Skill matrix: esempio di matrice, strumenti e consigli utili

Fino a qualche anno fa, quando tutti i dipendenti lavoravano nello stesso ufficio e le attività venivano svolte in presenza, una semplice skill matrix di esempio era sufficiente per valutare le competenze del personale in azienda e monitorarne l’evoluzione nel tempo.

Oggi la situazione è decisamente cambiata: con team che lavorano da remoto, orari flessibili e aziende con sempre più ruoli e dipendenti sparsi per il mondo, manager e responsabili HR hanno bisogno di più modelli di matrice delle competenze e di strumenti appositi per la valutazione delle competenze, l’individuazione degli skill gap (lacune di competenze) e lo sviluppo delle risorse umane.

Utilizzando modelli di matrice delle competenze strutturati, le organizzazioni moderne possono mappare chiaramente le competenze, identificare le lacune e sviluppare processi di formazione personalizzati in base ai propri obiettivi di business e alle abilità, performance e necessità dei propri lavoratori.

Ma attenzione: una HR skill matrix non è semplicemente un diario su cui inserire dei “voti” o un foglio di calcolo per le risorse umane. La matrice delle competenze professionali o matrice di polivalenza è un vero e proprio strumento strategico che aiuta le aziende a gestire lo sviluppo delle proprie risorse, la crescita del carico di lavoro, il turnover dei dipendenti e qualsiasi processo di cambiamento con maggiore sicurezza.

All’interno di questo articolo ti proponiamo alcuni esempi concreti, strumenti e tecniche per aiutarti a creare una matrice competenze aziendali dinamica e davvero utile per la tua organizzazione, non un altro documento che viene dimenticato in una cartella condivisa.

Skill matrix: cos’è

Anche se abbiamo già introdotto il concetto di matrici nella breve introduzione, partiamo facendo un po’ di chiarezza sulla skill matrix: cos’è e cosa vuol dire skill matrix in italiano.

La skill matrix è una “matrice delle competenze”, cioè uno schema, uno strumento grafico che permette di visualizzare chiaramente in che modo le abilità necessarie per ricoprire un determinato ruolo in azienda corrispondono alle competenze effettive di un certo dipendente per specifici tipi di attività.

In altre parole, la matrice delle competenze dei dipendenti è uno strumento di vitale importanza per l’azienda e può essere usata in molte occasioni per prendere diverse decisioni:

• Mappatura delle competenze esistenti: la skill matrix offre una panoramica chiara di cosa sanno fare i dipendenti (hard e soft skill).
• Individuazione delle lacune di competenze (skill gap analysis).
• Pianificazione della formazione: per sviluppare piani e percorsi formativi mirati invece di corsi generici per tutte le risorse.
• Onboarding di nuovi dipendenti: capire quali competenze devono acquisire i neoassunti in azienda e con quali priorità.
• Valutazione delle performance: collegare la valutazione a competenze oggettive e livelli di padronanza.
• Piani di carriera e pianificazione della successione.
• Riorganizzazioni aziendali: quando si ridistribuiscono ruoli e responsabilità, serve sapere chi ha le competenze adatte a ricoprire quale ruolo.
• Audit, compliance o certificazioni di qualità: per dimostrare formalmente che il personale possiede le competenze richieste.
• Gestione della produzione (in contesto industriale e manifatturiero): assegnare forza lavoro alle linee o ai turni in base a competenze certificate.

La skill matrix è uno degli strumenti più utilizzati in ambito specialistico, ad esempio dalle risorse umane, dagli addetti alla formazione e da chi, in generale, si occupa delle competenze e di workforce management (gestione della forza lavoro) all’interno dell’organizzazione.

Matrice delle competenze: esempio

Giunti a questo punto, avrai capito che la skill matrix (matrice delle competenze) è uno strumento fondamentale per mappare, monitorare e sviluppare le competenze delle persone in azienda, per il processo di allocazione delle risorse e per la gestione delle risorse umane in generale.

Per creare la matrice delle competenze delle risorse umane, alcune aziende usano strumenti semplici come Excel: è accessibile, flessibile e non richiede investimenti iniziali. Tuttavia, quando il numero di dipendenti aumenta, i ruoli, i team e le attività si diversificano e le competenze diventano più articolate, la gestione manuale non basta più.

Proprio per questo, ti presentiamo anche una matrice delle competenze di esempio sviluppata con un software specializzato: iSpring LMS, che permette di creare e gestire una mappa delle competenze e una skill matrix in modo strutturato, adatta per tutti i progetti.

Matrice delle competenze Excel

Poche persone al mondo non conoscono Excel, ma anche se quasi tutti lo sanno usare a livello base, pochi sono in grado di sfruttare tutte le funzioni e i vantaggi dei fogli di calcolo per creare con successo una skill matrix.

Spesso i meno esperti commettono errori durante l’inserimento dei dati e il programma non è pensato per rilevare accuratamente queste sviste. Inoltre, la mancanza di esperienza con uno strumento che è solo all’apparenza semplice causa molteplici lentezze nella creazione della matrice della competenza.

Il tutto diventa ancora più complicato man mano che la mole di dati da registrare e gestire nella matrice delle competenze dei dipendenti cresce.

Ecco un esempio di matrice delle competenze creata con lo strumento Excel.

Con una matrice delle competenze in Excel, è possibile creare una skill matrix online e accedere allo schema delle competenze tramite cloud o una rete condivisa. Attenzione, però: il livello di sicurezza offerto è veramente minimo. La matrice della competenza può essere condivisa via mail, ma se il link capita in mano a dei malintenzionati non c’è modo di proteggere i dati sensibili dell’azienda da eventuali tentativi di copia o eliminazione.

E i limiti non sono finiti. La skill matrix su file Excel non ha alcuna funzione di problem solving e non permette di identificare con precisione chi ha eseguito le ultime modifiche alla risorsa, rendendo quasi impossibile capire quale dipendente o membro del team abbia commesso eventuali errori o compromesso lo strumento.

Inoltre, l’inserimento di dati nella matrice della competenza e la creazione di una risorsa grafica e di report sono da gestire perlopiù manualmente: anche ammesso che ogni dipendente del team disponga delle conoscenze avanzate per eseguire questi compiti, è comunque necessario più tempo rispetto ad altri servizi.

Nel caso poi si voglia ampliare i propri file di lavoro della matrice di valutazione competenze, si dovrà agire da capo sul progetto per creare nuovi spazi e adattare altre parti del sistema di calcolo, in quanto il foglio non si adatta automaticamente all’esatta mole di dati a disposizione dell’organizzazione.

Matrice delle competenze iSpring LMS

La skill matrix creata su Excel è uno strumento che può andare bene per una piccola azienda agli inizi, con pochi dipendenti e vuole tracciarne le abilità in maniera generale o ha bisogno di una matrice di formazione della forza lavoro.

In caso contrario, è meglio affidarsi a uno strumento per matrice delle competenze che permette di monitorare ogni competenza nel tempo in maniera professionale, come iSpring LMS.

Disponibile con una versione di prova di 30 giorni, iSpring LMS è un Learning Management System che include tutti gli strumenti per la gestione e per la distribuzione di corsi di formazione sulle competenze aziendali, ma non solo! Per scoprire tutte le funzionalità puoi anche richiedere una demo senza impegno con un esperto.

Tra gli altri vantaggi, un LMS permette di gestire i dati dei propri dipendenti e creare report automatici sul livello di competenza di facile lettura.

Esistono più di un modo in cui un LMS può aiutare la tua azienda nel processo di mappatura, valutazione, verifica e sviluppo delle competenze dei dipendenti.

Prima di tutto, per poter creare una skill matrix, è necessario verificare l’effettivo livello di competenza del dipendente e per farlo non vi è strumento migliore di test e quiz. Tramite strumenti come iSpring LMS è possibile creare team o un gruppo per ruolo e assegnare al dipendenti dei test per definire in modo chiaro quale sia il loro livello di competenza e poter creare rapidamente una digital skill matrix.

Un altro strumento fondamentale per la skill matrix o, perché no, la matrice di polivalenza del personale, è la valutazione delle prestazioni a 360 gradi che fornisce un quadro molto più completo delle competenze individuali.

Invece di basarsi esclusivamente sulla prospettiva di manager o di occupa ruoli di leadership, questo metodo permette di raccogliere feedback da più fonti, tra cui colleghi di team, supervisori, collaboratori diretti e persino partner esterni, evidenziando punti di forza, performance, capacità, abilità e lacune in una vasta gamma di competenze e comportamenti della persona.

Questa visione più ampia sui dipendenti aiuta i professionisti delle risorse umane e della formazione e sviluppo a mappare le reali capacità dei lavoratori rispetto a ruoli e aspettative e semplifica la creazione di una skill matrix con dati accurati e dettagliati, anziché con impressioni soggettive.

Infine, come abbiamo già detto, dopo aver creato una skill matrix è spesso necessario procedere alla formazione delle competenze del dipendente: con iSpring LMS si dispone già degli spazi e degli strumenti giusti per distribuire i corsi e monitorare tutto il processo di formazione del team.

I contenuti di iSpring LMS possono essere facilmente usati da qualsiasi tipo di dispositivo (computer, smartphone o tablet) e anche in modalità offline. I responsabili possono inoltre assegnare a ogni persona dell’azienda un diverso grado d’accesso, così da garantire possibilità di visualizzazione e modifica a più gradi a seconda del ruolo della singola persona.

HR skill matrix: modelli

Abbiamo visto gli aspetti principali della skill matrix: cos’è, a cosa serve e come crearla. Nel parlarne, potrebbe sembrare che la skill matrix sia uno strumento statico, una semplice griglia da completare con informazioni e dati sul personale della nostra organizzazione. In realtà, non è affatto così.

Contesti organizzativi diversi richiedono non solo competenze e capacità dei dipendenti diverse, ma anche approcci differenti allo sviluppo della skill matrix. Qui di seguito vediamo alcuni dei modelli più comuni ed efficaci di matrice delle competenze delle risorse umane da applicare in base ai propri obiettivi e al proprio ambito lavorativo.

Hard VS Soft skill matrix

Una delle prime decisioni da prendere durante lo sviluppo di una matrice delle competenze riguarda le competenze e capacità da inserire nella mappa: competenze tecniche (hard skill), competenze comportamentali o trasversali (soft skill) o entrambe.

Solitamente, una hard skill matrix include capacità acquisite attraverso lo studio e il lavoro, misurabili e specifiche per il ruolo ricoperto, come linguaggi di programmazione, uso di macchinari, conoscenze normative o di prodotto, analisi finanziaria o lingue straniere. Queste competenze sono più facili da valutare oggettivamente perché possono essere testate, certificate o dimostrate attraverso indicatori di performance.

Una soft skill matrix, invece, mappa le competenze interpersonali e comportamentali dei lavoratori, come comunicazione, leadership, problem solving, adattabilità, lavoro di squadra, gestione del tempo, ecc. Non sono abilità o capacità tecniche, piuttosto tratti della personalità del dipendente. Queste competenze sono più difficili da quantificare, ma sempre più importanti nel contesto di lavoro ibrido.

La skill matrix che include sia le competenze trasversali che quelle tecniche offre un quadro più realistico delle capacità dei dipendenti ed è più utile in ambito di business e sviluppo del personale. Ad esempio, un dipendente potrebbe avere ottime conoscenze tecniche, ma dover migliorare il modo in cui comunica con gli altri lavoratori del team.

Skill matrix nei diversi settori

La struttura di una skill matrix può dipendere anche dal settore in cui opera la organizzazione che la sviluppa. In base al contesto, la matrice cambia, ma cambiano anche i motivi per cui viene usata nel sistema.

Nel settore manifatturiero, la matrice di formazione per la produzione è solitamente basata sui ruoli e sui compiti che svolge ogni dipendente, con relativo livello di competenza. Qui le skill matrix possono includere certificazioni, abilità di gestione delle attrezzature, livelli di formazione sulla sicurezza e capacità di insegnare i compiti della funzione ricoperta ad altri lavoratori. I supervisori la usano soprattutto per la pianificazione dei turni e lo sviluppo dei piani di carriera nel breve e lungo periodo.

Ora, per dare un esempio di matrice competenze in discipline diverse, passiamo al settore IT o, più in generale, digitale. Qui le skill matrix sono molto più dinamiche e spesso vengono redatte in base ai diversi progetti, piuttosto che a livello di azienda e dipendenti, includono linguaggi di programmazione, framework, livello di competenza dell’uso di strumenti e metodologie. Data la rapida evoluzione della tecnologia, queste matrici devono essere aggiornate frequentemente e spesso integrano autovalutazioni, revisioni e valutazione tra membri del personale con gli stessi livelli.

Insomma, una skill matrix può cambiare in base a ruoli, livello di competenza dei dipendenti, azienda, persone e molto altro. Una matrice competenze di ingegneria sarà molto diversa da quella di un ufficio vendite, ma entrambe sono uno strumento efficace che contribuisce all’ottimizzazione della gestione delle risorse umane, al workforce management e al successo della tua azienda.

Matrice del livello di competenza

Uno dei modelli più diffusi di skill matrix è la matrice dei livelli di competenza del dipendente, che tiene conto di ciascuna competenza rispetto a livelli di competenza predefiniti. Invece di indicare semplicemente se un dipendente “possiede” una competenza, questo modello misura il livello di competenza, la reale abilità della persona ed eventuali gap (lacune).

Solitamente, ogni competenza viene valutata in base a quattro o cinque livelli che variano in base al ruolo o alle attività svolte dalla persona in esame. Ad esempio:

• Conoscenza di base;
• Conoscenza pratica;
• Applicazione autonoma;
• Competenza avanzata;
• Livello di formatore o mentore.

Questo modello di skill matrix consente ai team delle risorse umane di identificare esperti interni, pianificare programmi di mentorship in azienda, gestire attività di allocazione ruoli e pianificazione successioni, e progettare percorsi di sviluppo mirati.

Matrice basata sui ruoli e sul framework delle competenze

Nelle organizzazioni più strutturate, una skill matrix deve sempre corrispondere a un framework formale delle competenze richieste in base ai ruoli delle risorse e dalle rispettive attività svolte. Ogni ruolo e ogni team ha competenze chiave predefinite e la matrice monitora le prestazioni di ciascun dipendente rispetto ai punti definiti.

Questo è un altro modello di matrice di formazione che presenta diversi vantaggi ed è particolarmente efficace se integrato con valutazioni a 360 gradi che permettono di individuare lacune e punti di forza per ogni competenza e attività svolta.

Una skill matrix basata sui ruoli garantisce trasparenza e fa in modo che i dipendenti comprendano cosa ci si aspetta da ogni livello e quali competenze devono sviluppare per avanzare nel team e nell’organizzazione.

Strumento per matrice delle competenze

Sviluppare una skill matrix è una cosa, ma fare in modo che sia sempre aggiornata e pronta per essere usata è un altro. Un LMS come iSpring LMS è ideale per gestire e mantenere una skill matrix in modo da poter monitorare i livelli di competenza (ed eventuali lacune) in tempo reale, sempre aggiornati.

iSpring LMS consente ai team delle risorse umane di organizzare gli utenti in categorie in base a ruoli, reparti o sedi e di monitorare il completamento della formazione, lo stato delle certificazioni e i risultati delle valutazioni attraverso report dettagliati e programmabili. Invece di aggiornare manualmente i fogli di calcolo, le competenze possono essere collegate in modo automatico ai corsi completati, alle verifiche delle conoscenze (o lacune) e alle attività di valutazione delle performance.

La piattaforma supporta anche la formazione sul posto di lavoro (OJT) per aiutare le aziende a collegare l’apprendimento teorico con le competenze del mondo reale. Contenuti condivisi e statistiche centralizzate garantiscono che i dati sulle competenze rimangano accessibili a tutti i team, anche da remoto. Infine, la Base di Conoscenze integrata offre un unico posto dove le organizzazioni possono raccogliere e rendere disponibili tutti i materiali e le informazioni.

Progettato per team HR e L&D da una a tre persone, iSpring LMS semplifica la pianificazione e la gestione con un’interfaccia intuitiva, processi automatizzati e un’assistenza clienti disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, via chat, e-mail o telefono. Inizia subito il tuo periodo di prova gratuita, oppure richiedi una demo senza impegno con un esperto di iSpring.

Conclusioni

Come abbiamo imparato oggi, una matrice delle competenze ben progettata offre ai team HR chiarezza, possibilità di pianificazione e controllo sullo sviluppo dei lavoratori; se abbinata ai giusti servizi digitali, luna skill matrix può diventare una risorsa strategica piuttosto che un documento statico.

Inizia a mappare le competenze con iSpring LMS! Parti subito con la prova gratuita di 30 giorni, oppure richiedi una demo con un esperto per scoprire tutte le funzionalità utili a creare una skill matrix d’esempio per la tua azienda.