La figura dell’HR manager suscita spesso curiosità e domande da parte degli altri professionisti. Se gli specialisti di marketing e vendite sembrano svolgere un ruolo chiaro in un team con attività ben definite, gli esperti di gestione delle risorse umane devono sapere come gestire il personale di un’azienda su tutti i livelli e in qualsiasi ambito.
Ma cosa fa veramente chi si occupa di gestione del personale, che mansioni svolge, come organizza il suo lavoro e perché è talmente fondamentale da essere presente in ogni azienda e organizzazione in Italia e nel mondo, dalle PMI alle multinazionali?
Dall’organizzazione dei processi di onboarding alla gestione della comunicazione interna, dallo sviluppo di percorsi di talent management (gestione dei talenti) alla creazione di attività di team building per i dipendenti, la gestione del personale in azienda richiede molte conoscenze e competenze specifiche e dà un contributo indispensabile al successo e alla crescita di ogni impresa.
All’interno di questo articolo cercheremo di definire la gestione dei dipendenti e di rispondere alle domande più frequenti. Leggendo i capitoli che seguono, potrai scoprire cos’è la gestione del personale, quale valore porta ad aziende e imprenditori e di quali strumenti e software si avvale per svolgere questo lavoro variegato e complesso.
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Cos’è la gestione del personale?
Iniziamo dalla domanda più spesso si sente fare chi lavora nella gestione del personale: cosa fa.
Partiamo dal presupposto che l’ufficio risorse umane non vende un prodotto e non promuove un servizio: le sue funzioni sono interne all’azienda e, nella maggior parte dei casi, non hanno a che fare con i clienti o altre entità esterne.
Gli addetti alla gestione del personale dipendente sono principalmente dei mediatori tra il datore di lavoro, il management e il personale; tra tutti i loro obiettivi, il principale è fare in modo che tutti i collaboratori e i lavoratori siano contenti.
Questa breve definizione è semplicistica, ma basta per far capire che chi si occupa di HR (risorse umane) deve essere un professionista multitasking e avere le competenze necessarie per rivestire ruoli diversi.
Facciamo un esempio. Perché la direzione sia contenta, l’azienda deve raggiungere gli obiettivi prefissati a inizio anno. Perché ciò avvenga, c’è bisogno di personale qualificato e motivato che viene selezionato e formato dagli HR attraverso attività di recruiting (selezione e assunzione del personale), formazione e valutazione delle performance.
Stesso vale per il management che desidera disporre di forza lavoro preparata e in grado di svolgere il proprio lavoro al meglio. Per esaudire questo desiderio, gli HR applicano pratiche di gestione del personale e di amministrazione che insegnano ai lavoratori come comportarsi in azienda, creano una sana competizione.
Infine, i lavoratori vogliono essere rispettati, apprezzati, avere opportunità di carriera. Anche in questo caso, la loro felicità dipende dal lavoro dell’ufficio risorse umane che sviluppa percorsi di crescita professionale e dà vita a un ambiente di lavoro stimolante.
Insomma, la gestione personale aziendale è un insieme di strategie, pratiche e sistemi che vengono applicate dai responsabili delle risorse umane per creare un sistema in cui tutte le persone di un’azienda vengono considerate e valorizzate.
Gestione del personale in azienda: principi e regole
Siamo solo all’inizio di questa guida alla gestione del personale, ma dovresti già aver capito che gli HR fanno molto di più che invitare ai colloqui, inviare questionari e dare consigli di carriera. Lo scopo principale delle risorse umane è fare in modo che le persone in ogni reparto interno all’azienda si sentano rispettate, supportate e abbiano le condizioni ottimali per svolgere al meglio il loro lavoro.
Per svolgere questi compiti e mansioni, coloro che si occupano di gestione del personale e delle risorse umane si basano su alcuni principi e regole universalmente riconosciuti, delle linee guida che regolano il modo in cui le organizzazioni gestiscono il personale.
Qui di seguito vediamo alcuni dei principali elementi di gestione del personale che stanno alla base di tutti i processi svolti dagli HR, dalla gestione dei rapporti con ogni singola risorsa alla formazione dei dipendenti, fino alle procedure di selezione, assunzione e licenziamento.
Equità e correttezza
In qualsiasi ambiente di lavoro, tutte le persone devono essere trattate in modo equo, senza favoritismi, discriminazione e qualunque altro aspetto che potrebbe portare a comportamenti scorretti.
Ovviamente, ogni persona ha il proprio ruolo e svolge compiti diversi, ma dal punto di vista della gestione del personale e risorse umane, tutti i dipendenti dovrebbero avere le stesse opportunità in base a ciò che sanno fare, non a chi sono, da dove vengono o come appaiono.
Trasparenza
Che si tratti della gestione di operai o top manager, uno dei principi fondamentali delle HR riguarda la trasparenza.
A nessuno piacciono politiche misteriose o decisioni segrete. Gli HR dovrebbero comunicare in modo chiaro: quali sono le regole, perché vengono prese le decisioni e cosa possono aspettarsi i dipendenti.
Rispetto delle norme legali ed etiche
Ogni azienda deve rispettare la legge e, per farlo, chi si occupa della gestione dei dipendenti in azienda deve prevedere l’erogazione di corsi che permettano a tutti i lavoratori di essere sempre al corrente di standard, regole e normative da rispettare.
Ma le regole da rispettare sono anche quelle dell’etica: prevenire le molestie, garantire un ambiente di lavoro sano, salubre e sicuro ed evitare qualsiasi cosa che metta l’azienda (o i dipendenti) in difficoltà legali è un imperativo della gestione del personale sul lavoro.
Benessere dei dipendenti
Per lavorare con produttività e per gestire al meglio i livelli di stress, i dipendenti hanno bisogno di svago e di tempo per riposare. Gli HR devono occuparsi non solo di formazione e performance, ma anche di salvaguardare la salute fisica, mentale ed emotiva delle risorse, attraverso programmi volti al benessere di tutte le risorse in azienda.
Decisioni basate sul merito e sulle prestazioni
Il duro lavoro e il talento vanno premiati con promozioni, bonus e premi che devono essere dati a chi lo merita effettivamente, senza tenere conto di eventuali favoritismi o politiche aziendali.
Il feedback è uno strumento importante nella gestione del personale e serve ad aiutare le persone a crescere e migliorarsi, non a punirle.
Riservatezza
I responsabili delle risorse umane sanno tutto di tutti, dal management agli operai. Informazioni relative a stipendi, problemi di salute o performance devono essere trattate come riservate.
Allineamento strategico
Ultimo punto, ma non per importanza, le risorse umane e la gestione del personale devono aiutare l’azienda a raggiungere gli obiettivi indicati nel business plan.
Il modo in cui i dipendenti vengono assunti dal mercato o internamente, formati e premiati deve riflettere le strategie aziendali.
Come gestire il personale di un’azienda: i processi
Abbiamo visto le regole e i principi fondamentali da conoscere per imparare a gestire il personale in azienda. Adesso è arrivato il momento di passare alla pratica e scoprire, effettivamente, quali sono le principali attività di gestione del personale.
Come già abbiamo visto brevemente all’inizio, in un contesto dinamico e ricco di competitività come quello odierno, i processi di HR sono davvero molti e richiedono la conoscenza e l’applicazione di diverse tecniche di gestione del personale. Qui di seguito ci concentriamo sui principali.
Selezione del personale
Iniziamo facendo chiarezza su un aspetto che alcuni ancora confondono: selezione e gestione del personale sono due cose diverse. La selezione, infatti, è solo una procedura di gestione del personale, qualche da cui tutto ha inizio, se vogliamo.
Tradizionalmente, la selezione dei dipendenti avviene in diverse fasi che vanno dalla scrittura della job description, all’analisi dei CV ricevuti, fino ai colloqui che terminano con la selezione del candidato più adatto a ricoprire il ruolo ricercato.
Si tratta di uno schema classico, ancora in vigore ai giorni nostri, ma affiancato da altre pratiche e tecniche che permettono di migliorare la strategia di acquisizione di nuovi talenti, il successo del recruiting e l’efficacia dell’intero processo.
Ad esempio, tra le nuove strategie più usate, c’è l’analisi delle soft skill (competenze “personali” e caratteriali) e delle hard skill (competenze tecniche). Queste competenze non solo vengono valutate prima dell’assunzione in azienda, ma anche sviluppate attraverso formazione specifica.
Onboarding
Subito dopo l’assunzione di un nuovo dipendente in azienda, bisogna procedere con l’onboarding, cioè il processo di integrazione della persona nell’organico della organizzazione. Questo processo varia molto a seconda del ruolo ricoperto dalle nuove risorse, dal livello e dalle mansioni che devono svolgere, ma deve essere sempre presente per assicurare un ingresso in azienda il più semplice e naturale possibile.
Anche questa procedura rientra tra le strategie di gestione del personale; è compito dell’ufficio risorse umane organizzare un percorso di inserimento affinché il neoassunto possa:
- Conoscere l’azienda, capirne i valori, la vision e la mission;
- Iniziare a conoscere i colleghi e i superiori;
- Acquisire le conoscenze tecniche base di cui avrà bisogno per svolgere il lavoro;
- Applicare una buona gestione, seguendo la policy aziendale, le regole e gli standard insieme ai suoi colleghi, il management, i fornitori e i clienti.
Un tempo l’onboarding dei dipendenti e dei nuovi talenti veniva fatto attraverso incontri in presenza e presentando fisicamente la risorsa agli altri dipendenti. Adesso, invece, gli HR si avvalgono di software e strumenti in grado di migliorare la gestione del personale e di digitalizzarla, come iSpring LMS.
Si tratta di una piattaforma per l’onboarding digitale a distanza che automatizza molti aspetti della formazione per i neoassunti: questi vengono iscritti e iniziano a ricevere tutte le informazioni necessarie, i corsi, le presentazioni, ecc.
Ciò permette di risparmiare tempo, ottimizzare le risorse e investire nella creazione di una sola procedura di onboarding che può essere usata per l’inserimento di diversi neoassunti. l’inserimento non è più eseguito di persona, ma viene affidato a Internet; una soluzione ideale per chi ha diverse sedi.
Più avanti torneremo a parlare di questa piattaforma e del valore che apporta alle capacità di gestione del personale di ogni azienda. Se desideri provarla già adesso, puoi richiedere una demo senza impegno per scoprire le funzionalità offerte con un esperto iSpring, oppure iniziare subito un periodo di prova gratuita di 30 giorni.
Formazione dei dipendenti
La formazione del personale è uno dei processi di gestione del personale per definizione e una delle attività che riguardano tutti i dipendenti, dal management ai neoassunti. La formazione influisce sulla crescita delle competenze in azienda, migliora prestazioni e performance, aumenta la produttività dei dipendenti e molto altro, ma solo se fatta correttamente.
In un mondo del lavoro che cambia sempre più rapidamente, formare i lavoratori e coltivare i talenti è ormai diventato sinonimo di successo. L’ufficio HR ha il compito di seguire con costanza questo aspetto della gestione del personale seguendo gli obiettivi aziendali.
Ma come abbiamo già visto per l’onboarding, anche la formazione dei lavoratori è cambiata radicalmente negli ultimi anni, passando dalle aule agli schermi di computer e dispositivi mobili. Digitalizzare la formazione non richiede più grosse capacità di programmazione, costi elevati e lunghi processi. Le piattaforme come iSpring LMS permettono di gestire il tutto in modo semplice, proprio come ha fatto Forever Direct, centro regionale di distribuzione dei prodotti di salute, benessere e bellezza a base di aloe vera dell’azienda americana Forever Living Products.
Grazie al passaggio all’e-learning e allo strumento iSpring LMS, questa compagnia è riuscita a distribuire programmi di formazione su conformità, amministrazione e inserimento a più di 350 dipendenti e ai fornitori esterni, migliorando le prestazioni, riducendo i costi, trasmettendo le informazioni più velocemente e aumentando l’efficacia dei processi.
L’uso di software e piattaforme specializzate è diventata una delle regole per gestire il personale: permette di risparmiare tempo, limitare gli investimenti, ottimizzare tutti gli aspetti del processo e raggiungere i lavoratori ovunque si trovino e in qualsiasi momento.
Valutazione
Ma la gestione delle risorse umane non si ferma certo alla formazione dei lavoratori. Come insegnano durante i corsi di economia aziendale e gestione del personale, qualsiasi processo deve essere sottoposto ad accurata valutazione per ottenere informazioni su cosa funziona (e cosa no) e ottimizzare le attività.
La valutazione è uno degli aspetti fondamentali della gestione delle risorse umane e deve essere portata avanti su diversi livelli: una valutazione iniziale per individuare potenzialità e competenze dei lavoratori, una valutazione periodica sul lavoro per capire efficienza e produttività e una valutazione al termine di ogni corso di formazione.
I dati ottenuti da queste valutazioni possono essere usati per sviluppare percorsi di crescita professionale per i lavoratori, dare consigli, rispondere a richieste da parte della direzione, capire l’efficacia della formazione e sì, anche vedere se gli HR svolgono al meglio i loro compiti e mansioni.
C’è da dire, però, che non esiste una sola strategia di valutazione: gli aspetti valutati, la frequenza e le attività variano in base all’azienda.
In alcune aziende, ogni responsabile valuta il dipendente sul raggiungimento di obiettivi e KPI, hard skill e soft skill e lavoro in team. Questo metodo è molto diffuso perché si adatta a ogni tipologia aziendale: dalle PMI alle imprese multinazionali. I risultati sono chiari ed esaustivi, con un dispiego di energie e tempo relativamente contenuto.
In altre, invece, i lavoratori sono soggetti a una valutazione numerica da 1 a 10 che viene portata avanti a cadenza costante. Il feedback non arriva da una sola persona, ma da più soggetti a cui viene chiesto di valutare diversi aspetti di ogni singolo dipendente, da come svolge le attività lavorative a come gestisce le richieste, dal raggiungimento degli obiettivi alle qualità personali e caratteriali.
Solitamente vengono usati degli strumenti o software appositi con quiz, test e sondaggi per raccogliere i risultati delle varie attività di lavoro. Questa attività prende il nome di valutazione a 360° perché viene portata avanti non solo dagli esperti di gestione del personale, ma anche dal management, da colleghi e collaboratori a contatto con la persona.
Sul mercato esistono diverse soluzioni che permettono la creazione e la gestione di attività simili, tra cui anche iSpring LMS.
Come migliorare la gestione del personale
Una gestione delle risorse umane efficace è possibile solo quando i principi, le regole e le strategie che abbiamo appena visto vengono applicati con chiarezza: quando ruoli, responsabilità e obiettivi sono ben definiti, i dipendenti sanno esattamente come il loro lavoro contribuisce al successo dell’azienda.
La formazione continua e lo sviluppo professionale sono essenziali, poiché non solo mantengono aggiornate le competenze, ma dimostrano anche un reale investimento nella crescita dei dipendenti. Un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, a sua volta, contribuisce a creare fiducia, motivazione e fidelizzazione a lungo termine.
Nel 2025, la tecnologia gioca un ruolo centrale in tutti gli aspetti della gestione dei dipendenti e permette anche ai piccoli team HR di 1-3 persone di portare avanti grandi programmi di gestione. Con i giusti strumenti al proprio fianco, non c’è limite a ciò che si riesce a fare!
Una piattaforma come iSpring LMS consente alle aziende di automatizzare attività di routine, la distribuzione degli attestati e la verifica delle prestazioni.
Si tratta di uno strumento all’avanguardia che permette l’apprendimento misto, la formazione sul posto di lavoro e la formazione online, il tutto all’interno di un’interfaccia intuitiva e multilingue accessibile tramite browser, app per dispositivi mobili o persino offline. L’interfaccia è intuitiva, il design personalizzabile, e tutte le funzionalità di supervisione e reportistica consentono di risparmiare tempo.
iSpring LMS è un software ideale per i responsabili HR in quanto si integra con diversi programmi specifici, come Bamboo HR, OrangeHRM e molti altri.
Inoltre, iSpring LMS offre assistenza tecnica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, sicurezza completa dei dati, conformità e integrazioni con strumenti come MS Teams, Zoom e Google Meet.
Conclusioni
Come abbiamo appena imparato, adottare strumenti all’avanguardia e strategie mirate permette di trasformare la gestione delle risorse umane in una attività che porta l’azienda al successo.
Seguendo ciò che abbiamo elencato sulla gestione del personale (principi, regole e strategie) ogni organizzazione può costruire un ambiente di lavoro più efficiente, motivante e orientato ai risultati.
E se desideri fare tutto in modo digitale, ricorda che puoi partecipare a una demo per scoprire le funzionalità di iSpring LMS o iniziare subito a scoprirlo con una prova gratuita di 30 giorni.
FAQ
Qual’è la differenza tra amministrazione e gestione del personale?
L’amministrazione del personale si occupa degli aspetti burocratici e contrattuali (buste paga, documenti, ferie, ecc.), mentre la gestione del personale riguarda lo sviluppo strategico delle competenze, la formazione e l’organizzazione del lavoro.
Quali sono i sistemi di gestione del personale?
I principali sistemi di gestione del personale includono software HR per presenze e payroll, piattaforme LMS per la formazione e l’onboarding (come iSpring LMS) e soluzioni di employee engagement e comunicazione interna.