i meno esperti compiono errori nell’inserimento dei dati e il programma non è pensato per rilevare accuratamente tali mancanze umane. Inoltre, la mancanza di esperienza con uno strumento così stratificato causa molteplici lentezze nella creazione della matrice della competenza. Il tutto diventa ancora più complicato man mano che la mole di dati della matrice delle competenze cresce.

Excel permette di accedere alla matrice delle competenze tramite cloud o una rete condivisa, ma il livello di sicurezza offerto è veramente minimo. La facilità di condividere l’accesso alla matrice della competenza tramite una semplice email senza protezione aggiuntiva fa sì che, per azioni di malintenzionati o di distrazione di una singola persona, i dati dell’azienda sulla matrice della competenza finiscano in mano a entità esterne che potrebbero non solo utilizzarli a proprio vantaggio ma potrebbero accedere e cancellare i dati della matrice della competenza in modo definitivo senza che l’azienda possa intervenire. In tutto questo, il problema è che un file Excel condiviso non identifica con precisione chi ha eseguito le ultime modifiche alla risorsa, rendendo ancora più complicato identificare quale dipendente è la fonte dell’errore.

Inoltre, l’inserimento di dati nella matrice della competenza e la creazione di una risorsa grafica e di report sono da gestire perlopiù manualmente: anche ammesso che il dipendente disponga delle conoscenze avanzate per eseguire questi compiti, è comunque necessario più tempo rispetto ad altri tipi di strumenti. Nel caso poi si voglia ampliare i propri file di lavoro della matrice della competenza, si dovrà agire da capo sul progetto per creare nuovi spazi e adattare altre parti del sistema di calcolo, in quanto il foglio non si adatta automaticamente all’esatta mole di dati a disposizione dell’organizzazione.

iSpring Learn LMS

Nel caso nel quale Excel non sia la giusta risorsa, il nostro consiglio è di puntare su altri tipi di strumenti per l’analisi del livello di competenza, ad esempio un LMS (Learning Management System) come iSpring Learn.

Disponibile in una versione di prova da 30 giorni, iSpring Learn è una piattaforma che include tutti gli strumenti per la gestione e per la distribuzione di corsi di formazione della competenza aziendale. Il vantaggio di un Learning Management System è legato al fatto che permette di gestire i dati legati ai propri dipendenti e creare report automatici sul livello di competenza di facile lettura.

Per poter creare una skill matrix, è necessario verificare l’effettiva competenza del dipendente e per farlo non vi è strumento migliore di test e quiz. Tramite strumenti come iSpring Learn è possibile con facilità creare team e assegnare al dipendente dei test da un’unica piattaforma per definire in modo chiaro quale sia il loro livello di competenza e poter creare rapidamente una skill matrix.

Inoltre, come abbiamo già detto, dopo aver creato una skill matrix è spesso necessario procedere alla formazione della competenza del dipendente: con iSpring Learn si dispone già degli spazi e degli strumenti giusti per eseguire la distribuzione di corsi di formazione della competenza ai team. iSpring Learn dispone di molteplici funzioni che semplificano tutti questi procedimenti e non richiedono alcun tipo di competenza tecnica.

I contenuti di iSpring Learn possono essere facilmente usati da qualsiasi tipo di dispositivo, sia un computer, uno smartphone o un tablet, anche offline. I responsabili possono inoltre assegnare a ogni persona dell’azienda un diverso grado d’accesso, così da garantire possibilità di visualizzazione e modifica a più gradi a seconda del ruolo della singola persona.

Come costruire una matrice delle competenze personale

Anche dopo aver visto un esempio di strumento di lavoro per la matrice delle competenze, è necessario capire quali sono i passaggi da seguire per creare una skill matrix.

Identificazione delle capacità

La prima fase del processo di realizzazione di una matrice è legata all’identificazione dei tipi di competenza necessari, suddivisi in ruoli e mansioni del dipendente. Chiaramente è necessario che a occuparsi di questa parte del lavoro sia qualcuno di molto esperto con l’intera struttura aziendale: di rado una sola persona conosce profondamente ogni mansione e competenza, quindi è meglio chiedere il supporto di più responsabili, i quali possono interfacciarsi con i propri team per la massima precisione.

Per fare qualche utile esempio di matrice delle competenze, posiamo pensare ad esempio alle capacità di comunicazione necessarie per chi deve interfacciarsi con i clienti, che sono però a propria volta divise in vari tipi di competenza, come quelle di scrittura, di fare le presentazioni, di essere chiari quando si parla, di essere concisi e non solo.

In generale, ricordate di includere più tipi di competenza tra hard skill e soft skill.

Identificazione dei ruoli

Una volta definiti i tipi di competenza, bisogna identificare i vari ruoli dell’azienda. Si tratta di un passaggio semplice, ma permette di rendervi conto se alcune posizioni richiedono di personale aggiuntivo con uno specifico tipo di competenza.

Scelta dei criteri di valutazione

Ora che sapete quali sono i tipi di competenza necessari per i vari ruoli e avete creato un elenco delle posizioni occupate da ogni dipendente, dovete decidere secondo quale scala valuterete la competenza dei lavoratori. Non ci sono scelte sbagliate in tal senso, ma il nostro consiglio è di seguire questa struttura a cinque livelli:

• Voto 0 – Non possiede alcun tipo di competenza;
• Voto 1 – Possiede alcune competenze di base ma è altamente consigliata la formazione;
• Voto 2 – Dispone di tutte le competenze di base per lavorare in solitaria;
• Voto 3 – Sa eseguire tutti i compiti al meglio e non necessità di alcuna formazione;
• Voto 4 – È anche in grado di insegnare agli altri vari tipi di competenza.

Valutazione

Come detto, la skill matrix assume uno scopo solo nel momento nel quale viene sfruttata per capire quali dipendenti sono più utili in certi ruoli e quali dipendenti hanno bisogno di formazione su specifici tipi di competenza.

Sfruttando iSpring Learn e i suoi tool potete assegnare ai vostri dipendenti dei test diversi per i vari ruoli, che dovrebbero avere questo tipo di struttura:

• Quiz, pensati per valutare diversi tipi di competenza teorici;
• Questionari per l’autovalutazione, utile per capire quali dipendenti sono bravi a comprendere i propri limiti e i propri punti di forza;
• Simulazioni pratiche, ovvero test nei quali si simulano compiti più pratici direttamente tramite il software per verificare il livello di competenza in ambiti non teorici.

Nella creazione di questi test, dovreste impostare la scala di valutazione che avete scelto durante il passaggio precedente.

Eseguire la formazione

Tramite iSpring Learn, a differenza di puri fogli di calcolo, potete realizzare un intero processo di formazione. Per mettere a frutto la skill matrix dovreste sempre essere pronti a formare quei lavoratori che necessitano di aiuto aggiuntivo per migliorare la propria competenza su prodotti e skill lavorative, il livello di competenza nella gestione delle risorse lavorative e lavorare sul team building. Le matrici sono infatti un punto di partenza, non un punto di arrivo.

Pensieri Finali

Arrivati a questo punto abbiamo oramai chiaro cosa sia una matrice delle competenze delle risorse umane e quali siano i vantaggi nell’utilizzo di tale strumento. Per sfruttarla appieno è necessario però essere in grado di valutare e formare i propri dipendenti, in quanto una matrice è solo un punto di partenza e d’analisi, non un punto d’arrivo. Tramite iSpring Learn – in prova gratuita da 30 giorni già ora – è possibile creare una skill matrix in modo semplice, completo e rapido.

FAQ

Vediamo ora le risposte ad alcune domande spesso poste sulla gestione delle skill matrix.

Quali sono le competenze di base?

Le competenze di base possono variare a seconda del ruolo, ma possiamo considerare alcune soft skill come un tipo di competenza di base utili per qualsiasi tipo di lavoro, come il livello di competenza nel comunicare in modo efficace, il problem solving, la creatività, la gestione di un team e la propensione all’apprendimento. Si tratta di tipi di competenza che possono essere testati e allenati facilmente con un LMS come iSpring Learn.

Quando avviene la valutazione delle competenze?

La valutazione del livello di competenza è uno degli ultimi passaggi durante la creazione di una matrice delle competenze del personale. La skill matrix va prima composta da ruoli e tipi di competenza. Poi è necessario definire una scala di valutazione. Solo infine si deve eseguire la valutazione del livello di competenza, passaggio che pretende l’uso di un LMS come iSpring Learn, se si vuole procedere in modo rapido e preciso.

Quali possono essere delle skill?

Le skill variano enormemente da ruolo a ruolo a lavoro. Ad esempio, un ingegnere deve avere tipi di competenza tecnici di meccanica, e analisi, mentre un addetto alle vendite deve essere in grado di entrare in empatia con il cliente e deve saper presentare in modo chiaro e conciso i vantaggi di un certo prodotto. Considerando la grande quantità di skill utili per ogni singola mansione, l’uso di una skill matrix garantisce una più facile comprensione dell’effettivo livello di competenza di ogni dipendente: usando Spring Learn è possibile creare report dettagliati dei risultati della valutazione e individuare facilmente il livello di competenza dei lavoratori.

Quale strumento è utile per mappare le competenze di un individuo?

Per mappare il livello di competenza di un individuo è bene usare una matrice. La skill matrix è uno strumento che permette di incrociare i dati dei test eseguiti tramite un LMS come iSpring Learn e le effettive necessità di ogni ruolo in azienda.