Comunicazione aziendale: definizione e come gestirla al meglio

Una buona gestione della comunicazione aziendale è una parte fondamentale per mantenere in salute una impresa, sia all’interno che all’esterno, aiutando in particolar modo a migliorare la percezione della azienda.

In questo articolo, daremo una definizione di comunicazione aziendale, comprenderemo le sue sfumature e spiegheremo come occuparsene con un utile software.

Cosa si intende per comunicazione aziendale

Come ci spiegano gli esperti di iSpring, “comunicazione aziendale” è il modo in cui una azienda comunica con i dipendenti e con le persone all’esterno, che siano clienti o partner commerciali.

La comunicazione aziendale alle volte viene anche definita “comunicazione corporate” e, quando rivolta verso l’esterno, “pubbliche relazioni”. Usando una lente storica, la comunicazione aziendale rivolta verso l’esterno è sempre esistita mentre quella rivolta verso il lato interno della organizzazione è più recente e spesso si considerano gli anni 90 come periodo di partenza per i nuovi approcci alla comunicazione.

La comunicazione aziendale è fondamentale sia per le grandi aziende che per quelle più piccole. La comunicazione interna aziendale è in grado di aumentare la produttività dei dipendenti, ad esempio, come racconta il saggio “Effects of internal communication on productivity“, nel quale viene spiegato come “ci sono molti modi per incidere sulla produttività, uno dei quali è l’implementazione di una valida comunicazione collaborativa. Quando le giuste informazioni vengono trasmesse al personale giusto al momento opportuno, e vengono elaborate di conseguenza, anche nei momenti più duri e complessi, la produttività ne trarrà comunque un impatto positivo.”

Inoltre, è importante per costruire relazioni positive tra i dipendenti, ma anche con i clienti. Non dimentichiamo poi che la comunicazione aziendale è un fattore importante nel mitigare i problemi tra i lavoratori: lavorando in modo tempestivo, la comunicazione interna è uno dei migliori strumenti per prevenire la causa dei conflitti o risolvere quelli già in corso. Infine, comunicare in modo adeguato permette di trasmettere i valori della compagnia, sia internamente che esternamente.

Tipi di comunicazione aziendale

Vediamo ora quali sono i tipi di comunicazione aziendale e le aree in cui questi si specializzano. Possiamo dividere il tutto in due tipi di funzionamento: interno ed esterno.

La comunicazione interna

La comunicazione interna è chiaramente quella finalizzata a far giungere un messaggio a chi si trova all’interno della azienda. Gli obiettivi principali sono aumentare la consapevolezza e l’impegno dei dipendenti.

A sua volta, la comunicazione interna si divide in quattro versioni:

• Comunicazione interna verticale: tra dipendenti che hanno posizioni differenti nella gerarchia della azienda;
• Comunicazione interna top down: dai manager o dai dirigenti verso i dipendenti;
• Comunicazione interna bottom up: a partire dai dipendenti rivolta verso i dirigenti;
• Comunicazione interna orizzontale: tra dipendenti che sono allo stesso livello dal punto di vista della gerarchia.

Indipendentemente dalla versione della comunicazione interna utilizzata di momento in momento, è importante sapere come rendere possibile la comunicazione, con lo scopo di migliorare il coinvolgimento e l’efficacia del processo di comunicazione interna. Inoltre, una migliore comunicazione interna porta a un migliore servizio ai clienti.

La comunicazione inizia lavorando sull’ascolto, ovvero offrire sistemi, strumenti e vari metodi tramite i quali i dipendenti possono fornire il proprio feedback, anche in formato anonimo. I dipendenti si sentiranno importanti e sapranno che le interazioni con i superiori (o direttamente i dirigenti) sono ben accette dal datore di lavoro.

È importante anche fare in modo che nel contesto lavorativo siano chiari i valori della azienda. I dipendenti devono percepire tramite la comunicazione che tali valori vengono rispettati e che abbiano un impatto diretto sulle persone a lavoro, così da rafforzare un senso di comunità.

L’ultimo fattore legato alla comunicazione sono le attività. Intendiamo una serie di iniziative pratiche a servizio della comunicazione, spesso svolte internamente alle aziende. Gli obiettivi sono fare team building, creare ponti tra i vari livelli gerarchici, aumentare il coinvolgimento nel quotidiano.

Lo si può fare ad esempio anche con una formazione personalizzata di gruppo focalizzata sulle soft skill della comunicazione, cercando di coinvolgere i dipendenti rendendoli più abili e migliorando le loro performance.

Per quanto riguarda gli strumenti utili per la comunicazione interna, ecco alcuni esempi:

• Newsletter: ovvero e-mail per comunicazioni dettagliate, che in modo regolare informano sulle novità interne all’azienda e quelle del settore, così da mantenere i dipendenti coinvolti e informati.
• Community online: ovvero sfruttare dei social media interni all’azienda o un intranet nella quale condividere comunicazioni legate ai dipendenti.
• Meeting periodici: incontri regolari di persona o tramite piattaforme digitali per maggiore velocità ed efficienza, pensate per aumentare il senso di appartenenza e fornire feedback (sia positivi che negativi) sugli obiettivi raggiunti.
• Allineamenti di team: dei meeting per una comunicazione più breve, in cui i lavoratori vengono aggiornati sugli ultimi processi lavorativi e sulle ultime novità, per migliorare la collaborazione nel quotidiano.
• Attività di team building: ovvero incontri informali, come cene aziendali o anche attività più ludiche, così da spingere i lavoratori a conoscersi e creare maggiore coesione.

La comunicazione esterna

La comunicazione esterna è invece quella comunicazione aziendale che è rivolta a tutti coloro che si trovano fuori dalla compagnia. Parliamo degli azionisti, dei clienti, ma anche dei fornitori, di intermediari o più in generale il mercato e la società (per le grandi aziende che sono sempre sotto gli occhi di tutti).

Per comunicare con l’esterno, una azienda ha bisogno di scegliere il canale di comunicazione giusto. Ecco alcuni esempi:

• Comunicazioni in diretta, come una conferenza stampa;
• Comunicazione attraverso i media scritti e i giornali, magari inviando comunicati stampa;
• Newsletter al pubblico per comunicare le ultime novità e fidelizzarlo;
• Comunicazione con i media broadcast, come la radio e la televisione;
• Sfruttando i media online, come social media, e-mail, siti web.

Ecco invece gli strumenti specifici che, a nostro parere, possono essere utilizzati per migliorare le relazioni con i clienti e gli azionisti:

• Conferenze stampa: una delle forme di comunicazione per migliorare la propria credibilità e migliorare la brand image e la reputazione.
• Pubblicità: comunicazione pensata per far conoscere il bene o il servizio in vendita, o anche solo rendere più familiare al pubblico l’azienda. Di norma si chiede supporto a un’agenzia creativa, sfruttando varie forme di comunicazione come carta stampata, siti online, radio o televisione.
• Contenuti web: per raggiungere persone in tutto il mondo il web è il migliore degli strumenti per comunicare l’identità della ditta; si sfruttano articoli ottimizzati a livello SEO per apparire nei motori di ricerca, ma non solo.
• Social media: meritano una propria classificazione a parte, rispetto ai contenuti web, in quanto sono un servizio fondamentale per creare l’immagine del brand e generare interazioni e coinvolgimento da parte del pubblico; è anche importante scegliere i giusti social network, come Instagram e TikTok per una comunicazione con aspetti di intrattenimento o social network come Twitter per condividere un messaggio e informazioni più asciutte.

Come fare una comunicazione aziendale?

Se si vuole comprendere come fare una comunicazione aziendale, è fondamentale ragionare su una serie di elementi. Prima di tutto, è necessario avere una chiara visione dei tipi di immagine che le organizzazioni possono trasmettere con la comunicazione:

• Immagine oggettiva, ovvero la reale identità delle imprese (ad esempio beni e servizi che vengono prodotti).
• Immagine prospettica, in altre parole che cambiamenti sono previsti per il futuro, quale obiettivo si vuole raggiungere e la direzione del business.
• Immagine pubblica, semplicemente il modo in cui il pubblico percepisce l’azienda dall’ esterno, anche se non è del tutto reale.
• Immagine soggettiva, intesa come la percezione che i dipendenti hanno delle aziende per cui lavorano.

Gli obiettivi della comunicazione aziendale

Inoltre, come spiegano i nostri esperti, è di massima importanza sapere quali sono gli obiettivi che ci si pone, prima di potersi occupare della realizzazione della comunicazione aziendale, che sia una comunicazione interna o esterna.

Ovviamente gli obiettivi della comunicazione possono essere molteplici e starà a voi definire quelli adatti, in base ai processi che volete stimolare e alle risorse a vostra disposizione. Gli esperti di iSpring, però, hanno definito due macro categorie molto comuni, due tipi di obiettivi che la maggior parte delle aziende devono raggiungere:

• Creare consapevolezza: questa tipologia di obiettivi è valida sia per la comunicazione esterna che per la comunicazione interna aziendale; lo scopo è in questo caso è far sì che tutti (clienti e dipendenti) siano consapevoli dell’identità del brand, del ruolo della azienda o di uno specifico progetto in corso d’opera.
• Stimolare comportamenti: gli obiettivi di questa categoria sono legati al raggiungimento di certi traguardi legati ai comportamenti dei clienti o dei dipendenti, alcuni esempi sono spingere all’acquisto di prodotti (usando delle pubblicità o un messaggio promozionale) oppure migliorare la collaborazione tra i dipendenti.

I passaggi per dare la giusta direzione alla comunicazione aziendale

La comunicazione a lavoro potrebbe sembrare semplice, ma può assumere molte forme, anche in base agli strumenti che si utilizzano. Per evitare il fallimento, è necessario avere una chiara idea di come costruire la comunicazione.

Di base, potete seguire questi passaggi:

• Analizzare le necessità della comunicazione: ovvero comprendere le idee fondamentali che volete trasmettere, prima di scrivere un vero messaggio.
• Creare il team: in altre parole selezionare le figure che devono aiutare nella creazione del piano.
• Identificare il pubblico: capire a chi è rivolta la comunicazione e quindi il tipo di tono e le forme che la comunicazione assumerà, di conseguenza.
• Definire gli obiettivi: è fondamentale che siano misurabili e allineati con gli scopi dell’azienda.
• Scegliere i canali: sapere dove avverrà la comunicazione aiuta a definire il tono e lo stile necessario.
• Calendarizzare: la comunicazione è un processo continuo e non si ferma mai, si devono definire in anticipo i momenti in cui avverrà ogni successiva comunicazione.
• Analizzare i risultati: si deve comprendere cosa si è ottenuto rispetto agli obiettivi prefissati.
• Ottimizzare: ascoltando i feedback e vedendo i risultati, si comprende come migliorarlo in futuro.

Gestione della comunicazione interna aziendale

Per una migliore gestione della comunicazione aziendale è necessario disporre di strumenti dedicati e ottimizzati, sia che si tratti di una comunicazione aziendale top down o di relazioni orizzontali tra le persone a lavoro.

Comunicare non è sempre semplice, ma con un software come iSpring LMS è più semplice. Vediamo i dettagli di questa tecnologia e in che modalità può aiutare i dirigenti e i capi dei team a lavoro con la comunicazione.

Passo 1: Scaricare iSpring LMS

Ovviamente il primo passo è scaricare iSpring LMS, ovvero un Learning Management System (Sistema di gestione della formazione) che ha anche una comoda e facile da usare funzione di messaggistica e comunicazione.

Potete ad esempio scaricare iSpring LMS in versione di prova da 30 giorni, così da provare passo passo il processo che vi stiamo descrivendo. Dovrete inserire il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono e il nome della compagnia.

Una email di verifica sarà inviata, con le credenziali all’interno, e da quel momento il vostro account sarà pronto e attivo per trenta giorni o per il periodo pagato.

Passo 2: Aggiungere utenti

Prima di poter comunicare, è ovviamente necessario aggiungere altri utenti al software. iSpring LMS permette di aggiungere lavoratori definendo informazioni come il nome, lo stato (attivo o inattivo, gli inattivi non possono usare l’account), il dipartimento, potenziali gruppi di cui fa parte e il ruolo a lavoro (proprietario, amministratore, autore di corsi, supervisore e via dicendo).

Per definire ogni componente, si deve andare nella sezione utenti a sinistra e poi premere Nuovo utente in alto a destra, come mostrato nell’immagine qui sopra.

Passo 3: Comprendere la sezione Messaggi

Con la tecnologia di iSpring LMS è possibile collegare tutte le persone a lavoro tramite un portale di messaggistica integrato nella piattaforma, perfetto per migliorare la comunicazione aziendale e le performance.

iSpring LMS rende possibile la gestione di due categorie di messaggio:

• Chat private: per comunicare direttamente con uno specifico dipendente o collaboratore, ad esempio per la formazione o una migliore organizzazione di un progetto.
• Chat di gruppo: per collaborare con un intero team, condividere informazioni e inviare comunicazioni ad ampio respiro più facilmente.

Passo 4: Abilitare i messaggi

Prima di iniziare a comunicare, è necessario abilitare l’invio e la ricezione di un messaggio. Per farlo dovete:

• Andare in Impostazioni → Opzioni Aggiuntive → Messaggi;

• Assicurarsi che il modulo messaggio sia attivo nel proprio account (di base lo è, ma potete disabilitarlo);
• Selezionare la modalità: Messaggistica con restrizioni o Messaggistica aperta.

La modalità Messaggistica con restrizioni permette ai lavoratori di scrivere solo ai membri dei propri dipartimenti, mentre i supervisori possono creare chat di gruppo solo con i membri del proprio team. Solo gli amministratori possono scrivere una comunicazione aziendale a chiunque.

In modalità Messaggistica aperta, invece, non ci sono limiti e tutti possono scrivere un messaggio a chiunque sul portale. Va comunque ricordato che solo gli amministratori e i supervisori possono creare chat per una comunicazione di gruppo, anche in modalità Messaggistica aperta.

Passo 5: Come creare una chat privata e mandare messaggi

Il passo successivo è creare una chat privata per poter gestire la comunicazione interna. Non è una sfida difficile, vi assicuriamo. Dovete solo:

• Cliccare in alto a destra sull’icona dei messaggi dalla Dashboard di iSpring LMS;
• Nella nuova schermata, premere sul simbolo del “+” e poi cliccare Selezionare utente;
• Selezionare l’utente dalla lista, cercando per nome in caso di necessità.

Un altro modo è andare nella pagina personale dell’utente con il quale si vuole parlare e premere Messaggio a destra, oppure usare l’ indice degli utenti di iSpring LMS, selezionare il simbolo “…” e poi Messaggio nella lista di opzioni disponibili.

Passo 6: Come creare una chat di gruppo e mandare messaggi

Se invece volete creare una chat di gruppo, in qualità di amministratore che deve parlare con un intero team, dovete usare un canale diverso:

• Dalla Dashboard di iSpring LMS si deve premere l’icona dei messaggi in alto a destra;
• Nella schermata successiva premere sul simbolo del “+” e poi Creare chat di gruppo;

• Selezionare tutti gli utenti per la comunicazione interna, top down o verticale che sia.

Potete fare la stessa cosa dalla sezione della gestione di gruppo, ma prima dovete selezionare i lavoratori scelti per la comunicazione e poi con il simbolo “…” selezionare Creare chat di gruppo oppure Aggiungi a una chat di gruppo in caso sia già stata creata.

La chat per la comunicazione di gruppo conterrà il nome di tutti i partecipanti, ma è possibile rinominarla premendo sul simbolo dei tre puntini in verticale e selezionare Informazioni della chat e cambiare poi il nome.

Potete analizzare questi processi anche con l’aiuto del team di iSpring, richiedendo una demo in diretta della tecnologia di iSpring LMS e richiedere un riassunto della comunicazione aziendale e delle relative funzioni di iSpring LMS.

Pensieri finali

In questo articolo abbiamo visto quali sono i vari aspetti della comunicazione aziendale, la sua gestione a lavoro, abbiamo fatto una lettura delle informazioni di base e anche delle nozioni più avanzate, utili per i dirigenti in fase di recruiting, di formazione e di gestione della comunicazione interna ed esterna.

Alle volte il fallimento di una compagnia è conseguenza di pessima comunicazione aziendale e quindi è fondamentale comprendere che forme e aspetti può assumere.

Con i giusti strumenti è possibile migliorare la comunicazione aziendale a lavoro: il nostro suggerimento è usare la tecnologia offerta da iSpring LMS, che può venire in vostro aiuto in ogni momento a lavoro.

Usando la prova gratuita da 30 giorni o richiedendo la demo in diretta, potete farvi una chiara idea di come sfruttare il canale di iSpring e dare una nuova direzione alla comunicazione interna ed esterna.

Ora che conoscete la definizione di comunicazione aziendale e come sfruttarla, dovete solo iniziare.

FAQ

Quali sono i 4 tipi di comunicazione?

I quattro tipi di comunicazione, come raccontato dalla psicologa e psicoterapeuta Anna Rossoni, sono: comunicazione aggressiva (intimidisce e impone), comunicazione passiva (subisce e non esprime), comunicazione passivo aggressiva (finto accordo con ostilità nascosta) e comunicazione assertiva (rispettosa e diretta). A voce, gli stili di comunicazione si possono facilmente distinguere dal tono.