Che cos’è un LMS: perché è uno strumento cruciale per gestire formazione aziendale

Michael ha ottenuto un nuovo risultato: ora è “The Ambassador.” Adesso è al quindicesimo posto nella classifica generale. Ma la cosa ancora più importante è che ha guadagnato una posizione nella classifica rispetto al suo collega George di Miami, vista la competizione che da un po' li vede ingaggiati. No, non stanno giocando a World of Warcraft. Infatti, Michael è un manager in un supermercato che fa parte di una catena di negozi abbastanza nota. Ha ottenuto questo risultato avendo completato il corso online intitolato “The Standards of Service”.

Si può divulgare una risorsa di formazione online unica implementando gli stessi principi di gioco attraverso un sistema di gestione della formazione online (learning management system), o LMS. In questo articolo, ti raccontiamo che cos’è e come può aiutarti.

Cos’è un LMS?

Un LMS è una piattaforma per la formazione digitale. Le sue funzionalità principali possono essere spiegate grazie al suo acronimo.

L – Learning (Formazione). Con un LMS puoi creare il contenitore per i tuoi corsi digitali e i materiali di formazione. Diventerà così una fonte unica di conoscenza nella tua organizzazione, in modo da poter mantenere e incrementare le competenze interne della tua azienda.

M – Management (Gestione). Puoi gestire corsi ed allievi, per migliorare la tua efficacia.

A differenza dei servizi per la condivisione file, un LMS non è solo un archivio con i diversi file; bensì, un sistema ben organizzato nel quale gestisci l’intero percorso formativo. Per iniziare, basta aggiungere i collaboratori e assegnargli i corsi.

Hai assunto qualcuno? Invia gli inviti al corso di formazione per l’onboarding. Le vendite si sono abbassate? Fai esercitare il tuo reparto Vendite con i clienti virtuali.

Grazie alle funzionalità come il calendario, è possibile assegnare e gestire non solo i training online ma anche le lezioni in aula. Così, un LMS può essere una specie di applicazione con l’elenco della formazione da fare, disignata apposta per i tuoi “e-Allievi”.

S – System (Sistema). Sistema informatico, per precisare. Anche se i tuoi dipendenti vivono in fusi orari diversi, puoi formarli senza uscire dal tuo ufficio. In più, un LMS automatizza il lavoro più noioso, come la valutazione, l’elaborazione delle statistiche e la generazione dei report.

In altre parole, un LMS è come la tua Università online. Il sistema ti aiuta a creare e salvare corsi di eLearning, dà accesso al contenuto agli allievi e aiuta a valutare i risultati.

A cosa serve un LMS?

Ci sono tanti vantaggi dell’utilizzo di LMS: si risparmia tempo e soldi per i viaggi di lavoro, aiuta a mantenere gli standard tra gli affiliati, crea percorsi formativi personalizzati, raccoglie tutta la statistica legata al completamento dei programmi.

Ecco alcuni casi in cui l’utilizzo di LMS è una buona idea:

  • Onboarding
  • Formazione dei dipendenti / formazione permanente
  • Formazione di compliance
  • Formazione di partner
  • Formazione aziendale estesa
  • Formazione del cliente
  • Costruzione di unica base di conoscenza interna

iSpring Learn LMS

Automatizza la formazione aziendale e migliora le prestazioni dei dipendenti.

Come si organizza la formazione con LMS?

Prendiamo iSpring Learn LMS come esempio per vedere come si organizza un training con un LMS.

iSpring Learn è un servizio cloud, il che significa che non devi scaricare, installare e configurare software. La sola cosa che ti serve è la connessione Internet ed una mail per registrare un’account.

Passo 1: Caricare Corsi.

Per iniziare formazione, hai bisogno di aggiungere materiali nel LMS. Aggiungere contenuto nell’iSpring Learn è come lavorare con i servizi di condivisione dei file, Google Drive o Dropbox. Clicca su “Add” e scegli i file dal PC.

Aggiungere materiali in iSpring Learn LMS

LMS riconosce le presentazioni PPT, audio, video e documenti, così come i corsi SCORM.

Nel caso in cui hai tanti corsi su un determinato argomento, è una buona idea includerli in un Learning Path (Percorso Formativo) creando un flusso coerente anche per le materie più complesse. Puoi personalizzare l’ordine delle lezioni, i criteri di valutazione e rilasciare i certificati agli studenti, se necessatio.

Passo 2. Aggiungere Utenti.

Una delle più utili funzionalità di un LMS è poter attribuire diversi ruoli dell’utente. In qualsiasi LMS ci sono 3 principali tipi di utenti:

  • Utente o allievo. Ruolo di base. L’utente può completare i corsi assegnati e studiare i materiali disponibili.
  • Autore. L’utente con i diritti di autore può gestire il contenuto formativo: aggiungere ed eliminare corsi, assegnare corsi agli utenti.
  • Amministratore. Oltre a lavorare con il contenuto formativo, l’amministratore può aggiungere ed eliminare utenti, metterli in un gruppo ed assegnare loro i ruoli.

Nelle aziende piccole, una persona di solito ha due ruoli: autore ed amministratore.

In un buon LMS, gli amministratori sono liberati dal lavoro noioso, come aggiungere gli utenti nel sistema manualmente, visto che la maggior parte dei processi è automatizzata. Per esempio, in iSpring Learn LMS, ci sono tre modi di farlo: invitare via e-mail, condividere un collegamento per l'autoregistrazione oppure importare un elenco da un file CSV o XLSX.

Gestire utenti in iSpring Learn LMS

Proprio come nella formazione tradizionale, gli allievi possono essere divisi in gruppi. Per esempio, puoi separare gli utenti neofiti dai “professionisti” oppure separarli per i diversi reparti: vendite, sicurezza, produzione.

Passo 3. Distribuzione dei contenuti

Avendo predisposto il contenuto e assegnati i ruoli, sei pronto a presentare i tuoi corsi agli allievi. Decidi tu se vuoi dare accesso a tutti gli utenti oppure invitarne solo una parte tramite la mail. Magari vuoi mettere in vendita i tuoi corsi? Con un LMS, è possibile fare anche questo.

E per quanto riguarda gli allievi? Qual è il modo oggi più comune per accedere alle informazioni? Dispositivi mobili, certo. Gli LMS moderni, come iSpring Learn, offrono una fluida esperienza online. Con un’app gratuita gli allievi possono studiare ovunque, quando vogliono: a casa, in un bar durante pausa pranzo, in viaggio. Poi, non ci sono problemi se non hanno Internet, ad esempio, sull’aereo. È possibile completare corsi offline, la data di completamente verrà comunque salvata nel LMS.

Passo 4. Valutare il risultato.

La possibilità di misurare l’efficacia della formazione è uno dei motivi principali per cui le aziende implementano un LMS. Non importa quanti utenti ci siano – 5 or 5000 – con un LMS puoi tracciare il loro progresso in tempo reale. La statistica dettagliata ti consente di vedere per quanto tempo hanno gli allievi hanno utilizzato i materiali, insieme ai risultati conseguiti.

Statistiche del corso in iSpring Learn LMS

Funzionalità principali di LMS.

Non c’è un accordo universale sull’intero set di funzionalità per un LMS però, di solito, un buon LMS dovrebbe avere:

  • Gestione dei contenuti immediata
  • Gestione dei corsi e dei percorsi formativi
  • Gestione automatizzata degli utenti e dei gruppi
  • Authoring o integrazione dei contenuti
  • Funzionalità di valutazione e sondaggio
  • Supporto per l'apprendimento misto
  • Supporto per l'apprendimento sociale e informale
  • Gamification
  • Funzionalità e-commerce
  • Certificati e completamento
  • Accesso ai dispositivi mobili
  • Reporting dettagliato
  • Flessibilità nel Branding e personalizzazione
  • Integrazione con i sistemi aziendali
  • Esperienza utente intuitiva