Synerglass-Soft è una realtà con sede in Belgio specializzata nello sviluppo di soluzioni ERP per il settore della lavorazione del vetro piano. L’azienda conta tra i 60 e gli 80 dipendenti e serve clienti in ben 9 Paesi diversi.
In questo case study, Ruchi Shah, Quality Assurance Coordinator di Synerglass-Soft, ci racconta come il suo team usa iSpring LMS per riunire tutti i materiali formativi in un’unica piattaforma, offrire ai neoassunti un onboarding più strutturato e monitorare più facilmente i progressi dei dipendenti.
L’azienda
Ruchi Shah,
Quality Assurance Coordinator
Operiamo in un settore molto specializzato: sviluppiamo software ERP per aziende che lavorano il vetro piano e le aiutiamo a gestire tutte le attività quotidiane, dalla preparazione dei preventivi e la pianificazione della produzione fino alla consegna degli ordini e al monitoraggio delle performance.
In questo contesto, la formazione del personale è particolarmente importante. Per lavorare con il nostro software e fornire assistenza ai clienti, i dipendenti devono conoscere non solo il prodotto, ma anche i processi di lavorazione del vetro e le attività che le aziende del settore svolgono ogni giorno.
I materiali formativi vengono creati con il contributo di diversi esperti. A seconda dell’argomento, intervengono persone che si occupano di prodotto, qualità e gestione dei progetti, così che la formazione si basi sull’esperienza e sulle conoscenze di chi lavora ogni giorno a stretto contatto con questi processi.
In qualità di Quality Assurance Coordinator, gestisco i processi di formazione all’interno dell’LMS: aggiungo nuovi materiali, organizzo e aggiorno i corsi, verifico i contenuti e faccio in modo che la formazione sia chiara e ben strutturata per tutti i dipendenti.
La sfida: mantenere onboarding e formazione efficaci con la crescita dell’azienda
Prima di adottare iSpring LMS, Synerglass-Soft organizzava la formazione principalmente con presentazioni PowerPoint, documenti condivisi, e-mail, registrazioni delle lezioni e affiancamento diretto. Erano risorse facili da preparare e condividere, ma rendevano la formazione fortemente dipendente da manager e formatori; spesso i dipendenti avevano bisogno di qualcuno che spiegasse meglio i contenuti, fornisse il giusto contesto o li aiutasse a trovare le informazioni di cui avevano bisogno.
Con la crescita dell’azienda e l’aumento della complessità dei prodotti, questo approccio ha iniziato a mostrare i suoi limiti. I materiali formativi erano distribuiti tra strumenti e archivi diversi e non era sempre facile capire dove trovare le informazioni aggiornate. Ogni modifica a un prodotto o a una procedura richiedeva l’aggiornamento di più documenti, presentazioni o istruzioni inviate via e-mail, con il rischio che continuassero a circolare versioni obsolete.
Anche l’onboarding rappresentava una sfida. A volte, team e responsabili diversi spiegavano gli stessi argomenti in modi differenti, creando discrepanze nella comprensione di processi, prodotti e procedure interne da parte dei nuovi assunti. Allo stesso tempo, i manager non avevano modo di sapere chi avesse completato la formazione, quanto i dipendenti avessero realmente compreso gli argomenti trattati o quali aspetti fosse necessario approfondire.
Ciò che funzionava bene quando l’azienda era più piccola era diventato progressivamente più difficile da gestire. Abbiamo iniziato a notare che le stesse domande continuavano a ripresentarsi, che l’onboarding richiedeva più tempo del previsto e che i risultati della formazione variavano molto da un team all’altro.
Synerglass-Soft aveva bisogno di un modo più strutturato per gestire la formazione: un unico punto di accesso ai materiali, un onboarding più chiaro e strumenti migliori per monitorare i progressi dei dipendenti e individuare eventuali lacune nelle competenze.
La soluzione: iSpring LMS
Quando Synerglass-Soft ha iniziato a cercare un modo migliore per gestire la formazione interna, il team ha valutato diverse piattaforme, tra cui iSpring LMS, Totara Learn e Adobe Learning Manager.
La scelta si è basata su criteri molto concreti: facilità d’uso, tempi e complessità di implementazione, strumenti per la gestione della formazione, funzionalità di monitoraggio dei risultati, costi e capacità di adattarsi alla crescita dell’azienda.
Alcune delle altre piattaforme hanno funzionalità interessanti, ma ci sono sembrate più complesse o meno adatte alle nostre esigenze.
Synerglass-Soft non voleva un sistema che richiedesse competenze tecniche particolari o lunghi tempi di implementazione: l’azienda aveva bisogno di una piattaforma che fosse facile da amministrare e che i dipendenti fossero in grado di utilizzare fin da subito.
iSpring LMS si è rivelata la scelta più adatta alle nostre esigenze. Offre un buon equilibrio tra semplicità e funzionalità e ci consente di gestire la formazione, assegnare i corsi, monitorare i progressi degli utenti e far crescere le competenze dei dipendenti senza procedure complicate.
Ci ha subito dato la sensazione di essere una soluzione adatta non solo alle esigenze del momento, ma anche a quelle future.
Un LMS facile da usare sia per i dipendenti che per gli amministratori
Grazie a iSpring LMS, Synerglass-Soft ha creato Syner Academy, un portale aziendale che raccoglie in un unico posto tutti i materiali formativi dell’azienda.
Il catalogo comprende sezioni dedicate agli strumenti usati in azienda, al settore del vetro, alla formazione interna, alla gestione dei progetti, alle attività commerciali e alla sicurezza. In questo modo i dipendenti possono trovare rapidamente ciò che cercano e recuperare le informazioni quando ne hanno bisogno.
Anche per chi gestisce la piattaforma il lavoro è diventato più semplice. Ruchi e il suo team possono aggiungere nuovi materiali, organizzare i corsi per argomento e mantenere il catalogo ordinato e aggiornato nel tempo.
iSpring LMS si è dimostrata una soluzione pratica, intuitiva e adatta al nostro modo di lavorare. Ci ha permesso di organizzare e gestire la formazione in modo semplice, senza complicare inutilmente il lavoro quotidiano.
Percorsi formativi per l’onboarding e la formazione sui prodotti
Synerglass-Soft ha organizzato i corsi in percorsi formativi strutturati. Questo approccio si è rivelato particolarmente utile per l’onboarding e la formazione sui prodotti, cioè quando è importante affrontare gli argomenti in una sequenza logica anziché consultare materiali separati senza un ordine preciso.
Questa struttura rende l’intero processo più semplice da seguire: i nuovi dipendenti possono procedere gradualmente, affrontando un argomento alla volta, e tornare sui materiali più importanti ogni volta che ne hanno bisogno. Secondo Ruchi, è proprio questo uno degli aspetti più apprezzati: quando il percorso è ben definito, orientarsi è più semplice e le aspettative sono chiare fin dall’inizio.
Uno dei commenti che riceviamo più spesso è che i dipendenti si sentono più sicuri quando hanno un percorso ben definito e sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro.
Report per monitorare i progressi
Con iSpring LMS, Synerglass-Soft può monitorare più facilmente i progressi dei dipendenti nei percorsi formativi assegnati. Invece di verificare l’andamento della formazione tramite e-mail o controlli individuali, Ruchi e il suo team possono consultare i report dell’LMS e avere tutte le informazioni in un unico posto.
Gli indicatori che consultiamo più spesso sono i tassi di completamento dei corsi, i progressi degli utenti, i risultati di quiz e test e i livelli di partecipazione. Ci aiutano a capire se la formazione viene completata e se i contenuti vengono effettivamente compresi.
Oltre ai dati raccolti dall’LMS, il team valuta anche il tempo necessario per completare i corsi, le domande e gli errori che continuano a emergere dopo il corso e i feedback ricevuti da dipendenti e manager.
Oggi possiamo vedere immediatamente chi ha completato la formazione e chi invece potrebbe aver bisogno di essere seguito più da vicino.
I risultati
Dall’introduzione di iSpring LMS, Synerglass-Soft ha migliorato il modo in cui organizza e gestisce la formazione interna. I dipendenti possono accedere più facilmente ai materiali formativi, mentre i manager hanno a disposizione informazioni più precise sul completamento dei percorsi assegnati.
Il cambiamento più significativo è che la formazione non viene più usata soltanto per rispondere a domande o risolvere dubbi dell’ultimo minuto. Oggi Synerglass-Soft può preparare i contenuti in anticipo, assegnarli alle persone giuste e utilizzare i corsi per l’onboarding, gli aggiornamenti di prodotto, le procedure interne e la condivisione delle conoscenze in modo più strutturato.
In passato i corsi di formazione nascevano spesso da una necessità immediata o da una richiesta di chiarimento. Con iSpring LMS, abbiamo iniziato a pianificare la formazione in anticipo, invece di intervenire solo quando emerge un problema.
Questo ha aiutato l’azienda a considerare la formazione come un’attività continuativa, non più come qualcosa da svolgere solo all’occorrenza. Per il team di Ruchi, iSpring LMS ha reso più semplice aggiornare, riutilizzare e organizzare le conoscenze interne con l’evolversi delle esigenze formative.
Il vantaggio principale è che oggi disponiamo di un metodo più efficace per condividere le conoscenze, accompagnare i dipendenti nella crescita professionale e garantire un approccio uniforme alla formazione, anche quando le esigenze dell’azienda cambiano.
Per Synerglass-Soft, iSpring LMS rappresenta una base solida su cui continuare a sviluppare la formazione interna. L’azienda intende ampliare i contenuti dedicati all’onboarding, ai prodotti, alle procedure interne e alle attività quotidiane dei vari team, con l’obiettivo di rendere la formazione sempre più pratica e utile nel lavoro di tutti i giorni. Il team prevede anche di creare moduli più brevi e mirati, che possano essere completati rapidamente e consultati nuovamente quando è necessario ripassare un argomento.
Il nostro obiettivo è rendere la formazione online più utile, più semplice da gestire e sempre più vicina alle competenze che i dipendenti applicano ogni giorno sul lavoro.
Uno sguardo al futuro: una formazione sempre più basata sui dati e sull’IA
Synerglass-Soft intende sfruttare sempre di più i dati per migliorare la formazione in azienda:
Analizzando i tassi di completamento, i risultati delle valutazioni e i feedback degli utenti, possiamo migliorare i corsi sulla base dell’esperienza reale dei dipendenti e non di semplici supposizioni.
Anche l’intelligenza artificiale è un ambito che il team desidera approfondire. Secondo Ruchi, può contribuire a rendere più rapida la creazione dei contenuti.
L’IA potrebbe aiutarci a velocizzare la creazione dei corsi. Ad esempio, potrebbe trasformare documenti esistenti o note operative in una prima bozza di contenuti, creare verifiche delle conoscenze o suggerire miglioramenti alla struttura dei corsi.
Questa prospettiva riflette perfettamente le nuove funzionalità di intelligenza artificiale di iSpring LMS. Invece di partire ogni volta da zero, il team può caricare materiali esistenti, come documenti, istruzioni, file audio o anche una semplice idea per un corso, e ottenere una prima bozza già strutturata con slide, testi, attività e quiz. In questo modo, le conoscenze interne possono essere trasformate più rapidamente in contenuti formativi pronti per la revisione.
Una volta creato il corso, gli strumenti basati sull’IA possono essere usati per aggiungere narrazioni audio, realizzare video con avatar virtuali o localizzare i contenuti in più lingue. Il tutto senza ricorrere a studi di registrazione, attori o strumenti di produzione complessi.
Per un’azienda in crescita come Synerglass-Soft, iSpring LMS con funzionalità di intelligenza artificiale può fare davvero la differenza. Con prodotti sempre più complessi e una crescente necessità di contenuti formativi, il team può creare, aggiornare e localizzare i corsi più rapidamente, senza aggiungere ulteriore lavoro a manager ed esperti interni.